Χρειάζεται λίγος προγραμματισμός για τη δημιουργία της καλύτερης ρουτίνας για τη διαχείριση μηνιαίων λογαριασμών και εφάπαξ λογαριασμών. Το γεγονός είναι ότι χωρίς ένα οργανωμένο σύστημα, είναι εύκολο να πέσετε σε κακές συνήθειες όσον αφορά την οργάνωση των λογαριασμών σας. Εάν διαχειρίζεστε τους λογαριασμούς σας με λογισμικό υπολογιστή, θα χρειαστεί να οργανώσετε τιμολόγια για τις αγορές σας ή λογαριασμούς από τα βοηθητικά προγράμματα κ.λπ., εάν δεν έχουν ήδη πληρωθεί στο διαδίκτυο. Το λογισμικό διαχείρισης λογαριασμών σάς επιτρέπει συχνά να εκτυπώνετε μια αναφορά των απλήρωτων λογαριασμών σας αφού έχουν δημοσιευτεί στο σύστημά σας. Αυτές οι αναφορές θα σας πουν πότε θα πραγματοποιηθεί η προθεσμία πληρωμής, ώστε να μπορείτε να παρακολουθείτε πότε είναι ώρα να εκτυπώσετε τις επιταγές σας για την πληρωμή λογαριασμών. Έτσι, το σύστημά σας, εάν χρησιμοποιείτε λογισμικό υπολογιστή, θα πρέπει να είναι:
- Δημοσιεύστε τους λογαριασμούς σας στο λογισμικό σας.
- Εκτυπώστε μια αναφορά των απλήρωτων λογαριασμών σας δύο φορές το μήνα.
- Επιλέξτε μια ημερομηνία πληρωμής για την πληρωμή των λογαριασμών σας.
Λάβετε έντυπα αντίγραφα
Οργάνωση λογαριασμών χωρίς βοήθεια μέσω υπολογιστή
Εάν λάβετε έντυπα αντίγραφα των λογαριασμών σας μέσω ταχυδρομείου, θα χρειαστείτε ακόμα έναν τρόπο για να διατηρήσετε τους λογαριασμούς σας οργανωμένους. Για να μάθετε πώς να διατηρείτε τους λογαριασμούς οργανωμένους με μη αυτόματο τρόπο, πρώτα επενδύστε σε μια μικρή σφραγίδα ημερομηνίας. Όταν ένας λογαριασμός φτάσει στο ταχυδρομείο, σφραγίστε το με ημερομηνία για να ξέρετε πότε ελήφθη. Ο λόγος για τη σφράγιση ημερομηνίας είναι έτσι ώστε να μπορείτε να κρίνετε την ημερομηνία πληρωμής κάθε λογαριασμού. Οι περισσότερες εταιρείες από τις οποίες λαμβάνουμε λογαριασμούς χρησιμοποιούν Net 30 όρους πληρωμής, που σημαίνει ότι έχετε 30 ημέρες για να πληρώσετε τον λογαριασμό σας πριν προκύψει καθυστερημένη χρέωση. Ελέγξτε τους λογαριασμούς κοινής ωφέλειας. Αυτοί έχουν συνήθως καθαρούς 10 όρους πληρωμής. Έτσι, έχετε μόνο 10 ημέρες για να πληρώσετε το λογαριασμό. Ως εκ τούτου, η σημασία των σφραγίδων ημερομηνίας.
Συμβουλές για την οργάνωση λογαριασμών
Είναι πολύ απλό θέμα να διατηρείτε τους λογαριασμούς σας οργανωμένους με μη αυτόματο τρόπο. Όμως, χρειάζεται λίγη προσπάθεια για να επιτευχθεί. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να ακολουθήσετε:
- Ημερομηνία σφραγίδα όλων των εισερχόμενων λογαριασμών.
- Τακτοποιήστε τα έντυπα αντίγραφα των λογαριασμών σε μια μικρή, διοργανωτή επιφάνειας εργασίας με φθίνουσα σειρά, από τα πιο πρόσφατα που ελήφθησαν έως αυτά που ελήφθησαν σε προηγούμενες ημερομηνίες. Εναλλακτικά, αυτά μπορούν να διατηρηθούν σε ένα ντουλάπι αρχείων διαχωρισμένο με ευρετήρια αρχείων που έχουν αριθμητική σειρά για ένα μήνα (1-31).
- Τραβήξτε όλους τους λογαριασμούς με τις πρώτες ημερομηνίες πληρωμής και προετοιμάστε τους για πληρωμή.
- Χρησιμοποιήστε μια "πληρωμένη" σφραγίδα για να επισημάνετε τους λογαριασμούς που έχουν πληρωθεί και να τους υποβάλετε σε άλλη ενότητα του οργανωτή της επιφάνειας εργασίας ή του γραφείου αρχείων σας.
Οι ρουτίνες γίνονται συνήθειες Ο
καθορισμός μιας τακτικής ρουτίνας για την οργάνωση των λογαριασμών σας είναι σημαντική. Μόλις η ρουτίνα είναι στη θέση της, γίνεται μια δια βίου συνήθεια που γίνεται πιο οικεία όσο περνά ο χρόνος. Ποτέ δεν είναι αργά για να μάθετε πώς να διατηρείτε τους λογαριασμούς σας οργανωμένους. Τα οφέλη από την προσπάθεια αξίζει τον κόπο.
