Πώς να κάνετε τήρηση βιβλίων για μια μικρή επιχείρηση;

Η τήρηση βιβλίων αποτελεί αναπόσπαστο μέρος κάθε επιχείρησης, μεγάλης ή μικρής κλίμακας. Οι περισσότεροι άνθρωποι τείνουν να αποφεύγουν την ιδέα της τήρησης βιβλίων, πιστεύοντας ότι δεν θα είναι σε θέση να κάνουν τους αριθμούς να προσθέσουν ή να εξισορροπήσουν τα βιβλία. Η απλή αλήθεια του θέματος είναι ότι η σωστή τήρηση βιβλίων μπορεί να συλλαβίσει τη διαφορά μεταξύ επιτυχίας και αποτυχίας. Πολλές φορές, οι επιχειρήσεις είναι περισσότερο παιχνίδι αριθμών - η τήρηση βιβλίων σάς βοηθά να παρακολουθείτε το σκορ από όλες τις απόψεις.

Οι οικονομικές καταστάσεις είναι το κλειδί σε οποιαδήποτε επιχείρηση. Αυτά δεν χρησιμοποιούνται μόνο για φορολογικούς σκοπούς, αλλά σας ενημερώνουν επίσης για την οικονομική υγεία της μικρής επιχείρησής σας. Για τη διατήρηση ακριβών οικονομικών καταστάσεων, πολλοί άνθρωποι προσλαμβάνουν κάποιον για τη διαχείριση αυτών των οικονομικών καταστάσεων - αυτοί είναι οι άνθρωποι που έχουν πάθος για λεπτομέρειες, οι αποτελεσματικοί αριθμοί που μπορούν και θα κάνουν ό, τι μπορούν για να εξισορροπήσουν τα βιβλία. Αν και αυτή είναι μια βιώσιμη επιλογή για εσάς και τη μικρή επιχείρησή σας, είναι μόνο το ήμισυ της ιστορίας. Πρέπει να έχετε κατά νου ότι θα πρέπει να κατανοήσετε στενά τα οικονομικά σας και το χρηματοπιστωτικό σας σύστημα - τελικά, είναι δική σας δουλειά, έτσι δεν είναι;

Έσοδα έναντι εξόδων

Στην απλούστερη, χαμηλότερη μορφή του, η τήρηση βιβλίων είναι απλώς μια σειρά καταχωρίσεων εισοδήματος έναντι εξόδων. Για να ξεκινήσετε, πρέπει να είστε σε θέση να αναπτύξετε ένα σύστημα κατηγοριών - θα πρέπει να ορίσετε συγκεκριμένες κατηγορίες ή τύπους για τα έξοδα και τις αγορές που θα πραγματοποιήσετε. Απλά εξετάστε τους υπάρχοντες λογαριασμούς και εκχωρήστε κατηγορίες. Βοηθητικά προγράμματα όπως το νερό θα είναι εύκολο να αντιστοιχίσετε έναν αριθμό, συμπεριλαμβανομένων άλλων εξόδων, όπως είδη διατροφής. Όταν πηγαίνετε στο σούπερ μάρκετ, το κρέας που αγοράζετε θα έχει ξεχωριστό αριθμό από τα λαχανικά, αλλά και τα δύο εμπίπτουν στη γενική κατηγορία τροφίμων. Τα στεγνά είδη που μπορούν να αγοραστούν στο σούπερ μάρκετ, όπως γυαλιά, πιάτα και σκεύη, μπορούν να ταξινομηθούν σε ξεχωριστό αριθμό για να ξεχωρίσουν τα ξηρά προϊόντα από τα τρόφιμα. Τόσο τα ξηρά είδη όσο και οι αγορές τροφίμων, ωστόσο, εξακολουθούν να υπάγονται στην κατηγορία Supermarket ή Grocery.

Μόλις ρυθμίσετε το σύστημα, ακολουθήστε το. Θα πρέπει να έχετε την πειθαρχία για να παραμείνετε πιστοί στο σύστημα κατηγοριών σας, γιατί εάν δεν το κάνετε, θα καταλήξετε με έναν σωρό άχρηστων αριθμών και δεδομένων.

Στη συνέχεια, θα πρέπει να αφιερώσετε λίγο χρόνο με τον λογιστή σας για τη δημιουργία και τη διαχείριση ενός προγράμματος απόσβεσης. Ένα πρόγραμμα απόσβεσης βασίζεται στην υπόθεση ότι υπάρχουν αγαθά, τα οποία αγοράζετε, που δεν θα αξίζουν την αρχική τιμή μετά από μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο. Για παράδειγμα: εάν αγοράσετε ένα αλυσοπρίονο αξίας 7000 δολαρίων αρχικά και συνήθως θα διαρκέσει για επτά χρόνια, αυτό σημαίνει ότι κάθε χρόνο η αξία του αλυσοπρίονου θα μειωθεί κατά 1000 δολάρια. Η τήρηση αρχείων όπως αυτά σίγουρα θα προχωρήσει πολύ όταν πρόκειται για φορολογικό χρόνο και θα πρέπει να αιτιολογήσετε όλα τα στοιχεία που σκοπεύετε να δηλώσετε ως εξοικονόμηση φόρου.