Πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη διαδικτυακή σας συνάντηση;

Μια διαδικτυακή συνάντηση είναι μια ζωντανή διάσκεψη όπου οι συμμετέχοντες, οι οποίοι βρίσκονται σε διαφορετικές τοποθεσίες, συνδέονται μέσω του Διαδικτύου στους αντίστοιχους υπολογιστές τους. Πολλές εταιρείες εξαρτώνται πλέον από διαδικτυακές συναντήσεις επειδή είναι οικονομικά αποδοτικές και ελαχιστοποιούν τους κινδύνους ασφάλειας που συνοδεύουν τα ταξίδια. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο τη διαδικτυακή σας συνάντηση.

1. Αναζητήστε την καλύτερη εφαρμογή διαδικτυακών διασκέψεων. Είναι επιτακτική ανάγκη να έχετε την καλύτερη εφαρμογή διαδικτυακών διασκέψεων για να παρέχετε θετική εμπειρία σε όλα τα μέρη που συμμετέχουν κατά τη διάρκεια μιας διαδικτυακής συνάντησης. Αναζητήστε μια εφαρμογή που υποστηρίζει τεχνολογία ήχου Voice over Internet Protocol (VoIP), ώστε να μπορείτε να έχετε μια εντελώς διαδραστική συνάντηση στο διαδίκτυο. Μια τυπική τηλεφωνική γραμμή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως εναλλακτική λύση για το VoIP. Άλλες δυνατότητες που συνήθως περιλαμβάνονται σε εφαρμογές διαδικτυακών διασκέψεων είναι η ενοποίηση PowerPoint ή Keynote, οι εικονικοί πίνακες, η εγγραφή συσκέψεων και οι δημοσκοπήσεις και έρευνες
2. Ελέγξτε τη συμβατότητα του υλικού και του λογισμικού του υπολογιστή σας με την εφαρμογή διαδικτυακών διασκέψεων. Δεν θέλετε οι υπολογιστές να καθυστερούν ενώ βρίσκεστε στη μέση της διαδικτυακής συνάντησης, σωστά; Έτσι, εκτός από την αναζήτηση της καλύτερης εφαρμογής διαδικτυακής διάσκεψης, θυμηθείτε να ελέγξετε αν όλοι οι συμμετέχοντες διαθέτουν συμβατό υλικό και λογισμικό υπολογιστή. Μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το λογισμικό θα λειτουργεί ομαλά κατά τη διάρκεια της συνάντησης στο Διαδίκτυο εάν πληροίτε τις απαιτήσεις συμβατότητας της εφαρμογής.
3. Διδάξτε στους συμμετέχοντες πώς να χρησιμοποιούν την εφαρμογή διαδικτυακής διάσκεψης. Πραγματοποιήστε προπονήσεις ή διαδώστε ηλεκτρονικές ενότητες εκ των προτέρων για να ενημερώσετε τους συμμετέχοντες πώς να χρησιμοποιούν την εφαρμογή.

   

4. Ορίστε ένα άτομο για να οργανώσετε τη διαδικτυακή συνάντηση. Θα πρέπει να έχει ανατεθεί ένα άτομο για να οργανώσει τη διαδικτυακή συνάντηση, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας όλου του υλικού που θα χρησιμοποιηθεί, ενημερώνοντας όλα τα εμπλεκόμενα μέρη για την ημερομηνία και την ώρα της διαδικτυακής συνάντησης, στέλνοντας προσκλήσεις σε σύσκεψη μέσω email και ενημερώνοντας όλους τους συμμετέχοντες οποιεσδήποτε αλλαγές μπορούν να προκύψουν πριν από την εν λόγω ημερομηνία.
5. Ζητήστε από όλους να συνδεθούν στην εφαρμογή τουλάχιστον 15 λεπτά πριν από την έναρξη της συνάντησης. Για να βεβαιωθείτε ότι η διαδικτυακή σύσκεψη θα ξεκινήσει απευθείας στην κουκίδα χωρίς διακοπές, ζητήστε από όλους να συνδεθούν στην εφαρμογή 15 λεπτά πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Με αυτόν τον τρόπο, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη έχουν αρκετό χρόνο για να φορτώσουν την εφαρμογή διαδικτυακής διάσκεψης και άλλα προγράμματα που απαιτούνται για τη διαδικτυακή συνάντηση.

Ακολουθώντας τα παραπάνω βήματα, τα προβλήματα ή οι διακοπές ελαχιστοποιούνται, επιτρέποντας περισσότερο χρόνο για να συζητήσουμε το θέμα. Με τη βοήθεια διαδικτυακών συναντήσεων, οι εταιρείες μπορούν πλέον να συζητήσουν κρίσιμα θέματα και να βρουν λύσεις και στρατηγικές απευθείας στα χέρια τους.