Η ομιλία Keynote είναι μια επίκτητη ικανότητα και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι προσκαλείτε το σωστό βασικό ομιλητή.
Για όσους διοργανώνουν συνέδρια, είναι γνωστό ότι οι ομιλητές θα μπορούσαν να κάνουν ή να διακόψουν μια εκδήλωση. Ένα μεγάλο μέρος του αποτελέσματος της διάσκεψης θα εξαρτηθεί από το είδος των ομιλητών που είναι παρόντες. Ο ορισμός ενός βασικού ομιλητή είναι αυτός που δίνει ομιλία για το σχετικό θέμα, διαθέτει εκτεταμένες γνώσεις σχετικά με το θέμα και είναι ικανός να κάνει ομιλίες. Η ομιλία Keynote είναι μια επίκτητη ικανότητα και πρέπει να βεβαιωθείτε ότι προσκαλείτε το σωστό βασικό ομιλητή.
Για να προσκαλέσετε έναν κύριο ομιλητή, μάθετε πώς να επικοινωνήσετε μαζί του. Ελάτε σε επαφή με τον γραμματέα του και ρωτήστε την αν ο ομιλητής είναι διαθέσιμος κατά την ημερομηνία της εκδήλωσής σας. Θα ήταν χάσιμο προσπάθειας να ακολουθήσουμε τα άλλα βήματα εάν έχει ήδη κάνει κράτηση εκείνη την ημέρα.
Στη συνέχεια, επεκτείνετε μια επίσημη πρόσκληση στον ομιλητή. Θα μπορούσατε να του στείλετε ένα γράμμα, ή να τον επισκεφτείτε στο γραφείο του και να του δώσετε το γράμμα. Εισαγάγετε τον εαυτό σας και τον οργανισμό σας. Δώστε μια σύντομη αλλά λεπτομερή περιγραφή της εκδήλωσης και γιατί επιλέξατε να γίνει ομιλητής σας. Αν τον έχετε προσκαλέσει στο παρελθόν, εκφράστε πόσο πολύ τον εκτιμούσε το κοινό σας και ανυπομονείτε να συνεργαστείτε ξανά μαζί του.
Βεβαιωθείτε ότι υπογραμμίζετε πότε είναι η εκδήλωση και πότε πρέπει να σας ενημερώσει εάν μπορεί να παρευρεθεί ή όχι. Προσκαλέστε τον κύριο ομιλητή πολύ πριν από το σεμινάριο. Οι ομιλητές της διάσκεψης χρειάζονται χρόνο για να προετοιμάσουν το υλικό τους και αν πιστεύουν ότι δεν υπάρχει αρκετός χρόνος για τέτοια προετοιμασία, ενδέχεται να απορρίψουν την πρόσκλησή σας.
Αναφέρετε το είδος της δημοσιότητας που θα έχει η εκδήλωσή σας, οπότε ο βασικός ομιλητής θα είναι δελεασμένος να δεχτεί την πρόσκλησή σας. Θα ήταν καλή ιδέα εάν η εκδήλωσή σας θα έχει το δικό της δελτίο τύπου, έτσι ώστε ο βασικός ομιλητής να έχει περισσότερα κίνητρα να αποδεχθεί. Πες του ότι οι αφίσες της εκδήλωσης θα φέρουν το όνομά τους.
Για να προσκαλέσετε έναν κύριο ομιλητή, μάθετε πώς να επικοινωνήσετε μαζί του.
Αφήστε έναν αριθμό επαφής, ώστε το ηχείο να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Βεβαιωθείτε ότι κάποιος είναι πάντα κοντά σας για να απαντήσει στο τηλέφωνο. Απλώς δεν θα κάνει να καλέσει το ηχείο και να μην έχει κανείς να του απαντήσει.
Επίσης, μην ξεχάσετε να πραγματοποιήσετε μια κλήση παρακολούθησης. Θα κάνει τον βασικό ομιλητή να νιώσει ότι πραγματικά ενδιαφέρεστε να τον πάρετε για την εκδήλωση, και το πιο σημαντικό, θα του θυμίζει την εκδήλωση. Οι ομιλητές της διάσκεψης είναι πολυάσχολοι άνθρωποι, οπότε δεν μπορείτε να περιμένετε από αυτούς να θυμούνται κάθε πρόσκληση.
Εάν ο ομιλητής αποδεχτεί την πρόσκλησή σας, ευχαριστήστε τον και αναθέστε σε κάποιον από τον οργανισμό σας να συντονιστεί μαζί του. Δώστε του περισσότερες λεπτομέρειες σχετικά με την εκδήλωση, όπως ο χώρος, το πρόγραμμα πτήσης του εάν πετά από κάπου αλλού και το πρόγραμμα για την εκδήλωση.
Ρωτήστε τον ευγενικά για τα τέλη του. Οι επαγγελματικές αμοιβές είναι κολλώδη ζητήματα, οπότε φροντίστε να τις συζητήσετε με τον σωστό τρόπο. Εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά τα τέλη του ή νομίζετε ότι είναι πολύ υψηλά, ρωτήστε τον όμορφα αν μπορεί να τα χαμηλώσει. Παρουσιάστε άλλα κίνητρα που θα μπορούσαν να αντισταθμίσουν τη διαφορά μεταξύ των αναφερόμενων τελών του και του τι προσφέρετε. Πείτε του ότι θα μπορούσε να προωθήσει το βιβλίο του κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης ή ότι θα μπορούσε να συνδέσει ένα πρόγραμμα στο οποίο ανήκει. Να είστε καινοτόμοι.
Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα και η πρόσκληση του βασικού ομιλητή που θέλετε για την εκδήλωσή σας θα είναι δροσερή.
