Ο χάρτης διεργασιών είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που βοηθά στην κατανομή μιας περίπλοκης διαδικασίας ή διαδικασίας σε σαφή οπτικά βήματα.
Ο χάρτης διαδικασίας είναι ένα οπτικό βοήθημα που σας δείχνει πώς γίνεται μια διαδικασία. Ο χάρτης διεργασιών είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που βοηθά στην κατανομή μιας περίπλοκης διαδικασίας ή διαδικασίας σε σαφή οπτικά βήματα. Με την κατάρρευσή του, μπορείτε να δείτε πώς ρέει ένα σύστημα σε ένα άλλο και έτσι σας βοηθά να καθορίσετε πού να βελτιώσετε τις διαδικασίες και πώς να βελτιώσετε άλλους τομείς του οργανισμού.
Ο χάρτης διαδικασίας απαιτεί έρευνα
Ο χάρτης διαδικασίας είναι ένα οπτικό βοήθημα που σας δείχνει πώς γίνεται μια διαδικασία.
Η σύνταξη ενός χάρτη διεργασιών απαιτεί έρευνα, ανοιχτό μυαλό και κριτική σκέψη. Δείτε πώς μπορείτε να προετοιμάσετε έναν χάρτη διεργασιών.
Επιλέξτε ποια διαδικασία χρειάζεστε για να χαρτογραφήσετε. Για παράδειγμα, εάν η εταιρεία σας είναι επιχείρηση παραγγελίας μέσω αλληλογραφίας, ένας χάρτης διεργασιών μπορεί να σας δείξει οπτικά όλα τα βήματα που ακολουθεί τον τρόπο επεξεργασίας μιας παραγγελίας. Επομένως, εάν θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί η διαδικασία παράδοσης, σχεδιάστε το σε ένα χάρτη διεργασιών. Μπορείτε να δείξετε τι συμβαίνει από τη στιγμή που ένας πελάτης καλεί τον αριθμό υπηρεσίας σας και υποβάλλει μια παραγγελία μέχρι τη στιγμή που το πακέτο φτάσει στο κατώφλι του.
Προσδιορίστε τον στόχο σας. Αποφασίσατε σε ποια συγκεκριμένη διαδικασία θα θέλατε να εστιάσετε. Τώρα υπολογίστε ακριβώς τι θα θέλατε ως αποτέλεσμα της μελέτης της συγκεκριμένης διαδικασίας. Για παράδειγμα, θέλετε να μειώσετε τις καθυστερήσεις παράδοσης και να μειώσετε τον χρόνο περιστροφής από 5 ημέρες σε 2; Ή θέλετε να μειώσετε το 20% των διαδικαστικών δαπανών σας; Ένας χάρτης διεργασιών μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε τα κενά.
Συγκεντρώστε την ομάδα που θα σας βοηθήσει να συμπληρώσετε τις λεπτομέρειες του χάρτη διαδικασίας. Στο παραπάνω παράδειγμα, θα χρειαστείτε κάποιον πεπειραμένο για τη διαδικασία τηλεφωνικού κέντρου, τη διαδικασία αποθήκης καθώς και το σύστημα παράδοσης που χρησιμοποιείται.
Προετοιμάστε τα υλικά σας. Θα χρειαστείτε ένα μεγάλο χώρο για να γράψετε, ίσως έναν μαύρο πίνακα, έναν μεγάλο λευκό πίνακα ή φύλλα σύνταξης χαρτιού. Χρησιμοποιήστε μολύβια, γόμες και χρωματιστές πένες. Δημοσίευση ή κολλώδες χαρτί είναι επίσης χρήσιμο για την κάλυψη διαφόρων τμημάτων του χάρτη και τη σύνταξη νέων ιδεών σε αυτόν.
Ξεκινήστε από κάποια γωνία, ή από την κορυφή ή το κάτω μέρος και προχωρήστε. Κάνετε ένα διάγραμμα ροής, επομένως προσέξτε τον χώρο που χρησιμοποιείτε. Ξεκινήστε με το πρώτο βήμα της διαδικασίας μέχρι το τέλος. Ξεκινήστε με μια επιτυχημένη συναλλαγή. Τότε κάντε ένα που δεν είναι.
Τώρα που έχετε το βασικό, αρχίστε να προσθέτετε στον χάρτη διεργασιών σας, τις εναλλακτικές λύσεις. Σε κάθε βήμα, ρωτήστε τον εαυτό σας, τι θα συμβεί εάν αυτό το βήμα αποτύχει και, στη συνέχεια, σχεδιάστε μια ξεχωριστή γραμμή για μια εναλλακτική διαδικασία. Για παράδειγμα, στο παραπάνω παράδειγμα, όταν η παραγγελία έχει δοθεί στην αποθήκη, τι θα συμβεί εάν το προϊόν είναι εκτός αποθεμάτων; Στη συνέχεια, θα πρέπει να συντάξετε ένα νέο διάγραμμα ροής για αυτό το σενάριο που θα βρίσκεται δίπλα στο σενάριο όπου η παραγγελία ολοκληρώθηκε πλήρως και παραδόθηκε.
Να είστε λεπτομερείς σε κάθε πτυχή κάθε διαδικασίας. Ελέγξτε τον χάρτη διεργασιών για να δείτε εάν κάνατε λάθη ή παραλείψατε κάποια βήματα.
Τώρα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως βασικός χάρτης διαδικασίας και να επεξεργαστείτε διαφορετικά σενάρια. Μόλις κάνετε διορθώσεις, γράψτε έναν νέο χάρτη επεξεργασίας της εναλλακτικής σας λύσης και συζητήστε τον με τη διοίκηση.
Ένας χάρτης διεργασιών παρέχει ανεκτίμητη εικόνα για διάφορες διαδικασίες μιας εταιρείας για να την καταστήσει πιο αποτελεσματική και να βελτιώσει την παραγωγικότητα. Μπορεί να χρειαστούν περισσότεροι από ένας χάρτες πριν ολοκληρωθεί ολόκληρη η διαδικασία, αλλά οι πληροφορίες θα πρέπει να αποδειχθούν πιο χρήσιμες.
