Η αυτόματη υπογραφή email είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείξετε την προσωπικότητά σας ή να κάνετε τα email σας να φαίνονται πιο επαγγελματικά χρησιμοποιώντας επιχειρηματικές υπογραφές.
Όπως και στην πραγματική ζωή, οι άνθρωποι αρέσει να υπογράφουν τα μηνύματα email τους με εικονικές υπογραφές. Στις περισσότερες εφαρμογές επεξεργασίας αλληλογραφίας, υπάρχουν πραγματικά επιλογές που θα σας επιτρέψουν να αυτοματοποιήσετε τις υπογραφές σας, έτσι ώστε κάθε μήνυμα στο οποίο λαμβάνετε ή απαντάτε να έχει αυτόματα την υπογραφή σας σε αυτό. Η αυτόματη υπογραφή email είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να δείξετε την προσωπικότητά σας ή να κάνετε τα email σας να φαίνονται πιο επαγγελματικά χρησιμοποιώντας επιχειρηματικές υπογραφές. Δείτε πώς.
Βρείτε την αυτόματη υπογραφή. Αναζητήστε τη λειτουργία αυτόματης υπογραφής στο πρόγραμμα διαχείρισης αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Outlook, μπορείτε να βρείτε τη λειτουργία αυτόματης υπογραφής στην καρτέλα Ρύθμιση αλληλογραφίας. Στην καρτέλα, θα δείτε μια ενότητα που ονομάζεται Μορφή αλληλογραφίας. Επιλέξτε τη μορφή ώστε να μπορείτε να επιλέξετε τις Επιλογές Υπογραφών. Εάν χρησιμοποιείτε άλλες εφαρμογές αλληλογραφίας, μπορείτε να ελέγξετε τον ιστότοπο του κατασκευαστή. Ελέγξτε τη σελίδα "Συχνές ερωτήσεις" για να δείτε πού βρίσκεται η λειτουργία αυτόματης υπογραφής στην εφαρμογή σας.
Δημιουργία νέας υπογραφής. Στην καρτέλα Αυτόματη υπογραφή, επιλέξτε το κουμπί "Νέο" για να δημιουργήσετε μια νέα υπογραφή. Στην υπογραφή, μπορείτε να επεξεργαστείτε την οπτική εμφάνιση της υπογραφής, όπως τις γραμματοσειρές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την υπογραφή σας, το μέγεθος της γραμματοσειράς, το χρώμα της υπογραφής και άλλες λεπτομέρειες μορφοποίησης.
Αναζητήστε τη λειτουργία αυτόματης υπογραφής στο πρόγραμμα διαχείρισης αλληλογραφίας που χρησιμοποιείτε.
Μορφοποίηση της υπογραφής σας. Ο τρόπος παρουσίασης της υπογραφής σας εξαρτάται από τον τρόπο με τον οποίο θα το χρησιμοποιήσετε. Για τα συνηθισμένα προσωπικά email, μπορείτε να δημιουργήσετε μια απλή υπογραφή που θα επισυνάπτεται αυτόματα στα μηνύματα email σας. Μπορείτε ακόμη και να προσθέσετε μια σύντομη σημείωση, όπως "Φροντίστε" ή "Με εκτίμηση". Για επιχειρηματικά μηνύματα, από την άλλη πλευρά, θα χρειαστεί να δημιουργήσετε μια άλλη υπογραφή που θα χρησιμοποιεί πιο κομψές και εκλεπτυσμένες γραμματοσειρές και θα περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησής σας, τα στοιχεία επικοινωνίας, τη διεύθυνση της επιχείρησης και ακόμη και το λογότυπο της εταιρείας σας, εάν το πρόγραμμα η χρήση το επιτρέπει.
Επιλέγοντας πότε θα χρησιμοποιήσετε την υπογραφή. Στη συνέχεια, επιλέξτε πώς θέλετε να χρησιμοποιηθεί η υπογραφή. Υπάρχουν ορισμένα προγράμματα που θα επισυνάψουν αυτόματα την υπογραφή, αλλά μπορείτε επίσης να καθορίσετε τις περιπτώσεις όταν θέλετε το πρόγραμμα να επισυνάψει τις υπογραφές. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε τις υπογραφές που θα επισυνάπτονται μόνο σε μηνύματα email που έχετε συνθέσει εσείς ή σε μηνύματα email στα οποία απαντάτε. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε μια επιλογή που θα σας ρωτήσει τι τύπο υπογραφής θα χρησιμοποιήσετε, εάν έχετε περισσότερα από ένα πρότυπα υπογραφής που χρησιμοποιούνται.
Βεβαιωθείτε ότι έχετε περιορίσει τις πληροφορίες που υπάρχουν στην υπογραφή σας. Για παράδειγμα, η προσωπική σας διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια μεγάλη λίστα αλληλογραφίας ατόμων που δεν γνωρίζετε απαραίτητα από πρώτο χέρι. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει ξανά την υπογραφή σας πριν αποθηκεύσετε το πρότυπο. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να συνειδητοποιήσετε ότι το όνομά σας ήταν γραμμένο λάθος στην αυτόματη υπογραφή που συνοδεύει κάθε email που κάνετε.
