Το QuickBooks είναι λογιστικό λογισμικό για επιχειρήσεις που αναπτύχθηκε από την Intuit. Πολλοί ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση αυτής της εφαρμογής, ειδικά εκείνων που δεν έχουν τόσο μεγάλο υπόβαθρο στη λογιστική. Το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να βοηθά στη διαχείριση επιχειρηματικών λογαριασμών, τόσο από μεμονωμένους χρήστες όσο και από ομάδες. Η ομαδική πρόσβαση γίνεται μέσω της λειτουργίας που ονομάζεται Multi User Mode. Δείτε πώς λειτουργεί η λειτουργία πολλαπλών χρηστών.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να εξεταστεί θα ήταν ο αριθμός των υπολογιστών που θα χρησιμοποιήσουν την εφαρμογή. Ας πούμε ότι θα υπάρχουν 3 άτομα που θα έχουν πρόσβαση στα QuickBooks από τους δικούς τους σταθμούς εργασίας. Στη συνέχεια θα πρέπει να αγοράσετε είτε 3 εκδόσεις ενός χρήστη είτε 1 έκδοση πολλαπλού χρήστη.
Μεταβίβαση διαχειριστικών δικαιωμάτων
Όταν δημιουργείτε ένα αρχείο για κοινή χρήση με άλλα άτομα, εσείς, ο δημιουργός, γίνεται αυτόματα διαχειριστής του αρχείου. Για να έχουν πρόσβαση άλλοι χρήστες σε αυτό το αρχείο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι είναι αποθηκευμένο ή αποθηκευμένο σε διακομιστή στον οποίο έχουν πρόσβαση οι άλλοι χρήστες. Ο διαχειριστής έχει το προνόμιο να έχει πρόσβαση σε όλες τις περιοχές του αρχείου. Αυτός ή αυτή είναι επίσης ο υπεύθυνος για την πρόσβαση σε όλους τους άλλους χρήστες. Σε περίπτωση που θέλετε να μεταβιβάσετε δικαιώματα διαχειριστή, φροντίστε να ορίσετε ένα αξιόπιστο και αξιόπιστο άτομο, κάποιον ικανό στο λογισμικό για καλό μέτρο.
Για να έχετε πρόσβαση στα QuickBooks σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών, ο πρώτος χρήστης που ανοίγει ένα αρχείο πρέπει να καθορίσει ότι η εφαρμογή βρίσκεται σε αυτήν τη λειτουργία. Αυτό γίνεται απλά επιλέγοντας «Αρχείο» και μετά «Μετάβαση σε λειτουργία πολλών χρηστών». Στη συνέχεια, η γραμμή τίτλου QuickBooks θα δείξει ότι βρίσκεστε ήδη σε αυτήν την κατάσταση και ότι άλλοι χρήστες που θα έχουν πρόσβαση στο αρχείο θα είναι επίσης αυτόματα σε λειτουργία πολλαπλών χρηστών. Εάν ένας χρήστης σκοπεύει να ανοίξει το αρχείο σε λειτουργία μεμονωμένου χρήστη, τότε όλοι οι άλλοι που έχουν πρόσβαση στο αρχείο θα πρέπει να το κλείσουν και, στη συνέχεια, ένας χρήστης θα πρέπει να συνεχίσει και να κάνει κλικ στο «Αρχείο» και στη συνέχεια «Μετάβαση σε λειτουργία μεμονωμένου χρήστη».
Λειτουργία πολλαπλών χρηστών
Η λειτουργία πολλαπλών χρηστών δεν εμποδίζει έναν τρέχοντα χρήστη να εργαστεί σε ένα αρχείο. Άλλοι χρήστες μπορούν ακόμα να ανοίξουν και να διαβάσουν το αρχείο ενώ κάνετε ταυτόχρονα αλλαγές σε αυτό. Σε τέτοιες περιπτώσεις, τα QuickBooks κλειδώνουν αυτόματα τη συναλλαγή αποκλειστικά για εσάς. Οι άλλοι χρήστες θα ειδοποιηθούν ότι εργάζεστε στο αρχείο και η γραμμή τίτλου θα εμφανίζει «Επεξεργασία συναλλαγής».
Τα QuickBooks μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε μεμονωμένα αναφορές, τιμολόγηση και άλλες εργασίες οικονομικής διαχείρισης. Αλλά περισσότερο από αυτό, η εφαρμογή μπορεί επίσης να απλοποιήσει το συντονισμό της ρουτίνας εργασίας στη μικρή επιχείρησή σας με αποτέλεσμα ταχύτερες και ομαλότερες λειτουργίες. Αυτό θα σας δώσει περισσότερο χρόνο να επικεντρωθείτε στις πιο ζωτικές ανησυχίες της επιχείρησής σας.
