Εάν το έγγραφο του Word και το φύλλο εργασίας του Excel σχετίζονται σημαντικά, αυτή η μέθοδος μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο μεταξύ των δύο εφαρμογών και την αντιστοίχιση των αλλαγών μεταξύ των εισαγόμενων / αντιγραμμένων δεδομένων και του αρχικού φύλλου εργασίας.
Το Word και το Excel είναι δύο από τις εφαρμογές που χρησιμοποιούνται πιο συχνά στο Microsoft Office Suite. Ο πρώτος είναι ένας προηγμένος επεξεργαστής κειμένου που μπορεί να σας βοηθήσει να συνθέσετε σχεδόν οποιονδήποτε τύπο εγγράφου και το δεύτερο είναι μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου που διευκολύνει τη διαχείριση οποιωνδήποτε ποσοτικών δεδομένων. Περιστασιακά μπορεί να χρειαστεί να εισαγάγετε δεδομένα από το Excel στο Word. Υπάρχουν τρεις τρόποι για να το κάνετε αυτό και ο καθένας έχει συγκεκριμένη επίδραση στα δεδομένα του Excel που εισαγάγατε.
Αφήστε τα δεδομένα ως έχουν. Η απλούστερη μέθοδος τοποθέτησης δεδομένων Excel σε ένα έγγραφο του Word είναι μέσω αντιγραφής και επικόλλησης. Τόσο τα προγράμματα Excel όσο και τα προγράμματα του Word πρέπει να ανοιχτούν με το σχετικό φύλλο εργασίας και το έγγραφο να φορτωθούν. Μεταβείτε στο φύλλο εργασίας του Excel και χρησιμοποιήστε το ποντίκι σας για να σύρετε το δρομέα στις συγκεκριμένες γραμμές και στήλες που θέλετε να βάλετε στο έγγραφο του Word. Για να αντιγράψετε αυτά τα δεδομένα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε «Αντιγραφή» από το μενού δεξιού κλικ ή απλά να πατήσετε Ctrl + C. Μεταβείτε στο Word και τοποθετήστε τον κέρσορα ακριβώς εκεί που θέλετε να εισαχθούν αυτά τα δεδομένα. Για να επικολλήσετε τα αντιγραμμένα δεδομένα, μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ και να επιλέξετε «Επικόλληση» από το μενού δεξιού κλικ ή να πατήσετε Crtl + V. Τα αντιγραμμένα δεδομένα θα εμφανιστεί τώρα ως βασικός πίνακας. Αυτή η μέθοδος προϋποθέτει ότι δεν χρειάζεται να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα και η επεξεργασία ή η μορφοποίηση του πίνακα γίνεται μέσω της λειτουργίας πίνακα στο Word.
Διατηρήστε τις λειτουργίες τύπου excel για προσαρμογές. Το Excel έχει συναρτήσεις τύπου που εκτελούν μαθηματικές λειτουργίες στα δεδομένα στο υπολογιστικό φύλλο. Είναι δυνατή η μεταφορά αυτών των λειτουργιών όταν εισάγετε τα δεδομένα σε ένα έγγραφο του Word. Αυτό γίνεται μέσω της λειτουργίας Paste Special στο Word. Ανοίξτε ξανά το σχετικό φύλλο εργασίας και το έγγραφο εργασίας του Excel. Όπως και στην πρώτη μέθοδο, επισημάνετε τις απαραίτητες σειρές και στήλες δεδομένων και αντιγράψτε τα. Μεταβείτε στο Word, τοποθετήστε τον κέρσορα όπου θέλετε να εισαχθούν τα δεδομένα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο «Επεξεργασία» στη βασική γραμμή εργαλείων. Στο αναπτυσσόμενο μενού που θα εμφανιστεί, επιλέξτε "Επικόλληση ειδικού". Το παράθυρο Ειδική επικόλληση θα εμφανιστεί και σε αυτό θα εμφανιστούν πολλές επιλογές μορφής που μπορούν να επικολληθούν ως δεδομένα. Επιλέξτε " Microsoft Excel Worksheet Object " και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK. Τα αντιγραμμένα δεδομένα θα εμφανίζονται στην επιφάνεια ως βασικός πίνακας, αλλά όταν κάνετε διπλό κλικ σε αυτό, θα δείτε ότι εξακολουθεί να είναι ένα φύλλο εργασίας του Excel. Επομένως, όλες οι συναρτήσεις τύπου που δημιουργήσατε θα εξακολουθήσουν να λειτουργούν. Εάν οι αριθμοί στην τελευταία σειρά είναι άθροισμα των αριθμών στις προηγούμενες σειρές, η αλλαγή οποιουδήποτε κομματιού δεδομένων στις προηγούμενες σειρές θα αλλάξει αυτόματα την έξοδο που εμφανίζεται στην τελευταία σειρά. Αυτές οι αλλαγές, ωστόσο, δεν θα επηρεάσουν το αρχικό φύλλο εργασίας του Excel.
Τυχόν αλλαγές που κάνετε στο πρωτότυπο θα αντικατοπτρίζονται στη συνέχεια στα αντιγραμμένα δεδομένα στο Word.
Προσαρμόστε τόσο τα εισαγόμενα δεδομένα όσο και το αρχικό υπολογιστικό φύλλο. Εάν το έγγραφο του Word και το φύλλο εργασίας του Excel σχετίζονται σημαντικά, αυτή η μέθοδος μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο μεταξύ των δύο εφαρμογών και την αντιστοίχιση των αλλαγών μεταξύ των εισαγόμενων / αντιγραμμένων δεδομένων και του αρχικού φύλλου εργασίας. Όπως και στις δύο πρώτες μεθόδους θα χρειαστεί να αντιγράψετε τα σχετικά δεδομένα από το Excel. Στο Word, θα χρειαστεί επίσης να κατεβάσετε το μενού Επεξεργασία, αλλά αυτή τη φορά θα επιλέξετε την επιλογή "Επικόλληση ως υπερσύνδεσμος". Τα αντιγραμμένα δεδομένα θα εξακολουθούν να εμφανίζονται ως πίνακας, αλλά κάθε κομμάτι δεδομένων θα είναι πλέον υπερσύνδεσμος. Κάνοντας κλικ σε αυτό θα σας οδηγήσει πίσω στο αρχικό φύλλο εργασίας του Excel. Τυχόν αλλαγές που κάνετε στο πρωτότυπο θα αντικατοπτρίζονται στη συνέχεια στα αντιγραμμένα δεδομένα στο Word.
Ένα από τα πράγματα που δικαιολογούν το Microsoft Office ως ένα πλήρες εργαλείο παραγωγικότητας είναι το γεγονός ότι οι ξεχωριστές εφαρμογές του μπορούν να λειτουργούν παράλληλα. Ένας χρήστης που μπορεί να εξοικειωθεί με τις διάφορες λειτουργίες που επιτρέπει αυτή τη σύνδεση μπορεί να κάνει τη δουλειά του πολύ πιο εύκολη και να εξοικονομήσει πολύ χρόνο.
