Πώς να εργαστείτε με μακροεντολές στο Microsoft Word;

Σκεφτείτε τις μακροεντολές ως μια συντόμευση που θα κάνει την επαναλαμβανόμενη διαδικασία πιο γρήγορη σε πολλά άλλα έγγραφα. Το εργαλείο μακροεντολών στο Microsoft Word εξοικονομεί πολύ χρόνο και προσπάθεια αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες και μορφοποιώντας ένα έγγραφο. Αυτά είναι μερικά βήματα για τον τρόπο εργασίας με μακροεντολές με τα έγγραφά σας στο Microsoft Word.

1. Παρατηρήστε πώς εργάζεστε με το microsoft word. Πρώτα παρατηρήστε πώς εργάζεστε με ένα συγκεκριμένο έργο στο Microsoft Word. Ελέγξτε για τα στυλ μορφοποίησης, τη γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται, το μέγεθος της γραμματοσειράς, τον τρόπο ευθυγράμμισης του περιεχομένου αριστερά, μεσαία ή δεξιά. Τα δεδομένα ενδέχεται να έχουν παραγγελθεί ή μη ταξινομημένες λίστες που εμφανίζονται σε όλα τα έγγραφα, επομένως λάβετε υπόψη τον τρόπο εμφάνισής τους. Για παράδειγμα, εάν γράφετε άρθρα με συγκεκριμένη μορφή, όλες οι λεπτομέρειες μορφοποίησης θα επαναληφθούν σε όλα τα ακόλουθα άρθρα, γεγονός που καθιστά τη μακροεντολή ένα εύχρηστο εργαλείο για να το χρησιμοποιήσετε. Εάν μορφοποιείτε χειροκίνητα αυτά τα άρθρα, οι μακροεντολές μπορούν σίγουρα να κάνουν τη δουλειά σας ευκολότερη. Μετά τη μελέτη πώς εργάζεστε με το έργο, μπορείτε τώρα να αξιολογήσετε τη σειρά μορφοποίησης ή διαδικασίας και να σκεφτείτε ποια μέρη της διαδικασίας μπορείτε να αναδιατάξετε για να κάνετε τη διαδικασία πιο απλή. Μόλις καθορίσετε την παραγγελία, μπορείτε τώρα να αρχίσετε να σχεδιάζετε τη μακροεντολή.
2. Σχέδιο για τη μακροεντολή. Λαμβάνοντας τη σειρά της μορφοποίησης ή της διαδικασίας που πηγαίνει στο έργο σας, μπορείτε να εξασκήσετε την πραγματική διαδικασία. Ξεκινήστε από την κορυφή μορφοποιώντας τον τύπο γραμματοσειράς, το μέγεθος της γραμματοσειράς, χρώμα γραμματοσειράς, τα περιγράμματα και, στη συνέχεια, συνεχίστε με την ευθυγράμμιση της επικεφαλίδας, το μέγεθος της γραμματοσειράς, το χρώμα της γραμματοσειράς και εάν πρέπει να είναι έντονη, υπογραμμισμένη ή πλάγια. Θα πρέπει να επιστρέψετε στην αρχική μορφή του περιεχομένου μετά τη ρύθμιση της επικεφαλίδας. Χρησιμοποιήστε το πλήκτρο enter και το πλήκτρο διαστήματος για να δημιουργήσετε κενά μεταξύ γραμμών και εντός προτάσεων. Εάν έχετε παραγγείλει λίστες, μορφοποιήστε τις με τους αριθμούς ή τα γράμματα. Μπορείτε να έχετε επιπλέον αριθμούς ή γράμματα και να διαγράψετε αυτούς που δεν θα χρησιμοποιείτε ενώ εργάζεστε στο έργο σας. Στο τέλος του περιεχομένου ίσως χρειαστεί να βάλετε στοιχεία επικοινωνίας ή οποιαδήποτε πληροφορία σχετικά με τον εαυτό σας. Εξασκηθείτε σε όλη τη διαδικασία έως ότου είστε αρκετά άνετοι για να ξεκινήσετε την εγγραφή χωρίς λάθη.

   

3. Καταγράψτε τη μακροεντολή. Όταν είστε έτοιμοι να κάνετε εγγραφή, μεταβείτε στη γραμμή εργασιών στο Microsoft Word και κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μακροεντολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μακροεντολές. Στον πίνακα "Μακροεντολές" μεταβείτε στην επιλογή "Μακροεντολές σε:" και επιλέξτε Εντολές Word και, στη συνέχεια, μετακινηθείτε για την εντολή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Εάν δεν βρείτε αυτό που χρειάζεστε για το έργο σας, κλείστε τον πίνακα και κάντε κλικ στο μενού Εργαλεία για άλλη μια φορά και τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τις μακροεντολές και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή "Εγγραφή νέας μακροεντολής". Στον πίνακα Record Macro επιλέξτε ένα όνομα για τη μακροεντολή, ίσως χρειαστεί να βάλετε το όνομα μετά τη λέξη Μακροεντολή. Στη συνέχεια, επιλέξτε πού να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή - μπορείτε απλώς να την αποθηκεύσετε σε Όλα τα Έγγραφα, ώστε να είναι εύκολο να βρείτε αργότερα. Μόλις είστε έτοιμοι, κάντε κλικ στο κουμπί OK και ξεκινήστε τη διαδικασία που ασκήσατε νωρίτερα. Θα παρατηρήσετε ένα μικρό πλαίσιο με κουμπί παύσης και διακοπής, αυτό σημαίνει ότι έχει ξεκινήσει την εγγραφή της μακροεντολής σας. Στη συνέχεια, όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, μπορείτε να σταματήσετε την εγγραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί διακοπής.
4. Εκτελέστε τη μακροεντολή. Όταν πρέπει να εκτελέσετε τη μακροεντολή που δημιουργήσατε, ανοίξτε ένα νέο έγγραφο και μεταβείτε στο μενού Εργαλεία, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μακροεντολή και, στη συνέχεια, επιλέξτε Μακροεντολές. Στον πίνακα "Μακροεντολές" επιλέξτε το όνομα που αποθηκεύσατε για τη μακροεντολή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Εκτέλεση. Η μακροεντολή θα διαμορφώσει το έγγραφο για εσάς.

Η χρήση μακροεντολών στο Microsoft Word διευκολύνει την εργασία σας καθώς καταγράφει τις συγκεκριμένες διαδικασίες σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τις προκαθορισμένες εντολές σε μακροεντολές για τα έγγραφά σας.