Πώς να προϋπολογισμό μια εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων;

Ο προϋπολογισμός αποτελεί αναπόσπαστο μέρος μιας εκδήλωσης συγκέντρωσης χρημάτων και θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τα οικονομικά σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε πιο επιτυχημένοι στη συγκέντρωση των απαραίτητων πόρων. Αυτό θα σας βοηθήσει να αποφύγετε περιττά έξοδα και να διασφαλίσετε ότι τα χρήματα που συγκεντρώνονται θα αντισταθμίσουν περισσότερο τα έξοδά σας. Αυτό περιλαμβάνει το σχεδιασμό και τη χρήση των πόρων με σύνεση.

Προγραμματίστε το πρόγραμμα εκδηλώσεων συγκέντρωσης χρημάτων.

Αναμενόμενη συμμετοχή

Κάντε μια καθορισμένη χρονική γραμμή και οριστικοποιήστε την τοποθεσία της εκδήλωσης και την αναμενόμενη συμμετοχή. Αυτό θα είναι σημαντικό ειδικά εάν πρόκειται για γεύματα, καθώς γνωρίζετε ακριβώς πόσο θα σας χρεώσει ο χώρος. Πρόσθετα έξοδα περιλαμβάνουν φιλοδωρήματα, φελλό και άλλα logistics, όπως τραπέζια και καρέκλες για τον χώρο. Πρέπει να γνωρίζετε τον ακριβή αριθμό των ατόμων που θα παρευρεθούν, ώστε να γνωρίζετε πόσα μπορείτε να προϋπολογισμό για κάθε άτομο.

Δημιουργήστε μια λίστα με τα περιστατικά σας.

Προσδιορίστε εκ των προτέρων όλα τα υλικά που χρειάζεστε για την εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων. Αυτό θα περιλαμβάνει βραβεία πόρτας, διακόσμηση και σνακ. Εάν η εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων περιλαμβάνει διαγωνισμό, τότε θα πρέπει να έχετε ήδη προϋπολογισμό για το κόστος των βραβείων. Διαφορετικά, μπορείτε να ζητήσετε από χορηγούς να δωρίσουν βραβεία ή δώρα.

Κάντε μια περίληψη των αναγκών δημοσιότητας.

Φροντίστε να έχετε πολλή δημοσιότητα πριν από την εκδήλωση. Βεβαιωθείτε ότι αυτό θα περιλαμβάνει φυλλάδια, αλληλογραφίες και διαφημίσεις. Αυτό συνεπάγεται κάποιο κόστος, ειδικά αν σκοπεύετε να διαφημιστείτε στα μέσα ενημέρωσης, όπως τηλεόραση ή εφημερίδες. Για να εξοικονομήσετε χρήματα, μπορείτε να δοκιμάσετε να προσκεκληθείτε σε σχετικές ραδιοφωνικές ή τηλεοπτικές εκπομπές. Εναλλακτικά, μπορείτε να στείλετε δωρεάν εισιτήρια σε διασημότητες. Αν μπορούν να μιλήσουν για την εκδήλωσή σας, τότε θα ενδιαφερθούν περισσότερα άτομα.

Προγραμματισμός δημόσιων υπηρεσιών

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τον προγραμματισμό και τις υπηρεσίες δημόσιας υπηρεσίας μέσω ραδιοφώνου, τηλεόρασης και κορυφαίων εφημερίδων. Στείλτε εκπροσώπους σε αυτές τις εκπομπές για να προωθήσετε και να εξηγήσετε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης συγκέντρωσης χρημάτων. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να λάβετε δωρεές από τοπικές επιχειρήσεις στην περιοχή σας. Κάποιοι μπορεί να μην είναι πρόθυμοι να δώσουν μετρητά, αλλά μπορείτε να επωφεληθείτε από άλλες υπηρεσίες που μπορεί να είναι πρόθυμοι να δωρίσουν, όπως κουπόνια με έκπτωση, φαγητό, εξοπλισμό και τα παρόμοια.

Προσεγγίστε τους ιδιοκτήτες των επιχειρήσεων στην περιοχή σας που είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν. Μπορείτε επίσης να ζητήσετε χρήματα από ιδιώτες. Επικοινωνήστε με ιδιοκτήτες εταιρειών και επιχειρήσεων που είναι πρόθυμοι να βοηθήσουν. Στείλτε τις επιστολές σας σε διευθυντές της εταιρείας, εξηγώντας τη φύση της εκδήλωσης συγκέντρωσης χρημάτων. Πραγματοποιήστε τηλεφωνικές κλήσεις για παρακολούθηση. Ζητήστε τους να δεσμεύσουν τις δωρεές τους εκ των προτέρων. Μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα φύλλο απάντησης στις επιστολές ή τα email σας, για να υπογράψετε ο επικεφαλής της επιχείρησης, επιβεβαιώνοντας την επιθυμία τους να πληρώσουν το ακριβές ποσό ή τις δωρεές αγαθών και υπηρεσιών που έρχονται.

Συμπεριλαμβανομένων των προβλεπόμενων πωλήσεων εισιτηρίων

Προσδιορίστε τον προϋπολογισμό σας.

Προσθέστε τις πηγές εσόδων σας, συμπεριλαμβανομένων των προβλεπόμενων πωλήσεων εισιτηρίων, των δεσμεύσεων και των δωρεών σε είδος. Από αυτό, μπορείτε να προσδιορίσετε το ποσό μετρητών, αγαθών και υπηρεσιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στον προϋπολογισμό σας. Αποφύγετε να ξοδέψετε περισσότερα χρήματα από το χρηματικό ποσό που αναμένετε να κερδίσετε. Μειώστε όσο το δυνατόν περισσότερο τις δαπάνες. Χρησιμοποιήστε δωρεάν, όσο μπορείτε.

Το να έχετε ένα καλό σχέδιο συγκέντρωσης χρημάτων θα σας βοηθήσει να επιτύχετε στην εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων. Τηρήστε το σχέδιό σας και μείνετε εντός του προϋπολογισμού. Επίσης, αποφύγετε να ξοδεύετε πάρα πολλά για παρεπόμενα. Η ενημέρωση μιας λίστας δαπανών για τυχόν περιστατικά θα σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα προβλεπόμενα έξοδά σας, ώστε να αποφύγετε να υπερβείτε τα αναμενόμενα χρήματα.

Λάβετε υπόψη ότι όσο περισσότερα χρήματα απομένουν από την εκδήλωση συγκέντρωσης χρημάτων, τόσο το καλύτερο. Επομένως, πρέπει να προσέχετε τις δαπάνες σας, για να μεγιστοποιήσετε τα χρήματά σας.