Θα εκπλαγείτε με τα περιττά έγγραφα που έχετε καταφέρει να καταθέσετε.
Το ποσό των σημειώσεων, λογαριασμών, ανακοινώσεων και φυλλαδίων δεν φαίνεται να τελειώνει ποτέ. Χωρίς να ξέρετε γιατί, σύντομα θα βρεθείτε γεμάτος χαρτί και τώρα δεν ξέρετε καν από πού να ξεκινήσετε.
Μην πανικοβληθείτε. Υπάρχει μια έξοδος από το σωρό του χαρτιού σας. Η οργάνωση είναι ευκολότερη για ορισμένους από άλλους, αλλά πρέπει να το κάνετε για να ελέγξετε την ποσότητα των σωρών χαρτιού που έχετε συσσωρεύσει. Διαβάστε τα παρακάτω βήματα και εφαρμόστε το για το γραφείο σας, τον πάγκο της κουζίνας, τα ράφια, τα συρτάρια ή οπουδήποτε αλλού φαίνεται ότι μια αποικία χαρτιού εγκαθίσταται στο περιβάλλον σας.
Διαβάστε τις πληροφορίες, κάντε ό, τι είναι απαραίτητο και μετά πετάξτε το ή αρχειοθετήστε το σωστά.
Δείτε πώς μπορείτε να κατακτήσετε τους σωρούς χαρτιού σας.
Μην χρονοτριβείτε! Αντιμετωπίστε το σωρό σας σήμερα ή αλλιώς θα χιονίσει σε μια τεράστια χιονοστιβάδα. Για την υπάρχουσα ακαταστασία χαρτιού, κάντε τρεις σωρούς: Χρειάζεται προσοχή. Κρατήστε για κατάθεση. Σκουπίδια. Το πρώτο σωρό θα ήταν για αντικείμενα όπως οφειλόμενα λογαριασμούς, υπομνήματα για ανάγνωση, τιμολόγια για αποστολή ή οτιδήποτε άλλο που χρειάζεται κάποια προσοχή. Ο δεύτερος σωρός αφορά αντικείμενα που έχετε ήδη διευθετήσει, αλλά μπορεί να περιμένετε απάντηση ή νομικά σημαντικά έγγραφα. Ο τελευταίος σωρός πρέπει να είναι ο μεγαλύτερος σας, γιατί αυτό αποτελεί το σωρό σας. Πετάξτε τις παλιές αποδείξεις που δεν θα χρειαστείτε για αρχειοθέτηση φόρου, φυλλάδια, υπομνήματα γραφείου που έχετε διαβάσει, πληρωμένους λογαριασμούς και οτιδήποτε άλλο δεν χρειάζεται πλέον την προσοχή σας.
Δράστε στο σωρό προσοχή στις ανάγκες σας αμέσως. Διαβάστε τις πληροφορίες, κάντε ό, τι είναι απαραίτητο και στη συνέχεια πετάξτε τις ή αρχειοθετήστε τις σωστά. Εάν αρχειοθετείτε κάτι, βεβαιωθείτε ότι δεν γεμίζετε τα πάντα σε έναν φάκελο. Λάβετε σωστά πολλούς φακέλους αρχείων και ετικέτα Στη συνέχεια, τοποθετήστε κάθε χαρτί κάτω από τον αντίστοιχο φάκελο. Γνωρίζετε ότι έχετε ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης εάν κάποιο άλλο άτομο μπορεί να εισέλθει (όπως βοηθός ή σύζυγος) και να ανακτήσει πληροφορίες από τα αρχεία σας.
Ανοίξτε αμέσως νέα αλληλογραφία και προσδιορίστε αν είναι απαραίτητο. Για λογαριασμούς, μπορείτε να επισημάνετε το οφειλόμενο και την ημερομηνία λήξης και, στη συνέχεια, να αρχίσετε να τους κρατάτε ένα φάκελο ή ένα διαχωρισμένο φάκελο ακορντεόν. Μπορείτε επίσης να εγγραφείτε για ένα αυτόματο σύστημα πληρωμής λογαριασμών. Περιορίστε τη χρήση χαρτιού πληρώνοντας λογαριασμούς στο διαδίκτυο ή μέσω τηλεφώνου. Μόλις πληρωθεί, πετάξτε το λογαριασμό. Το πολύ, κρατήστε το μόνο μέχρι να λάβετε τη δήλωση του επόμενου μήνα.
Σταματήστε την εισροή περιττού χαρτιού. Απορρίψτε αυτόματα ανεπιθύμητη αλληλογραφία, φυλλάδια μενού και δελτία μόλις τα λάβετε. Μην ξεγελιέστε για να πιστέψετε ότι μπορεί να χρειαστείτε κάποιες πληροφορίες σε αυτό κάποια στιγμή στο μέλλον. Εάν δεν έχει συμβεί τους τελευταίους τρεις μήνες, δεν θα το χρειαστείτε ποτέ. Μην ανησυχείς. Θα λάβετε περισσότερα στο ταχυδρομείο!
Μεταφέρετε τις πιο σχετικές πληροφορίες μόνο σε ένα κύριο αρχείο και πετάξτε τα υπόλοιπα. Εάν έχετε μια στοίβα μενού παράδοσης, απλώς αντιγράψτε το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου σε ένα κύριο αρχείο. Μπορείτε πάντα να καλέσετε για να ρωτήσετε τι προσφέρουν. Μην κρατάτε ολόκληρα τεύχη παλαιών περιοδικών. Απλώς σχίστε τη σελίδα που σας αρέσει και ρίξτε τα υπόλοιπα. Για επαγγελματικές κάρτες, εισαγάγετε τις πληροφορίες στο PDA σας ή δημιουργήστε ένα αρχείο excel για ηλεκτρονική πρόσβαση.
Προσπαθήστε να είστε χωρίς χαρτί. Διαβάστε το email σας αντί να τα εκτυπώσετε. Στείλτε τις πληροφορίες ηλεκτρονικά όσο το δυνατόν περισσότερο.
Εκκαθάριση των αρχείων σας τουλάχιστον κάθε τρεις μήνες. Θα εκπλαγείτε με τα περιττά έγγραφα που έχετε καταφέρει να καταθέσετε.
Μόλις οργανωθείτε, είναι πιο εύκολο να βρείτε έγγραφα. Είναι δυνατό να κατακτήσετε τους σωρούς χαρτιού σας, οπότε ξεκινήστε σήμερα!
