Εάν είστε νέοι στο Διαδίκτυο, ίσως είστε έτοιμοι να απολαύσετε μερικές από τις πιο απλές απολαύσεις που έχετε στη διάθεσή σας. Μία από αυτές τις απλές απολαύσεις και η πιο εύκολα διαθέσιμη είναι το email.
Η ακρόαση του κουδουνίσματος "Έχετε email" ή βλέποντας τον αριθμό δίπλα στα εισερχόμενά σας και γνωρίζοντας ότι έχετε αλληλογραφία από φίλους, συγγενείς ή συνεργάτες μπορεί να είναι αρκετά συναρπαστικό στην αρχή. Ωστόσο, εάν είστε περίεργοι για θέματα εθιμοτυπίας, μπορεί να αισθανθείτε απώλεια.
Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει πώς να έχετε καλή εθιμοτυπία email σε μερικά εύκολα βήματα.
- Σκεφτείτε το άτομο που στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, προτού αρχίσετε να πληκτρολογείτε. Είναι πολύ εύκολο να μπεις στο Internet Language Trap. Πράγματα όπως LOL, LMAO, BTW, IMO, BRB και άλλα ακρωνύμια θα γίνουν κοινά μέρη της συνομιλίας σας. Ωστόσο, αυτοί οι όροι δεν θα εκτιμηθούν σε κάθε email που στέλνετε.
Έχοντας μια ιδέα για το ποιος στέλνετε email και τι σκοπεύετε να πείτε, θα σας υπενθυμίσει να διατηρήσετε αυτόν τον επαγγελματικό τόνο όταν χρειάζεται. Θα σας επιτρέψει επίσης να απεικονίσετε έναν φιλικό και προσωπικό τόνο στο γράμμα είτε στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν επιχειρηματικό συνεργάτη και απευθύνετέ τους στο όνομα ή σε κάποιο μέλος της οικογένειας που καλείτε με το ψευδώνυμο που τους δώσατε χρόνια πριν.
- Διατηρήστε το email σας απλό και στο σημείο. Εάν στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον, χειριστείτε το όπως θα κάνατε αν μιλούσατε μαζί του στο τηλέφωνο. Πείτε αυτά που πρέπει να τους πείτε, ελέγξτε για λάθη γραμματικής και ορθογραφίας και, στη συνέχεια, στείλτε το email.
Εάν απαντάτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, πείτε τι χρειάζεστε, απαντήστε σε τυχόν ερωτήσεις και προσπαθήστε να μείνετε όσο το δυνατόν πιο κοντά στο θέμα. Ένα περιεκτικό email θα είναι ευανάγνωστο. Εάν απαιτείται απάντηση, ο παραλήπτης δεν θα έχει κανένα πρόβλημα να απαντήσει σε τυχόν ερωτήσεις ή σχόλια που έχετε κάνει.
Να θυμάστε ότι αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εξακολουθούν να σας αντιπροσωπεύουν, όπως ένα παραδοσιακό ταχυδρομικό γράμμα ή ένα τηλεφώνημα που θα σας εκπροσωπούσε. Ακριβώς επειδή ένα άτομο δεν μπορεί να σας δει, δεν σημαίνει ότι δεν μπορεί να σχηματίσει γνώμη για την ευφυΐα και την κοινή λογική σας βάσει του email σας.
- Πάντα να ελέγχετε την ορθογραφία και τα σημεία στίξης πριν από την αποστολή. Τίποτα δεν είναι πιο δύσκολο να διαβαστεί από ένα μήνυμα που δεν ήταν ξεκάθαρα δακτυλογραφημένο ή ελεγμένο για τυχόν γραμματική και ορθογραφικά λάθη.
Πώς θα αισθανόσασταν εάν λάβατε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είχε πολλές ορθογραφικές λέξεις και δεν χρησιμοποιήθηκαν τελείες σε ολόκληρο το email; Πιθανότατα δεν θα σας άρεσε. Εάν συμβαίνει αυτό, θυμηθείτε ότι στέλνοντας ένα τέτοιο γράμμα κάνετε τον εαυτό σας να φαίνεται ατημέλητος και αμόρφωτος. Εκτός αυτού, η πλειοψηφία των προγραμμάτων email σήμερα έρχεται με ορθογραφικό έλεγχο σε αυτά. Θα πρέπει να μπορείτε να ελέγχετε την ορθογραφία σας χωρίς πρόβλημα.
