Πώς να αποκτήσετε τα καλύτερα πακέτα λογισμικού διαχείρισης συμβολαίων;

Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων είναι ένα χρήσιμο εργαλείο για την απλοποίηση της εργασίας που απαιτείται για την παραγωγή και τη διαχείριση συμβάσεων. Αυτά τα προγράμματα ελαχιστοποιούν το χρόνο που απαιτείται για τη διαπραγμάτευση και αργότερα τη σύναψη συμφωνιών μεταξύ των μερών. Το καλύτερο μέρος είναι ότι το λογισμικό διαχειρίζεται κάθε συμβόλαιο καθ 'όλη τη διάρκεια των αποτελεσματικών περιόδων τους.

Λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων ποιότητας

Κάθε επιχείρηση θα πρέπει να εξετάσει σοβαρά την αγορά λογισμικού διαχείρισης συμβάσεων υψηλής ποιότητας. Πριν επιλέξετε ένα πρόγραμμα, ωστόσο, θα πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι το καλύτερο λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων θα πρέπει τουλάχιστον να περιέχει αυτά τα επτά χαρακτηριστικά:

1. Διαχείριση. Η καρδιά και η ψυχή κάθε λογισμικού διαχείρισης συμβάσεων, αυτή η δυνατότητα διευκολύνει όλες τις πτυχές της διαχείρισης συμβάσεων. Αυτοματοποιεί την παρακολούθηση των συμβατικών διαδικασιών και τις αναφέρει.
2. Δημιουργία. Το καλό λογισμικό σας επιτρέπει να συντάσσετε συμβόλαια από την έναρξή τους μέχρι την ολοκλήρωσή τους. Η διαδικασία θα πρέπει να αυτοματοποιηθεί σε νομικές και δεσμευτικές συμφωνίες, με τυχόν τροποποιήσεις στη συμφωνία να επισυνάπτονται ως τροποποιήσεις. Ένα πολύ σημαντικό πλεονέκτημα αυτού είναι ότι μειώνει τον κίνδυνο τυχόν νομικών προβλημάτων που προκύπτουν από την εσφαλμένη σύνταξη συμβάσεων. Όλα τα κατάλληλα γράμματα και πρότυπα παρέχονται από το λογισμικό και έτσι εξαλείφεται η πιθανότητα σφάλματος.
3. Αποθήκευση. Όπως μπορείτε να υποθέσετε, αυτή η δυνατότητα του λογισμικού θα σας επιτρέψει να συγκεντρώσετε και να αποθηκεύσετε όλα τα συμβόλαιά σας στο σύστημά σας. Αν και γενικά μια βασική λειτουργία, αυτό είναι ωστόσο απαραίτητο για τη διατήρηση των αρχείων σας. Ένα σύστημα αποθήκευσης σάς επιτρέπει επίσης να παρέχετε ηλεκτρονικά αντίγραφα της σύμβασης για την εξυπηρέτηση των πελατών σας. Αυτό θα προστατεύσει από τυχόν ατυχήματα που ενδέχεται να συμβούν σε φυσικά αντίγραφα της σύμβασης.
4. Υπηρεσίες πληρωμών. Το καλύτερο λογισμικό σύμβασης διευκολύνει τη διαπραγμάτευση πληρωμών που καθορίζονται στη συμφωνία. Θα παρακολουθεί επίσης όλες και όλες τις πληρωμές που γίνονται αναλόγως καθ 'όλη τη διάρκεια της σύμβασης. Αυτό είναι ένα ανεκτίμητο χαρακτηριστικό δεδομένου ότι παρέχει μια αίσθηση συνεργασίας μεταξύ των μερών, δίνοντάς τους ένα μοναδικό μέρος για να μιλήσουν για τα οικονομικά που εμπλέκονται στη συναλλαγή τους. Το λογισμικό σας θα διατηρεί επίσης αρχείο όλων των ποσών αποζημίωσης και των μεθόδων με τις οποίες πληρώθηκαν.
5. Διαπραγμάτευση. Όλες οι διαδικασίες διαπραγμάτευσης μπορούν να γίνουν και μέσω του λογισμικού. Τα πάντα, από τον έλεγχο ταυτότητας έως την αξιολόγηση και τον καθορισμό των όρων, θα τεκμηριώνονται με σαφήνεια και με τη σωστή μορφή από το λογισμικό.
6. Οπισθογράφηση. Αυτό συνεπάγεται την έγκριση της σύμβασης βάσει ορισμένων ορόσημων που επιτεύχθηκαν καθ 'όλη τη διάρκεια της πορείας της. Τυχόν αλλαγές που γίνονται στη συμφωνία θα λάβουν επίσης έγκριση. Δεδομένου ότι τα περισσότερα συμβόλαια είναι διαδικτυακά, τόσο εσείς όσο και ο πελάτης σας θα είστε σε θέση να αξιολογήσετε τους στόχους που καθορίστηκαν στο συμβόλαιο και να τους δείξετε. Το λογισμικό θα προστατεύει επίσης από αλλαγές που πραγματοποιούνται χωρίς προηγούμενη έγκριση και από τα δύο μέρη, διασφαλίζοντας μια πιο καθαρή, πιο επαγγελματικά διαχειριζόμενη σύμβαση.
7. Εξέταση. Το λογισμικό θα χειριστεί επίσης την ανάλυση της σύμβασης. Θα παρέχει αναφορές για συμφωνίες, χρηματοοικονομικές αναλύσεις και πόσο καλά εφαρμόζεται η σύμβαση βάσει των καθιερωμένων συμφωνιών. Κάθε καλή επιχείρηση θα θεωρεί ότι αυτή η δυνατότητα είναι εξαιρετικά σημαντική σε όλες τις συναλλαγές της.

Τώρα που ξέρετε τι να ψάξετε στο λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων, ρωτήστε για τα κορυφαία προγράμματα στην αγορά σήμερα. Οι Ariba Contracts, Verticalnet Contract Manager και Elance Enterprise είναι από τους κορυφαίους παρόχους λογισμικού στη σημερινή βιομηχανία. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μελετήσετε το καθένα και επιλέξτε αυτό που πιστεύετε ότι θα ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες της εταιρείας σας.