Πώς να ζητήσετε από τους επισκέπτες να απαντήσουν σε προσκλήσεις;

Το RSVP προέρχεται από τη γαλλική φράση "Réspondez s'il vous plaît". Μετάφραση: "απαντήστε αν θέλετε." Με απλά λόγια, σημαίνει "παρακαλώ απαντήστε". Είναι ένας επίσημος τρόπος να ζητήσετε από τον προσκεκλημένο επισκέπτη να απαντήσει στην πρόσκλησή σας. Δυστυχώς, δεν απαντούν εγκαίρως όλοι σε προσκλήσεις που ζητούν ένα RSVP. Αυτό μπορεί να οφείλεται στους ακόλουθους λόγους:

• Ο προσκεκλημένος είναι πολύ απασχολημένος
• Ο προσκεκλημένος ξέχασε
• Ο προσκεκλημένος δεν γνωρίζει τι σημαίνει RSVP

Βασιλιάς Λουίς XIV

Το RSVP μπορεί να φαίνεται σαν μια αρχαία πρακτική. Μετά από όλα, χρονολογείται από τη γαλλική βασιλική αυλή του βασιλιά Λουδοβίκου XIV. Σήμερα, συχνά αγνοείται. Εάν θέλετε οι προσκεκλημένοι σας να λάβουν RSVP κατόπιν πρόσκλησης που στείλατε, ακολουθήστε αυτό που πρέπει να κάνετε:

1. Κάντε απλό για τον επισκέπτη να RSVP.

• Όταν συμπεριλαμβάνετε μια κάρτα RSVP με την πρόσκληση, βεβαιωθείτε ότι έχει συνοδευτικό φάκελο επιστροφής με το όνομα και τον αριθμό του ατόμου επικοινωνίας. Ο υπεύθυνος επικοινωνίας μπορεί να είναι οποιοσδήποτε έχετε αναθέσει να αποδεχτείτε τα RSVP ή τον προγραμματιστή γάμου σας. Για να προχωρήσει ένα βήμα παραπέρα, ο φάκελος RSVP μπορεί ήδη να περιλαμβάνει γραμματόσημο που επισυνάπτεται σε αυτόν.
• Η ίδια η κάρτα απάντησης θα μπορούσε ήδη να περιέχει το όνομα του επισκέπτη και τα πλαίσια ελέγχου για να υποδείξει τις επιλογές μενού, το όνομα του επισκέπτη «συν 1» και άλλες πληροφορίες που χρειάζεστε.
• Αντί για κάρτα RSVP με φάκελο, χρησιμοποιήστε μια ταχυδρομική κάρτα που έχει διεύθυνση επιστροφής και ταχυδρομικά τέλη.
• Ένας άλλος τρόπος για να διευκολύνετε την απάντηση των επισκεπτών είναι μέσω e-mail. Συμπεριλάβετε μια διεύθυνση email μαζί με έναν αριθμό επαφής στη γραμμή RSVP ή την κάρτα RSVP.

2. Καθορίστε την προθεσμία. Το RSVP πρέπει να περιλαμβάνει προθεσμία. Αυτό θα δώσει στους επισκέπτες την αίσθηση του επείγοντος να απαντήσουν πριν ή πριν από την καθορισμένη προθεσμία.

3. Να είστε σύντομοι και γλυκοί. Γράψτε κάτι σαν: "RSVP στη Laura στο (555) 123-4567 έως τις 15 Οκτωβρίου." Το μόνο που πρέπει να γνωρίζουν οι επισκέπτες είναι ποιος πρέπει να καλέσει και ποιος αριθμός πρέπει να καλέσει. Δεν χρειάζεται να πείτε "παρακαλώ" καθώς περιλαμβάνεται ήδη στο RSVP.

Ταξιδιωτικές ρυθμίσεις

4. Μην φοβάστε να καλέσετε για παρακολούθηση. Είναι σημαντικό να είστε πρακτικοί ειδικά σε αυτήν την οικονομία. Ίσως χρειαστεί να γνωρίζετε πόσους επισκέπτες να περιμένουν, ώστε να μπορείτε να προσαρμόσετε το μενού, τα δώρα, τις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις κ.λπ. Εάν ένας επισκέπτης δεν κάνει RSVP λίγες μέρες μετά την προθεσμία, είναι καιρός να καλέσετε τον επισκέπτη σας. Μην κακοποιείτε τον επισκέπτη σας, ωστόσο, να είστε ευγενικοί και θετικοί.

Στο παρελθόν, ενδέχεται να έχετε λάβει μια πρόσκληση με την ένδειξη "RSVP Regrets only." Εάν ο ακριβής αριθμός των συμμετεχόντων δεν είναι σημαντικός, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη φράση. Με αυτόν τον τρόπο, οι επισκέπτες θα γνωρίζουν ότι πρέπει να κάνουν RSVP μόνο όταν φτάσουν στην εκδήλωση.

Ως οικοδέσποινα, εάν είναι σημαντικό να λάβετε τον σωστό αριθμό προσωπικού για την εκδήλωσή σας, συμπεριλάβετε ένα RSVP στην πρόσκλησή σας. Μην φοβάστε να παρακολουθήσετε τους καλεσμένους σας. Σε τελική ανάλυση, αυτό είναι ένα αξέχαστο γεγονός και θέλετε να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι τέλεια.