Όταν γράφετε ένα γράμμα πρόθεσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει με σαφήνεια τους στόχους σας.
Η σύνταξη επιστολής προθέσεων προκύπτει από την ανάγκη υποβολής πρότασης σε άλλη ομάδα ή άτομο. Οι επιστολές προθέσεων γράφονται συνήθως για σκοπούς που σχετίζονται με επιχειρήσεις, εκπαιδευτικές προτάσεις, επιχορηγήσεις και άλλους τύπους συμφωνιών. Οι επιστολές προθέσεων αναφέρονται επίσης συνήθως ως μνημόνιο ή επιστολή ενδιαφέροντος. Με απλά λόγια, μια επιστολή προθέσεων γράφεται για να εκφράσει την πρόθεσή σας να επιδιώξετε ένα συγκεκριμένο έργο ή πρόταση. Μια επιστολή προθέσεων πρέπει να γραφτεί καλά, ώστε τα εμπλεκόμενα μέρη να το ενδιαφέρουν. Εάν σκοπεύετε να γράψετε μια επιστολή προθέσεων, απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Χρησιμοποιήστε μια τυπική διάταξη. Ξεκινήστε την επιστολή προθέσεων σας με τίτλο με επίσημο θέμα. Χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από τα πρότυπα που παρέχονται σε πολλά προγράμματα επεξεργασίας κειμένου. Προσθέστε την ημερομηνία και τοποθετήστε την στην επάνω αριστερή γωνία του γράμματός σας.
Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση. Τρία κενά κάτω από την ημερομηνία, πρέπει να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη, με τον ίδιο τρόπο που θα το εισαγάγατε σε ένα φάκελο. Βεβαιωθείτε ότι ευθυγραμμίζετε όλες τις γραμμές προς τα αριστερά για τακτοποιημένη εμφάνιση. Δύο κενά κάτω από τη διεύθυνση, πληκτρολογήστε "Re: Letter of Intent" στο κενό. Αυτό δείχνει τον σκοπό και το αντικείμενο της επιστολής. Αυτό είναι χρήσιμο για όσους κάνουν σάρωση με πολλά γράμματα σε μια μέρα. Εάν βάλετε το θέμα αμέσως μετά το όνομα του παραλήπτη, αυτό επιτρέπει στον αναγνώστη να γνωρίζει αμέσως τι είναι το γράμμα και μπορεί να το δώσει προτεραιότητα ανάλογα.
Γράψτε το σώμα της επιστολής. Μετά από ένα σεβαστό χαιρετισμό, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να γράφετε το πραγματικό σώμα της επιστολής. Ο στόχος σας εδώ είναι να είστε όσο το δυνατόν πιο ξεκάθαροι και συνοπτικοί. Φυσικά, πρέπει πρώτα να εισαγάγετε τον εαυτό σας και να αναφέρετε μια περίληψη των προθέσεων ή του ενδιαφέροντός σας. Θα πρέπει να μπορείτε να το επιτύχετε στις πρώτες γραμμές της επιστολής. Αφού ολοκληρώσετε τις απαιτούμενες εισαγωγές, μπορείτε στη συνέχεια να μιλήσετε λεπτομερώς για την πρόταση, αναφέροντας τις οδηγίες σας και διάφορες σκέψεις στην πρόταση ή το έργο. Εάν υπάρχουν συγκεκριμένες οδηγίες που θέλετε να δώσετε όσον αφορά την απάντηση στην επιστολή, μπορείτε επίσης να την γράψετε εδώ.
Εάν σκοπεύετε να γράψετε μια επιστολή προθέσεων, απλώς ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
Τερματισμός με σεβασμό. Μόλις δηλώσετε όλες τις λεπτομέρειες που θέλετε να μεταδώσετε, θα πρέπει να τερματίσετε την επιστολή σας με σεβασμό. Δηλώστε την ευγνωμοσύνη σας για τον χρόνο του παραλήπτη και ολοκληρώστε με ένα "Ειλικρινά" και το πλήρες όνομά σας. Θα πρέπει επίσης να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας μετά το όνομά σας, ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας εύκολα σε περίπτωση που πρέπει να διευκρινίσουν μερικά σημεία στην επιστολή σας.
Εκτυπώστε το γράμμα. Θα πρέπει να έχετε ένα επιστολόχαρτο που να αντιπροσωπεύει την εταιρεία ή τον όμιλο στον οποίο στέλνετε την επιστολή εκ μέρους του. Πάρτε ένα φύλλο σταθμισμένου χαρτιού, εκτυπώστε το γράμμα σας και υπογράψτε πάνω από το όνομά σας. Βεβαιωθείτε ότι έχετε διορθώσει την επιστολή σας πριν την αποστείλετε στις επαφές σας. Βεβαιωθείτε ότι όλα τα ονόματα είναι γραμμένα σωστά.
Όταν γράφετε ένα γράμμα πρόθεσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει με σαφήνεια τους στόχους σας. Μην επιχειρήσετε να γράψετε ευχάριστες λέξεις και επίθετα, νομίζοντας ότι θα εντυπωσιάσει τον παραλήπτη. Απλώς δηλώστε τις προθέσεις σας με πραγματικό τρόπο, ώστε όλα να ξεκαθαριστούν ξεκάθαρα για το κοινό σας.
