Έχετε ένα άλλο πρόγραμμα ως αντίγραφο ασφαλείας για να χρησιμεύσετε ως έλεγχος και ισορροπία στο λογισμικό του κύριου καθολικού που σκοπεύετε να επιλέξετε.
Οι χρηματοοικονομικές συναλλαγές απαιτούν λογοδοσία και διαφάνεια. Θα πρέπει να μπορείτε να παρακολουθείτε πόσα ξοδεύετε σε σχέση με το ποσό που κερδίζετε. Χωρίς αυτό το γενικό καθολικό, δεν μπορείτε να προσδιορίσετε εάν κερδίζετε ή όχι. Αυτό θα χρησιμεύσει ως βάση για την οικονομική κατάσταση της εταιρείας σας. Θα παρακολουθεί τα κέρδη, τις απώλειες, τα περιουσιακά στοιχεία, τις υποχρεώσεις σας και όλες τις άλλες χρηματοοικονομικές συναλλαγές που πραγματοποιεί η εταιρεία σας. Αν και αυτό μπορεί να γίνει με οποιοδήποτε απλό πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων όπως το MS Excel, υπάρχουν πολλά προγράμματα, τα οποία μπορούν να ληφθούν ή να αγοραστούν, τα οποία δημιουργήθηκαν ειδικά για την κατασκευή ενός γενικού καθολικού.
Θα χρειαστεί να τοποθετήσετε τα δεδομένα της εταιρείας σας στο λογισμικό. Αυτό θα διασφαλίσει ότι η εταιρεία σας είναι η μόνη που έχει πρόσβαση σε αυτό το συγκεκριμένο λογισμικό και ότι τυχόν δεδομένα εντός θα αποδοθούν μόνο στην εταιρεία σας. Αυτό θα είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ασχολείστε με τράπεζες ή άλλες εταιρείες.
Αφού το κάνετε αυτό, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα γράφημα που θα επισημαίνει τους διαφορετικούς λογαριασμούς της εταιρείας σας. Σε αυτό το βήμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε κατηγοριοποιήσει τα πάντα σωστά. Θα πρέπει να καθορίσετε ποια είναι τα περιουσιακά στοιχεία και οι υποχρεώσεις της εταιρείας σας, να διαφοροποιήσετε τις πηγές εσόδων σας από τα έξοδά σας και να ορίσετε τα κέρδη και τις ζημίες της εταιρείας σας. Αν και αυτό μπορεί να φαίνεται σαν μια αρχικά αποθαρρυντική εργασία, τα περισσότερα λογισμικά συνοδεύονται από δείγματα δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κατανοήσετε καλύτερα το λογισμικό.
Αν θέλετε να έχετε πιο λεπτομερείς και ακριβείς εγγραφές, μπορείτε συνήθως να προσθέσετε δευτερεύοντες λογαριασμούς στο λογισμικό του γενικού καθολικού. Αυτό θα σας επιτρέψει να προσδιορίσετε σε ποια πράγματα μπορείτε να βελτιώσετε περαιτέρω. Για παράδειγμα, αντί να έχετε μόνο ένα στοιχείο γραμμής για "συντήρηση οχήματος", μπορείτε να το χωρίσετε σε μεμονωμένα στοιχεία, όπως "καύσιμα", "επίδομα πληρώματος", "διόδια διοδίων" κ.λπ. Αυτό θα σας βοηθήσει στον οικονομικό σας σχεδιασμό και συναντήσεις προϋπολογισμού αργότερα.
Θα πρέπει να μπορείτε να παρακολουθείτε πόσα ξοδεύετε σε σχέση με το ποσό που κερδίζετε.
Κρατήστε σας πληροφορίες ασφαλείς από την προσθήκη των κωδικών λογαριασμό. Η εταιρεία σας θα μπορεί να παρακολουθεί τις συναλλαγές μέσω της πρόσβασης σε αυτούς τους κωδικούς λογαριασμού. Διαγράψτε τυχόν προκαθορισμένους κωδικούς λογαριασμού από το προεγκατεστημένο λογισμικό: θέλετε τα πράγματα να είναι όσο το δυνατόν πιο ασφαλή όταν το κάνετε αυτό.
Ξεκινήστε εισάγοντας το εναρκτήριο υπόλοιπο για τη χρήση. Αυτό είναι ένα θεμελιώδες βήμα που δεν μπορεί να ξεχαστεί. Θα χρειαστείτε το εναρκτήριο υπόλοιπό σας ως άγκυρα για να προσδιορίσετε εάν η εταιρεία σας αποδίδει ή όχι σημαντικό κέρδος, απώλεια χρημάτων ή απλώς νεκρό. Η ακρίβεια των οικονομικών προβλέψεων για την εταιρεία σας θα εξαρτηθεί από το υπόλοιπο έναρξης.
Έχετε ένα άλλο πρόγραμμα ως αντίγραφο ασφαλείας για να χρησιμεύσετε ως έλεγχος και ισορροπία στο λογισμικό του κύριου καθολικού που σκοπεύετε να επιλέξετε. Είναι καλύτερο να ακολουθήσετε πρώτα μια μη αυτόματη μέθοδο (αν είναι δυνατόν) ενώ ελέγχετε το λογισμικό. Αφού επαληθεύσετε την ακρίβεια και την αξιοπιστία του, και αφού δώσετε στους υπαλλήλους αρκετό χρόνο για να συνηθίσετε το νέο λογισμικό, θα θελήσετε να το εφαρμόσετε όσο πιο γρήγορα μπορείτε.
Ενώ παρακολουθείτε τα βιβλία και τους λογαριασμούς μπορεί να φαίνεται πολύ βαρετή δουλειά, θα πρέπει να τηρήσετε. Χωρίς αυτό, δεν υπάρχει τρόπος να παρακολουθείτε τα περιθώρια κέρδους της εταιρείας σας, ούτε μπορείτε να κάνετε ακριβή οικονομική ανάλυση ή προβλέψεις σχετικά με την κατάσταση της εταιρείας σας.
