Πώς να τοποθετήσετε ετικέτες στα γραφεία αρχειοθέτησής σας;

Με τη γέννηση νέας τεχνολογίας και χαρτιών αξίας ολόκληρου του γραφείου που είναι γεμάτα σε ένα μικροσκοπικό τσιπ, οι περισσότεροι σήμερα δεν γνωρίζουν καν τι είναι ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Ωστόσο, κανείς δεν μπορεί ποτέ να υποτιμήσει τη χρησιμότητα και τη σημασία του απλού εξοπλισμού και του έντυπου αντιγράφου. Ακόμα και σε αυτήν την εποχή, τα ντουλάπια αρχειοθέτησης εξακολουθούν να είναι απαραίτητα εργαλεία για τη διατήρηση του χώρου εργασίας και των σπιτιών μας οργανωμένων.

Ερμάρια αρχειοθέτησης ετικετών

Ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης είναι το καλύτερο μέρος για τη φύλαξη των σημαντικών μας εγγράφων. Μπορεί να αποθηκεύσει πολλά αρχεία και να τα διατηρήσει οργανωμένα. Καμία διακοπή ρεύματος δεν μπορεί να επηρεάσει τα αξιόπιστα διαμερίσματα τους. Φυσικά, πρέπει να γνωρίζουμε πώς να τα χρησιμοποιούμε. Ένα από τα βασικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζουμε για τα γραφεία αρχειοθέτησής μας είναι πώς να τα επισημάνουμε. Για καλύτερη οργάνωση, ακολουθούν μερικά βήματα που μπορείτε να κάνετε για να επισημάνετε τα ντουλάπια αρχειοθέτησης.

1. Προσδιορίστε τι πρέπει να τοποθετήσετε μέσα στο ντουλάπι. Το ντουλάπι αρχειοθέτησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί για μια ποικιλία αντικειμένων. Ωστόσο, πρέπει να λάβετε υπόψη σας τι έχετε και να τα διαχωρίσετε ανάλογα. Ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης αποτελείται συνήθως από πολλά διαμερίσματα, οπότε είναι καλύτερο να χρησιμοποιείτε ένα διαμέρισμα για έναν τύπο αντικειμένου. Για παράδειγμα, οι λογαριασμοί δεν είναι τα μόνα πράγματα που μπορούμε να τοποθετήσουμε σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης. Για άπληστους συνδρομητές περιοδικών, περιοδικών και άλλων περιοδικών, μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αρχειοθήκη για να διατηρήσουν τις συλλογές τους. Μπορείτε να διαχωρίσετε τα διαφορετικά συρτάρια ή ντουλάπια ανάλογα με τον τύπο του εγγράφου που θα χρειαστείτε.
2. Οργάνωση και ταξινόμηση. Προκειμένου να διευκολυνθούν τα πράγματα για μελλοντική χρήση, πρέπει να αποφασίσετε πώς θέλετε να οργανώσετε τα αρχεία σας μέσα στο ντουλάπι. Μπορείτε επίσης να τα ταξινομήσετε ως προς τον τύπο του αρχείου. Μπορείτε να διαχωρίσετε τις τραπεζικές καταστάσεις από τους λογαριασμούς πιστωτικών καρτών, να διαχωρίσετε τους λογαριασμούς τηλεφώνου από τους ηλεκτρικούς λογαριασμούς και την υποθήκη. Για τα περιοδικά, μπορείτε να τα ταξινομήσετε ανάλογα με το τεύχος τους ή τον αριθμό τόμου τους.
3. Αποφασίστε πώς θέλετε να επισημάνετε τα αρχεία σας. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για την επισήμανση αρχείων ανάλογα με τις ανάγκες σας. Αν πρόκειται να τοποθετήσετε λογαριασμούς και άλλα σημαντικά έγγραφα στο φάκελο αρχειοθέτησής σας, ίσως θελήσετε να τοποθετήσετε γενικά ονόματα όπως "ΤΡΑΠΕΖΑ", "ΑΣΦΑΛΙΣΗ", "ΥΠΟΘΕΣΗ" ή "ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΟΙ λογαριασμοί". Ωστόσο, εάν έχετε πολλές τράπεζες ή πιστωτικές κάρτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μόνο το όνομα της τράπεζας. Εάν έχετε τοποθετήσει περιοδικά στο ντουλάπι αρχειοθέτησής σας, μπορείτε να επιλέξετε είτε να επισημάνετε αλφαβητικά το ντουλάπι αρχειοθέτησης, είτε να τα προσθέσετε και ανά ημερομηνία. Εάν έχετε διαφορετικά είδη περιοδικών, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το όνομα του περιοδικού ως ετικέτα. Θυμηθείτε, όσο πιο απλή είναι η ετικέτα, τόσο το καλύτερο.
4. Χρησιμοποιήστε διαχωριστικά. Για να διατηρήσετε τα αρχεία σας πιο οργανωμένα, θα πρέπει να χρησιμοποιούνται διαχωριστικά ή φάκελοι. Ακριβώς όπως τα μεμονωμένα ερμάρια, τα διαχωριστικά ή οι φάκελοι πρέπει επίσης να φέρουν ετικέτα. Οι ετικέτες σε αυτά τα διαχωριστικά ενδέχεται να είναι ημερομηνίες, όπως το έτος ή ο μήνας που σχετίζονται με τα έγγραφα ή κάποιος άλλος τίτλος που διευκολύνει τον χρήστη να διαχωρίσει τα αρχεία.
5. Δώστε προτεραιότητα σε σημαντικά αρχεία. Τοποθετήστε τα αρχεία που μπορείτε να χρησιμοποιείτε πιο συχνά στο επάνω συρτάρι ή στην περιοχή που είναι πιο προσιτή σε εσάς. Για τα αρχεία που σπάνια χρειάζεστε, μπορείτε να τα τοποθετήσετε στο κάτω μέρος της καμπίνας.

Η επισήμανση του γραφείου αρχειοθέτησης δεν είναι επιστήμη πυραύλων. Εδώ είναι ένας πιο οργανωμένος τρόπος ζωής για εσάς!