Εάν οργανώνετε μια συναυλία, θα πρέπει πρώτα να κάνετε κράτηση για τους ερμηνευτές, προτού αναζητήσετε χώρο.
Ο συντονισμός μιας εκδήλωσης είναι συχνά μια τεράστια υπόθεση. Θα πρέπει να έχετε τη μαγική πινελιά για να κάνετε τους ανθρώπους να συνεργάζονται συγχρονισμένοι και να συνεργάζονται μεταξύ τους. Είτε οργανώνετε έναν γάμο, ένα μικρό πάρτι ή μια μεγάλη συναυλία, όλα εξαρτώνται από την ικανότητά σας να προγραμματίζετε άτομα, παρόχους υπηρεσιών και προμηθευτές το συντομότερο δυνατό και με το φθηνότερο κόστος.
Εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να προσέξετε όταν συντονίζετε μια εκδήλωση.
Ωρα και ημερομηνία. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να γνωρίζετε είναι τι και πότε. Τι είδους εκδήλωση θα συντονίζετε; Είναι πάρτι; Είναι συνέδριο; Βρείτε μια ώρα και ημερομηνία όταν τα άτομα που συμμετέχουν είναι όλα δωρεάν και διαθέσιμα.
Τέλη ταλέντου
Ανθρωποι. Γνωρίστε εκ των προτέρων τα σημαντικά άτομα στην εκδήλωσή σας. Ποιος θα προσκληθεί; Πώς θα φτάσουν εκεί; Εάν οργανώνετε μια συναυλία, θα πρέπει πρώτα να κάνετε κράτηση για τους ερμηνευτές, προτού αναζητήσετε χώρο. Εάν κάνετε κράτηση σε συνέδριο, οι ομιλητές και οι ομιλητές θα πρέπει επίσης να είναι διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια αυτής της ώρας και ημερομηνίας. Οι επαγγελματίες θα χρεώνουν συνήθως μια αμοιβή ταλέντου ή μια εμφάνιση εμφάνισης, οπότε λάβετε υπόψη αυτό κατά τον προγραμματισμό της εκδήλωσής σας.
Τόπος συναντήσεως. Τότε θα πρέπει να βρείτε έναν χώρο για να πραγματοποιήσετε την εκδήλωση. Βεβαιωθείτε ότι είναι δωρεάν για τη χρήση σας κατά την ημερομηνία και ώρα που τη χρειάζεστε. Ανάλογα με τον τόπο διεξαγωγής, συνήθως θα πρέπει να το κάνετε κράτηση μερικές εβδομάδες νωρίτερα (ορισμένοι χρειάζονται ακόμη και κράτηση μήνες πριν, λόγω δημοτικότητας) Κατά την κράτηση ενός χώρου, ενδέχεται να σας ζητηθεί να πληρώσετε ένα τέλος κράτησης, το οποίο είναι συνήθως αφαιρούμενο ή αναλώσιμο από την τιμή του χώρου.
Στάδιο πληρώματος
Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε κατά το συντονισμό μιας εκδήλωσης είναι ότι πρέπει να είναι ομαδική προσπάθεια.
Προμηθευτές και πάροχοι. Οποιαδήποτε εκδήλωση συντονίζετε, θα πρέπει να αποκτήσετε τις υπηρεσίες διαφόρων προμηθευτών και παρόχων. Οι γάμοι και τα συνέδρια συνήθως απαιτούν τροφοδοσία για τη ρεσεψιόν ή για γεύματα. Συχνά, αυτή είναι επίσης μια υπηρεσία που παρέχεται από τον χώρο, ιδίως τα ξενοδοχεία. Άλλοι τύποι εκδηλώσεων θα χρειαστούν επίσης διάφορους άλλους παρόχους υπηρεσιών. Για παράδειγμα, μια συναυλία θα απαιτούσε πλήρωμα σκηνής και ακόμη και εφεδρικούς ερμηνευτές. Ένα πάρτι θα απαιτούσε ψυχαγωγία, όπως έναν μάγο ή έναν μουσικό.
Επιμελητεία. Κατά τη διάρκεια της ίδιας της εκδήλωσης, θα πρέπει να προσέχετε την εφοδιαστική. Αυτό περιλαμβάνει ασφάλεια, είσοδο και καταλύματα, και παρόμοια. Για συνέδρια, αυτό περιλαμβάνει τον χώρο υποδοχής, όπου οι χρήστες εισέρχονται, λαμβάνουν το κιτ συνεδριάσεων και άλλο υλικό. Για συναυλίες, η ομάδα logistics θα πρέπει να είναι σε θέση να ελέγχει τα εισιτήρια και να αφήνει όλους τους εσωτερικούς χώρους με τάξη.
Προϋπολογισμός. Ένα μεγάλο μέρος του συντονισμού μιας εκδήλωσης περιλαμβάνει τον προϋπολογισμό. Εάν η εκδήλωσή σας προορίζεται να συγκεντρώσει κέρδη ή να συγκεντρώσει χρήματα, όπως μια συναυλία ή ένα συνέδριο, μπορείτε να ζητήσετε από τους χορηγούς να διοργανώσουν την εκδήλωσή σας σε αντάλλαγμα για την προβολή του υλικού μάρκετινγκ. Εάν πρόκειται για πάρτι ή γάμο, τότε οι οικοδεσπότες θα πρέπει να έχουν έναν προϋπολογισμό για τα γεύματα, τον χώρο, την ψυχαγωγία και άλλες πτυχές της εκδήλωσης. Δεδομένων περιορισμένων πόρων, εξαρτάται από εσάς να τα χρησιμοποιείτε με σύνεση.
Το σημαντικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε κατά το συντονισμό μιας εκδήλωσης είναι ότι πρέπει να είναι ομαδική προσπάθεια. Μην προσπαθήσετε να κάνετε τα πάντα μόνοι σας. Αναθέστε μικρές εργασίες σε ικανά άτομα. Αντί για μικροδιαχείριση, δείτε τη μεγαλύτερη εικόνα. Θυμηθείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο των διαφόρων εργασιών και ορόσημων, για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι σύμφωνα με το πρόγραμμα.
