Τουλάχιστον το δωρεάν λογισμικό μισθοδοσίας πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων, να χρησιμοποιεί κάποια μορφή ελέγχου πρόσβασης χρήστη και να διαθέτει δυνατότητες ασφάλειας δικτύου.
Το ελεύθερο λογισμικό έχει συνήθως λιγότερες δυνατότητες από το αντίστοιχο επί πληρωμή. Αλλά κανείς δεν πρέπει να βασίζεται πάρα πολύ σε τέτοιες γενικεύσεις. Με μια δίκαιη ανάλυση των αναγκών σας και τι έχει να προσφέρει ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα, θα μπορούσατε να ανακαλύψετε ότι η δωρεάν εφαρμογή θα ήταν τελικά μια καλή επιλογή. Μια επιχείρηση μικρής κλίμακας, για παράδειγμα, που έχει μια απλή δομή αμοιβών, μπορεί να μηχανογραφήσει τις διαδικασίες μισθοδοσίας της χωρίς να χρειάζεται να επενδύσει σε λογισμικό μισθοδοσίας. Εδώ είναι μερικά από τα πράγματα που πρέπει να αναζητήσετε και να αναλύσετε σε δωρεάν λογισμικό μισθοδοσίας.
Αξιολογήστε τα πεδία εισαγωγής της εφαρμογής και τις επιλογές μενού. Το πρόγραμμα θα πρέπει να έχει πεδία εισαγωγής και επιλογές μενού που περιλαμβάνουν διάφορες πτυχές των αποδοχών μισθοδοσίας, όπως κανονικές ώρες επί πληρωμή, ώρες υπερωριών, ώρες βάσει έργου, αμειβόμενα φύλλα διακοπών και άρρωστα φύλλα. Θα πρέπει να είναι σε θέση να απαριθμεί τα δεδουλευμένα φύλλα και να δίνει υπόλοιπο σε κάθε περίοδο πληρωμής. Εάν η εταιρεία σας έχει διαφορετικούς τύπους αμοιβών για διάφορες ομάδες υπαλλήλων - ωριαία, εβδομαδιαία, δύο εβδομάδες, με βάση προμήθειες κ.λπ., τότε θα πρέπει να είναι σε θέση να τα χειριστεί επίσης.
Αξιολογήστε τις δυνατότητες υπολογισμού του. Υπάρχουν πολλοί υπολογισμοί που εμπλέκονται στην επεξεργασία μισθοδοσίας, μεταξύ των οποίων και οι παρακρατήσεις. Το λογισμικό πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται την ασφάλιση υγείας και οδοντιατρικής περίθαλψης, την κοινωνική ασφάλιση και τα δάνεια εργαζομένων. Θα πρέπει ιδίως να είναι σε θέση να παρακολουθεί τον ομοσπονδιακό και κρατικό φόρο εισοδήματος.
Αναζητήστε αυτοματοποιημένες διαδικασίες. Η ηλεκτρονική πληρωμή φόρων, η υποβολή δηλώσεων φόρου εισοδήματος και οι άμεσες καταθέσεις σε τραπεζικούς λογαριασμούς υπαλλήλων είναι μερικές από τις αυτοματοποιημένες λειτουργίες πληρωμής και αρχειοθέτησης για τις οποίες μπορούν να καταβάλουν το λογισμικό μισθοδοσίας. Δεν είναι τόσο απομακρυσμένη η δυνατότητα ότι τέτοιες δυνατότητες μπορούν επίσης να βρεθούν στο δωρεάν λογισμικό μισθοδοσίας. Ακόμη και η κατοχή μόνο μιας από αυτές τις λειτουργίες θα ήταν ήδη ένα σημαντικό βήμα στην αυτοματοποίηση εργασιών μισθοδοσίας.
Εδώ είναι μερικά από τα πράγματα που πρέπει να αναζητήσετε και να αναλύσετε σε δωρεάν λογισμικό μισθοδοσίας.
Ελέγξτε εάν το λογισμικό υποστηρίζει σχετικές φόρμες και μπορεί να δημιουργήσει αναφορές. Ομοσπονδιακό W-4, I-9. Εγγραφή εργοδότη, Εγγραφή νέας μίσθωσης - αυτές είναι μόνο μερικές από τις φόρμες που εμπλέκονται στην επεξεργασία μισθοδοσίας. Ένα χρήσιμο λογισμικό μισθοδοσίας θα πρέπει να μπορεί τουλάχιστον να προσφέρει ηλεκτρονικά ή να εκτυπώνει αντίγραφα τέτοιων εντύπων. Θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να δημιουργήσει τις κατάλληλες αναφορές έτσι ώστε η διαδικασία να είναι καλά τεκμηριωμένη.
Κρίνετε την ασφάλεια του λογισμικού. Το λογισμικό μισθοδοσίας, δωρεάν ή πληρωμένο, χειρίζεται απαραίτητα πολλά προσωπικά στοιχεία υπαλλήλων. Ανεξάρτητα από το ποιες άλλες δυνατότητες μπορεί να έχει η εφαρμογή, η ασφάλεια πρέπει να είναι η πρώτη. Τουλάχιστον το δωρεάν λογισμικό μισθοδοσίας πρέπει να είναι σε θέση να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας δεδομένων, να χρησιμοποιεί κάποια μορφή ελέγχου πρόσβασης χρήστη και να διαθέτει δυνατότητες ασφάλειας δικτύου.
Ορισμένοι τίτλοι λογισμικού μισθοδοσίας έχουν δωρεάν ή δοκιμαστικές εκδόσεις με δοκιμαστικές περιόδους που διαρκούν συνήθως 30 ημέρες. Αυτό επιτρέπει στους πελάτες να αξιολογήσουν την εφαρμογή και να τους βοηθήσουν να λάβουν μια καλύτερη επενδυτική απόφαση.