Εάν χρειάζεστε βοήθεια με τη γραμματική σας, μπορείτε εύκολα να επικολλήσετε το κείμενό σας στο Microsoft Word ή σε άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου για να ελέγξετε τη γραμματική σας πριν από την αποστολή του email σας.
- Εάν απαντάτε σε email, απαντήστε σε εύλογο χρονικό διάστημα. Αυτή είναι μια κοινή ευγένεια περισσότερο από οτιδήποτε άλλο. Εάν στείλατε email σε κάποιον και τους ρωτήσατε κάτι, ελπίζετε να λάβετε ένα email πίσω σε εύλογο χρονικό διάστημα.
Πρέπει να θυμάστε ότι όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να απαντήσετε όσο το δυνατόν γρηγορότερα και αποτελεσματικότερα. Η πλειοψηφία των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαρκεί μόνο λίγη ώρα, οπότε δεν υπάρχει κανένας λόγος να αφήσετε ένα email στα εισερχόμενά σας για μέρες πριν φτάσετε σε αυτό.
Μια καλή πρακτική που πρέπει να ακολουθήσετε είναι να ελέγξετε και να απαντήσετε σε ό, τι email σας περιμένει μόλις φτάσετε στο Διαδίκτυο και μόλις το βγείτε. Αν θέλετε να το ελέγξετε πολλές φορές ενώ είστε συνδεδεμένοι, αυτό είναι καλό, αλλά πάντοτε ακολουθείτε την πρακτική τουλάχιστον να το ελέγχετε όταν συνδέεστε και όταν αποσυνδέεστε.
- Μην προωθείτε αστεία και αλυσίδες. Όσο δελεαστικό μπορεί να σας φαίνεται, θα είναι πολύ ενοχλητικό για τους άλλους. Ανεξάρτητα από το τι λέει μια αλυσίδα, μπορείτε να υποθέσετε ότι δεν είναι αλήθεια.
Κανείς δεν πρόκειται να πάρει ένα δωρεάν ταξίδι στο Disney World, έναν δωρεάν υπολογιστή ή να σώσει μια ζωή επειδή στείλατε το email του. Όχι μόνο ψεύδονται αυτά τα αλυσίδες, αλλά ενοχλούν τους ανθρώπους σε όλο τον κόσμο. Μην προσθέσετε στην ενόχληση συνεχίζοντας την αλυσίδα.
Εάν αισθάνεστε την ανάγκη να στείλετε αστεία, πρέπει να ρωτήσετε τους ανθρώπους προτού τους στείλετε αυτό το είδος υλικού. Μερικά άτομα θα καλωσορίσουν αστεία στα εισερχόμενα και άλλα όχι. Είναι πάντα ευγενικό να ανακαλύπτετε την προτίμηση ενός ατόμου προτού λάβετε την απόφαση για αυτά.
- Πάντα διαβάζετε το γράμμα σας πριν το στείλετε. Αυτό θα διαρκέσει μόνο λίγα λεπτά και θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει μεγάλη επιδείνωση στο τέλος. Διαβάζοντας την επιστολή σας την τελευταία φορά πριν την στείλετε θα σας επιτρέψει να ελέγξετε για τυχόν ορθογραφικά λάθη χειροκίνητα. Θα έχετε επίσης την ευκαιρία να μετρήσετε τον τόνο του email σας.
Δυστυχώς, επειδή δεν μπορείτε να δείτε σε ποιον πληκτρολογείτε, δεν μπορείτε να βασιστείτε στη γλώσσα του σώματος όταν μιλάτε. Πολλοί άνθρωποι διαβάζουν πράγματα και μπορούν να πάρουν τη λάθος ιδέα. Διαβάζοντας το email σας, θα έχετε την ευκαιρία να λάβετε μια αμερόληπτη γνώμη για το τι πιστεύει ότι εννοεί το άτομο που το διαβάζει, ακόμα κι αν δεν το εννοούσατε.
Εάν δείτε κάτι που θα μπορούσε να προκαλέσει πιθανά προβλήματα, μπορείτε να τα διορθώσετε πριν τα στείλετε ή να τα αφαιρέσετε αν νομίζετε ότι δεν είναι σημαντικά.
