Τοποθετήστε την ετικέτα χαρτιού στην καρτέλα πλαστικού φακέλου, αφαιρέστε την αυτοκόλλητη ταινία και τοποθετήστε την ετικέτα στο φάκελο.
Είναι σημαντικό να οργανώσετε τα αρχεία σας, είτε στο γραφείο, στην επιχείρησή σας είτε στο σπίτι. Τοποθετήστε ετικέτες στους φακέλους, τα συρτάρια αρχείων και τα πλαίσια αρχείων για να ελαχιστοποιήσετε τον χρόνο που αφιερώνετε στην αναζήτηση παλαιών αρχείων. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι τοποθέτησης ετικετών στους φακέλους αρχείων σας. Ο ευκολότερος τρόπος είναι να πάρετε έναν μόνιμο δείκτη και να γράψετε το όνομα του αρχείου στην καρτέλα φακέλων. Αν και αυτό είναι αποδεκτό για τα αρχεία του σπιτιού σας, ενδέχεται να μην είναι κατάλληλο για τον χώρο εργασίας σας. Ένας πιο επίσημος και οργανωμένος τρόπος επισήμανσης των φακέλων αρχείων σε εταιρικό και επιχειρηματικό περιβάλλον.
Κατά τη δημιουργία ετικετών φακέλων για τα αρχεία του γραφείου σας, θα χρειαστείτε έναν υπολογιστή, έναν επεξεργαστή κειμένου, έναν εκτυπωτή, ένα χαρτί bond που είναι συμβατό με τον εκτυπωτή, το ψαλίδι, τις πλαστικές καρτέλες φακέλων (προαιρετικά) και την κόλλα ή την ταινία Scotch. Για γραφεία με πολλά αρχεία, μπορείτε να χρωματίσετε τα αρχεία σας για πιο οργανωμένη και συστηματική κατάθεση, οπότε χρησιμοποιήστε έγχρωμο χαρτί σε αυτήν την περίπτωση.
Καρτέλα πλαστικού φακέλου
Αρχικά, αποφασίστε εάν θα χρησιμοποιήσετε πλαστικές καρτέλες φακέλων. Εάν είστε, τότε δεν χρειάζεστε κόλλα ή ταινία Scotch, καθώς αυτές οι καρτέλες φακέλων έχουν τη δική τους κόλλα. Στη συνέχεια, μετρήστε το πλάτος του χαρτιού που μπορεί να χωρέσει στην καρτέλα πλαστικού φακέλου. Η γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιήσετε κατά την πληκτρολόγηση και την εκτύπωση των ετικετών θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της καρτέλας πλαστικού φακέλου. Ανοίξτε τον επεξεργαστή κειμένου του υπολογιστή σας και εισαγάγετε έναν πίνακα στο πεδίο κειμένου, με δύο στήλες και πολλές σειρές. Πληκτρολογήστε τις ετικέτες αρχείων χρησιμοποιώντας την κατάλληλη γραμματοσειρά και, στη συνέχεια, εκτυπώστε τις ετικέτες. Κόψτε την εκτύπωση με ψαλίδι, ακολουθώντας τις γραμμές του πίνακα. Ανάλογα με το μήκος κάθε ετικέτας, κόψτε την καρτέλα πλαστικού φακέλου στο ίδιο μήκος. Τοποθετήστε την ετικέτα χαρτιού στην καρτέλα πλαστικού φακέλου, αφαιρέστε την αυτοκόλλητη ταινία και τοποθετήστε την ετικέτα στο φάκελο.
Η γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιήσετε κατά την πληκτρολόγηση και την εκτύπωση των ετικετών θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της καρτέλας πλαστικού φακέλου.
Εάν δεν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε πλαστικές καρτέλες φακέλων, χρησιμοποιήστε την ταινία Scotch για να καλύψετε κάθε κομμένη ετικέτα και, στη συνέχεια, επισυνάψτε την ετικέτα στο φάκελο. Χρησιμοποιήστε μια άλλη ταινία Scotch για να ασφαλίσετε την ετικέτα στο φάκελο. Εάν η ετικέτα είναι τοποθετημένη στην άκρη του φακέλου, καλύψτε την αποκομμένη ετικέτα με κολλητική ταινία τόσο στο μπροστινό όσο και στο πίσω μέρος για να κάνετε την ετικέτα τόσο ανθεκτική όσο η πλαστική ετικέτα του φακέλου.
Διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς
Να είστε πιο δημιουργικοί στη δημιουργία ετικετών φακέλων χρησιμοποιώντας διαφορετικές γραμματοσειρές. Εάν έχετε έγχρωμο εκτυπωτή, εκτός από την παροχή διαφορετικών χρωματιστών χαρτιών, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς για τις εκτυπώσεις σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κάρτες καρτών για τις ετικέτες σας αντί για χαρτί ομολόγων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα αυτοκόλλητο μαξιλάρι για να εκτυπώσετε τις ετικέτες σας, επομένως δεν χρειάζεται να χρησιμοποιήσετε κολλητική ταινία για να συνδέσετε τις ετικέτες στους φακέλους.
Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε γενικές γραμματοσειρές και ετικέτες φακέλων και να χρησιμοποιήσετε έγχρωμους φακέλους. Αυτό θα σας διευκολύνει να οργανώσετε τα αρχεία σας. Επίσης, επισημάνετε κάθε συρτάρι και σύστημα αρχειοθέτησης και αναφέρετε τα αρχεία που περιέχουν.
