Η διεξαγωγή αναζήτησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια σημαντική ικανότητα όταν προσπαθείτε να βρείτε ένα συγκεκριμένο κομμάτι πληροφοριών. Ανεξάρτητα από την εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, μια αναζήτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή "εύρεση" πιθανότατα θα αποτελείται από τα ακόλουθα βήματα:
- Εμπλέξτε την επιλογή αναζήτησης και καθορίστε πού να κάνετε αναζήτηση. Στις περισσότερες περιπτώσεις, η επιλογή αναζήτησης / εύρεσης βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων στην ενότητα "επεξεργασία". Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχει επίσης ένα κουμπί "αναζήτησης" ή "εύρεσης". Μόλις εμπλακείτε στο εργαλείο, πρέπει να καθορίσετε πού να αναζητήσετε το email. Αυτό μπορεί να είναι τα εισερχόμενά σας ή οι υποφακέλοι που έχετε δημιουργήσει. Μπορείτε να επισημάνετε το φάκελο για αναζήτηση και, στη συνέχεια, να εμπλακείτε στο εργαλείο αναζήτησης, ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την επιλογή "περιήγηση" στο εργαλείο αναζήτησης για να δείξετε την κατάλληλη τοποθεσία. Τα περισσότερα εργαλεία αναζήτησης email προσφέρουν επίσης την επιλογή αναζήτησης στα εισερχόμενα και σε όλους τους υποφακέλους. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε πού μπορεί να βρίσκεται το email που λείπει, καθώς η αναζήτηση σε όλους τους φακέλους θα επεκτείνει σημαντικά τον χρόνο αναζήτησης.
- Προσδιορίστε τι ψάχνετε. Μόλις προσδιορίσετε τη σωστή τοποθεσία, πρέπει να εισαγάγετε τις λέξεις-κλειδιά για αναζήτηση. Περιορίστε τη διαδικασία αναζήτησης εισάγοντας τις λέξεις-κλειδιά αναζήτησης στο κατάλληλο σημείο. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε αναζήτηση με βάση ένα θέμα μηνύματος ή κάτι μέσα στο σώμα ενός μηνύματος. Ορισμένα εργαλεία αναζήτησης σάς επιτρέπουν επίσης να καθορίσετε εάν αναζητάτε κάτι συγκεκριμένο στα πεδία "Προς" ή "Από". Όπως με οποιαδήποτε αναζήτηση, όσο πιο συγκεκριμένα κριτήρια εισάγετε, τόσο πιο ακριβή είναι τα αποτελέσματα αναζήτησης. Είναι πιο σοφό να χρησιμοποιείτε πιο μοναδικές λέξεις κλειδιά. Για παράδειγμα, εάν αναζητάτε αποτελέσματα πωλήσεων από το μήνα Νοέμβριο, είναι πιθανό η λέξη-κλειδί "Νοέμβριος" να παρέχει πιο περιορισμένα αποτελέσματα από τη λέξη-κλειδί "πωλήσεις".
- Περιορίστε την αναζήτησή σας με πρόσθετες πληροφορίες. Ανάλογα με το εργαλείο αναζήτησής σας, μπορείτε επίσης να περιορίσετε την αναζήτησή σας παρέχοντας επιπλέον κριτήρια. Για παράδειγμα, ενδέχεται να μπορείτε να πραγματοποιήσετε αναζήτηση βάσει συγκεκριμένου εύρους ημερομηνιών. Ή μπορείτε να αναζητήσετε email που δημιουργήθηκαν πριν ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Ενδέχεται επίσης να μπορείτε να αναζητήσετε άλλα κριτήρια, όπως αναζήτηση μόνο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με συνημμένα ή για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχουν επισημανθεί ειδικά.
Η τελειοποίηση της τεχνικής αναζήτησης μέσω του email σας επιτρέπει να εντοπίζετε γρήγορα αυτό το απατηλό κομμάτι πληροφοριών και να συνεχίζετε τη δουλειά σας.
