Πώς να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας;

Οι περισσότεροι άνθρωποι περνούν περίπου 150 ώρες ετησίως αναζητώντας πράγματα. Γιατί;

1. Η ταξινόμηση, η αρχειοθέτηση και η ανάκτηση πληροφοριών δεν είναι μικρή υπόθεση, όπως φαίνεται από το ακόλουθο σενάριο. Αντιμετωπίζετε ένα συμβόλαιο μίσθωσης αυτοκινήτου και αντιμετωπίζετε αμέσως μια σειρά από ερωτήσεις. Υπάρχει υπάρχον αρχείο για ενοικιάσεις αυτοκινήτων; Εάν ναι, πού είναι; Εάν όχι, πρέπει ένα νέο αρχείο να φέρει την ένδειξη "αυτοκίνητο" ή "όχημα" ή "μισθώσεις" ή το πρώτο γράμμα της μάρκας του αυτοκινήτου...; Πρέπει όλα τα έγγραφα για αυτό το αυτοκίνητο να τοποθετηθούν σε ένα αρχείο ή θα πρέπει να υπάρχουν ξεχωριστά αρχεία για τη μίσθωση, την ασφάλιση, τη συντήρηση κ.λπ.; Τι γίνεται αν άλλοι πρέπει να ανακτήσουν το αρχείο; Πώς θα το αναζητήσουν;

   Μέχρι τη στιγμή που έχετε σκεφτεί κάθε μία από αυτές τις ερωτήσεις, δεν είστε μόνο εξαντλημένοι, αλλά εντελώς μπερδεμένοι και σίγουροι για το τι θα κάνετε στη συνέχεια. Δεν θέλετε να αφιερώσετε χρόνο για να προετοιμάσετε μια ετικέτα (ή να το κάνετε ο βοηθός σας), γνωρίζοντας ότι υπάρχουν πολλές ακόμη σημαντικές εργασίες, αλλά γνωρίζετε ότι πρέπει να γίνει. Το κάνετε λοιπόν, αν και με οργή. Με το αρχείο με ετικέτα στο χέρι, πηγαίνετε στο ντουλάπι αρχείων και διαπιστώνετε ότι δεν υπάρχει αρκετός χώρος για αυτό χωρίς να αλλάξετε ολόκληρο το περιεχόμενο του συρταριού. Αφού το κάνατε, το βάλατε τελικά στη θέση του. Καθώς κλείνετε την κλήρωση, ρωτάτε στον εαυτό σας μερικές ακόμη ερωτήσεις: "Όταν χρειάζομαι αυτήν τη μίσθωση σε μια εβδομάδα ή ένα μήνα ή ένα χρόνο, θα κοιτάξω κάτω από το" l "ή" c "ή" v "ή.... Πώς θα το αναζητήσει ο συνεργάτης μου; "Κουρασμένοι από τη διαδικασία, προχωράτε στην επόμενη εργασία, όποια κι αν είναι, αρκεί να μην αρχειοθετήσετε.

2. Τώρα φανταστείτε ένα εντελώς διαφορετικό και αβίαστο παράδειγμα. Παίρνετε τα ίδια έγγραφα και πληκτρολογείτε "αυτοκίνητο" και "μίσθωση" σε ένα παράθυρο στην οθόνη του υπολογιστή σας. Εάν ένα άλλο όνομα αρχείου περιέχει αυτές τις λέξεις, το πρόγραμμα θα σας ενημερώσει. Εφόσον δεν εμφανίζεται τίποτα, γνωρίζετε ότι δεν υπάρχει αρχείο ενοικίασης αυτοκινήτου στο σύστημά σας. Στη συνέχεια ονομάζετε το αρχείο. Ας πούμε ότι το ονομάζετε "ενοικίαση αυτοκινήτου". Στη συνέχεια, μεταβείτε σε μια ενότητα λέξεων-κλειδιών και πληκτρολογήστε οποιαδήποτε λέξη που εσείς ή άλλοι μπορεί να συσχετίσετε με αυτό το αρχείο, όπως "όχημα", "αυτοκίνητο", "μίσθωση", "Volkswagen." Τελειώνετε την πληκτρολόγηση σε δευτερόλεπτα και ρίχνετε τα έγγραφα στο κρεμαστό αρχείο 28. τον αριθμό που εμφανίζεται στην οθόνη σας.

   Δύο μήνες αργότερα, χρειάζεστε τη μίσθωση αυτοκινήτου, ώστε να κάνετε αναζήτηση για "αυτοκίνητο" ή "Volkswagen" ή "όχημα" ή "μίσθωση" ή οποιονδήποτε συνδυασμό αυτών των λέξεων. Αμέσως, ο υπολογιστής σας λέει ότι βρίσκεται στον αριθμό αρχείου 28. Δευτερόλεπτα αργότερα, το αρχείο είναι στα χέρια σας. Ακόμα καλύτερα, είστε εκτός γραφείου και πρέπει να ελέγξετε μια πρόβλεψη στη μίσθωση. Ο βοηθός σας κάνει την ίδια αναζήτηση, εντοπίζει το αρχείο αμέσως και σας δίνει τις πληροφορίες που χρειάζεστε.

   Με ένα αριθμητικό σύστημα αρχειοθέτησης, όπως αυτό, δεν υπάρχει χώρος για ερμηνεία. 1 ακολουθεί 2 ακολουθεί 3, τελεία. Αυτό, σε συνδυασμό με τη δύναμη μιας λειτουργίας αναζήτησης λέξεων-κλειδιών, μεταμορφώνει την αρχειοθέτηση σε ένα σύστημα αλεξίσφαιρου που λειτουργεί εξίσου καλά για όλους τους τύπους στοχαστών και αρχείων Ο χρόνος που εξοικονομείται στη διαδικασία αρχειοθέτησης και αναζήτησης μπορεί να αφιερωθεί σε άλλες εργασίες. Η επιδείνωση αρχειοθέτησης έχει φύγει. Η παραγωγικότητα ενισχύεται.

   

3. Τα εργαλεία
   • Για να μετατρέψετε σε ένα αριθμητικό σύστημα, θα χρειαστείτε άφθονο αριθμό κρεμασμένων φακέλων αρχείων. Για να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε στην κορυφή της αρχειοθέτησης, έχετε πάντα περισσότερα κρεμαστά αρχεία στο συρτάρι σας από ό, τι αναμένετε.
   • Το πρόγραμμα λογισμικού Paper tiger έχει σχεδιαστεί για αριθμητική αρχειοθέτηση. Ωστόσο, για όσους δεν μπορούν να κάνουν την αλλαγή του παραδείγματος αμέσως, το ίδιο σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την οργάνωση αρχείων αλφαβητικά. Η αλήθεια λέγεται, έχοντας βιώσει τη δύναμη των αριθμών, τελικά μετατρέπεται στο αριθμητικό σύστημα.
   • Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε το Microsoft excel. Αν και είναι λιγότερο φιλικό προς το χρήστη, είναι μια εναλλακτική λύση χωρίς κόστος για την αγορά του λογισμικού Paper Tiger.

Ένα τυποποιημένο, εύχρηστο, σύστημα αρχειοθέτησης μπορεί να φαίνεται πεζό. Μακριά από αυτό. Είναι το θεμέλιο της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητας για επιχειρήσεις και ιδιώτες. Εκτιμήστε τη δική σας και, εάν συχνά βρίσκεστε σε μια αρχειοθέτηση και ανάκτηση τελετών, πιθανότατα ήρθε η ώρα για μια αλλαγή.