Όποιος συνεργάζεται με ανεξάρτητους συγγραφείς πρέπει να είναι σε θέση να γράψει μια σταθερή, αλλά φιλική επιστολή απόρριψης. Δεν θα είναι όλες οι υποβολές κατάλληλες για τη δημοσίευση ή τον ιστότοπό σας. Ορισμένα μπορεί να είναι ποιοτικά κομμάτια, αλλά δεν είναι κατάλληλα για την αγορά σας ή να αντιγράψετε κάτι που έχετε δημοσιεύσει πρόσφατα.
Επιστολή απόρριψης
Είναι σημαντικό να γράφετε μια επαγγελματική - και ευγενική - απόρριψη επιστολή όταν δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δουλειά ενός συγγραφέα. Ακριβώς επειδή δεν μπορείτε να αγοράσετε το εν λόγω έργο, δεν θέλετε να αποθαρρύνετε τον συγγραφέα να μην επικοινωνήσει μαζί σας ξανά. Επίσης, οι συγγραφείς μιλούν και δεν θέλετε να αποκτήσετε φήμη ότι είναι δύσκολο ή κακό.
Για να γράψετε μια επαγγελματική, αλλά σταθερή επιστολή απόρριψης, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:
- Να είστε επαγγελματίας. Κατά τη σύνταξη μιας επιστολής απόρριψης, χρησιμοποιήστε ένα επίσημο στιλ επαγγελματικής επιστολής με χαιρετισμό, σώμα και κλείσιμο. Πληκτρολογήστε το γράμμα στο επιστολόχαρτο της εταιρείας σας και υπογράψτε το με το χέρι. ποτέ χειρόγραφη επιστολή απόρριψης. Φροντίστε να ευχαριστήσετε το άτομο για την υποβολή του έργου του και να διατηρήσετε έναν φιλικό τόνο στην επιστολή.
- Βρείτε κάτι θετικό να πείτε για το έργο. Φροντίστε να πείτε κάτι ωραίο για την υποβολή. Ακόμα κι αν δεν μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε, μπορεί να είναι εξαιρετική δουλειά. Εάν αποτύχουν όλα τα άλλα, επαινέστε τον ενθουσιασμό του συγγραφέα.
- Να είστε συνοπτικοί. Κανείς δεν απολαμβάνει να λάβει επιστολή απόρριψης. Μην υποτιμάτε τη διαδικασία συνεχίζοντας και για το γιατί δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υποβολή. Απλώς δηλώστε τα γεγονότα.
- Δηλώστε γιατί απορρίπτετε το έργο, εάν είναι δυνατόν. Εάν μπορείτε, πείτε στο άτομο γιατί δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υποβολή του. Ίσως είναι κάτι που μόλις καλύψατε σε ένα προηγούμενο τεύχος. Ίσως δεν είναι αρκετά θέμα για τον ιστότοπο ή το περιοδικό σας. Ίσως πρέπει να είναι μεγαλύτερο (ή μικρότερο) ή πιο συγκεκριμένο (ή πιο γενικό). Επισυνάψτε τις οδηγίες του συγγραφέα της έκδοσής σας, εάν ισχύει.
- Αφήστε ανοιχτή την πιθανότητα μελλοντικής εργασίας, εάν είναι δυνατόν. Οποιαδήποτε δημοσίευση ή ιστότοπος που εξαρτάται από ανεξάρτητους συγγραφείς για να συμπληρώσουν τις κενές σελίδες ή το χώρο του δεν μπορεί να αποξενώσει κανέναν συγγραφέα. Φροντίστε να προσκαλέσετε τον συγγραφέα να υποβάλει ξανά το έργο του. Αν έχει νόημα, και αν έχετε χρόνο, δώστε προτάσεις για το τι και πότε να υποβάλετε στο μέλλον.
Η σύνταξη επιστολής απόρριψης είναι απαραίτητο μέρος της λειτουργίας ενός ιστότοπου ή ενός περιοδικού. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να γνωστοποιήσετε ότι δεν μπορείτε να αποδεχτείτε το έργο χωρίς να απορρίψετε το άτομο που το έγραψε.
