Η χαρτογράφηση διαδικασιών είναι σαν να κάνετε έναν Οδηγό Πώς να κάνετε τους υπαλλήλους σας.
Η χαρτογράφηση διαδικασιών είναι ένα εργαλείο από το οποίο μπορεί να επωφεληθεί η επιχείρησή σας. Μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να γίνει πιο επιτυχημένη. Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την ενότητα των διαφόρων τμημάτων στην επιχείρησή σας, τότε πρέπει σίγουρα να δημιουργήσετε έναν χάρτη διεργασιών. Η χαρτογράφηση διαδικασιών είναι σαν να κάνετε έναν Οδηγό Πώς να κάνετε τους υπαλλήλους σας. Με αυτόν τον τρόπο, θα έχουν μια συγκεκριμένη βάση και έναν οδηγό για να τους βοηθήσουν να ακολουθήσουν την κατεύθυνση που θέλετε να ακολουθήσει η επιχείρηση. Δυστυχώς, ορισμένες επιχειρήσεις κάνουν κρίσιμα λάθη σχετικά με τη χαρτογράφηση διαδικασιών. Εάν κάνετε ένα απλό λάθος στη χαρτογράφηση διαδικασιών, η επιχείρησή σας θα μπορούσε να πάει εντελώς διαφορετική κατεύθυνση. Αυτό θα μπορούσε να κάνει την επιχείρησή σας να αποτύχει και να χρεοκοπήσει.
Αποφύγετε λάθη χαρτών επεξεργασίας
Εάν κάνετε ένα απλό λάθος στη χαρτογράφηση διαδικασιών, η επιχείρησή σας θα μπορούσε να πάει εντελώς διαφορετική κατεύθυνση.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο αποφυγής λαθών χαρτών επεξεργασίας:
Μην τονίζετε τις περίπλοκες λεπτομέρειες. Σύμφωνα με ειδικούς, το κοινό λάθος στη χαρτογράφηση διαδικασιών, ακόμη και από έμπειρα άτομα, είναι ότι περιλαμβάνουν πάρα πολλές λεπτομέρειες. Ενώ ένας λεπτομερής χάρτης διαδικασίας φαίνεται εντυπωσιακός, το γεγονός παραμένει ότι οι γενικές πληροφορίες παρέχουν ακόμη πιο πολύτιμα δεδομένα. Τα γενικά δεδομένα δείχνουν πώς κινείται ένα τμήμα στο σύνολό του.
Να τεκμηριώνετε πάντα τι είναι πραγματικό και πραγματικό. Οι περισσότεροι από αυτούς που εργάζονται σε μια εταιρεία κάνουν το λάθος να τεκμηριώνουν τι θέλουν να ακούσουν τα αφεντικά. Μερικοί κάνουν ακόμη και το λάθος να καταγράφουν μόνο τους στόχους και τα βήματα που πρέπει να λάβει η εταιρεία για να είναι επιτυχής. Αυτό μπορεί να αποδειχθεί πολύ καταστροφικό. Πρώτον, πρέπει να τεκμηριώσετε μόνο ό, τι πραγματικά συμβαίνει στο γραφείο. Τα αρνητικά νέα δεν πρέπει ποτέ να κρύβονται από τους υπεύθυνους. Αυτό θα τους βοηθήσει να επανεκτιμήσουν την κατάσταση με την επιχείρηση και ίσως να συγκεντρωθούν για τα σχέδια της εταιρείας. Δεύτερον, η τεκμηρίωση των σχεδίων της εταιρείας δεν λέει τίποτα για την τρέχουσα κατάσταση στο χώρο εργασίας. Αυτό μπορεί εύκολα να διορθωθεί δίνοντας συγκεκριμένες οδηγίες στον διαχειριστή σας.
Σκεφτείτε πάντα τον πελάτη. Ο κύριος στόχος κάθε επιχείρησης υποτίθεται ότι είναι η εξυπηρέτηση των πελατών. Οι περισσότερες επιχειρήσεις κάνουν το λάθος να εστιάζουν υπερβολικά στην εταιρεία και να μην σκέφτονται καθόλου τον πελάτη.
Κάντε το χάρτη της διαδικασίας σας πολύ συγκεκριμένο. Αν και θα πρέπει να εξυπηρετείτε τον πελάτη, σε μια επιχείρηση, υπάρχει πάντα μια ανησυχία για τα χρήματα. Αυτός είναι ο λόγος που δεν πρέπει ποτέ να ξεχάσετε να συμπεριλάβετε πώς θα κερδίσετε χρήματα στο χάρτη της διαδικασίας σας. Δεν πρέπει να εστιάζετε, αλλά φυσικά πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα σχέδια στον χάρτη σας. Τα βήματα στο χάρτη της διαδικασίας σας πρέπει να είναι μετρήσιμα. Αυτό θα το κάνει να φαίνεται πιο σταθερό. Πρέπει να είστε σε θέση να πουλήσετε την αξία του σχεδίου σας. Τα σχέδια και τα δεδομένα σας πρέπει να είναι αποδεικτικά. Πρέπει να ενσωματώσετε όλα τα πράγματα που θέλετε για την επιχείρησή σας: οικονομικά σχέδια, στόχους, καθώς και αξίες. Αυτά πρέπει να είναι συνεκτικά και αρκετά ισχυρά για να αποδειχθούν.
Τα σφάλματα στη χαρτογράφηση διαδικασιών μπορούν να οδηγήσουν σε καταστροφικά αποτελέσματα. Μπορεί να προκαλέσει την πτώση της επιχείρησής σας. Ωστόσο, όταν χρησιμοποιείται σωστά, μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας να ανθίσει. Αν θέλετε να μάθετε την τέχνη της διαδικασίας χαρτογράφησης, ακολουθήστε αυτές τις απλές συμβουλές και τα λάθη σας θα είναι ελάχιστα.
