Πώς να δημιουργήσετε έναν χάρτη διαδικασίας με τον εύκολο τρόπο;

Είτε πρόκειται για επιχειρήσεις ή για αναφορές, οι χάρτες διεργασιών είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείξετε πώς οι ενέργειες μπορούν να αποφασιστούν με βάση τις εγκαταστάσεις και τις πιθανές αποφάσεις. Η επεξεργασία χαρτών μπορεί να φαίνεται δύσκολη, ωστόσο, ειδικά αν δεν έχετε κάνει ποτέ χάρτη. Δείτε πώς μπορείτε να κατανοήσετε όλα τα σύμβολα και να δημιουργήσετε έναν αποτελεσματικό και λειτουργικό χάρτη διεργασιών.

1. Περιγράφοντας. Ξεκινήστε δημιουργώντας το περίγραμμα ή το σχέδιο του χάρτη διαδικασίας. Υπάρχουν πολλά προγράμματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε τον χάρτη διαδικασίας, όπως το Microsoft Word, το PowerPoint ή το Visio. Ένα από τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι, ωστόσο, είναι όταν ο χάρτης διεργασίας δημιουργείται αμέσως και εκεί στον υπολογιστή. Αντ 'αυτού, πρέπει να ακολουθήσετε τα βασικά - πηγαίνετε πρώτα με στυλό και χαρτί. Οι κολλώδεις σημειώσεις είναι ιδανικές για τη δημιουργία του περιγράμματος, καθώς μπορείτε να αναδιατάξετε τις κολλώδεις σημειώσεις εάν παρατηρήσετε ότι μια διαδικασία πρέπει να επεξεργαστεί. Τοποθετήστε τις κολλώδεις σημειώσεις σε έναν πίνακα, ώστε να μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις γραμμές ροής.
2. Οβάλ. Τα δύο κύρια άκρα του χάρτη διαδικασίας είναι τα σημεία έναρξης και στάσης. Μπορείτε να το υποδείξετε χρησιμοποιώντας ωοειδή ή κύκλους. Αυτό θα βοηθήσει τους αναγνώστες να καταλάβουν πού θα ξεκινήσει η διαδικασία. Τα άλλα ωοειδή θα είναι τα διάφορα αποτελέσματα, ανάλογα με το ποιες αποφάσεις ή ποιες δράσεις λαμβάνονται στον χάρτη της διαδικασίας.
3. Ορθογώνια Τα ορθογώνια ή τα τετράγωνα μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να υποδείξουν τα βήματα της διαδικασίας. Εδώ, θα προσθέσετε τα στοιχεία ή τις οδηγίες που πρέπει να ολοκληρωθούν προτού μια ενέργεια προχωρήσει στο επόμενο επίπεδο. Θα πρέπει επίσης να καθορίσετε άλλες λεπτομέρειες, όπως ποσότητα, ποιότητα, άτομα που πρέπει να συμβουλευτείτε το συγκεκριμένο βήμα.

   

4. Διαμάντια. Ένας λεπτομερής χάρτης διαδικασίας συνήθως δίνει χώρο για λήψη αποφάσεων. Μπορείτε να δείξετε τις αποφάσεις ή το σταυροδρόμι σε έναν χάρτη διεργασιών χρησιμοποιώντας ένα σύμβολο διαμαντιού. Από το διαμάντι, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε τουλάχιστον δύο διαφορετικές επιλογές ή πορεία δράσης που μπορούν να ληφθούν. Κάθε πορεία δράσης θα οδηγήσει τελικά σε διαφορετικό αποτέλεσμα ή τελικό αποτέλεσμα. Σε ορισμένους σύνθετους χάρτες διαδικασιών, ο αριθμός των σημείων απόφασης μπορεί να φτάσει σε δεκάδες, κάτι που σημαίνει επίσης ότι τα αποτελέσματα είναι πιο δύσκολο να προβλεφθούν. Δεν είναι ασυνήθιστο για ορισμένα σημεία απόφασης να οδηγούν πίσω σε ένα προηγούμενο στάδιο.
5. Βέλη. Τα βέλη πρέπει να χρησιμοποιούνται για να δείξουν την κατεύθυνση. Η κεφαλή βέλους πρέπει πάντα να δείχνει στο επόμενο βήμα, για να καθοδηγήσει τον αναγνώστη που θα ακολουθήσει, ανάλογα με τα βήματα και τις αποφάσεις που λαμβάνονται

Εκτός από τη χρήση διαφόρων συμβόλων, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε χρωματική κωδικοποίηση για να διευκολύνετε την αποκωδικοποίηση ενός χάρτη διεργασιών. Εάν θα χρησιμοποιήσετε χρώματα, βεβαιωθείτε ότι κάθε τύπος συμβόλου έχει διαφορετικό χρώμα, διαφορετικά οι αναγνώστες μπορεί να μπερδευτούν. Είτε χρησιμοποιείτε μόνο σύμβολα είτε προσθέτετε χρώμα, φροντίστε να προσθέσετε έναν θρύλο στο τέλος του χάρτη της διαδικασίας για να βοηθήσετε τους αναγνώστες να αναλύσουν και να αποκωδικοποιήσουν εύκολα τον χάρτη.