Πώς να γράψετε επαγγελματικά email: σωστή μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις;

Η έλευση του Διαδικτύου έχει κάνει τις επιχειρηματικές επικοινωνίες ευκολότερες, ταχύτερες και πιο αποτελεσματικές. Ωστόσο, η ευκαιρία για κατάχρηση και κατάχρηση e-mail είναι άφθονη. Μια επιχειρησιακή ηλεκτρονική επικοινωνία πρέπει να περιέχει τα τυπικά στοιχεία μιας έντυπης επιχειρηματικής επιστολής: χαιρετισμό, σώμα και κλείσιμο.

Σκεφτείτε τους ακόλουθους κανόνες εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πριν γράψετε ένα επαγγελματικό email.

1. Να είστε επαγγελματίας. Ακριβώς επειδή γράφετε ένα ηλεκτρονικό μήνυμα και όχι μια γραπτή επιστολή δεν σημαίνει ότι η επικοινωνία σας δεν πρέπει να είναι εξίσου επαγγελματική. Αντισταθείτε στην επιθυμία να είστε υπερβολικά περιστασιακοί. Εάν δεν γνωρίζετε τον ανταποκριτή σας, απευθυνθείτε στον κ. Ή κα (ή Δρ.). Χρησιμοποιήστε την ίδια γλώσσα που θα χρησιμοποιούσατε σε μια τυπική επαγγελματική επιστολή. Χρησιμοποιήστε τη σωστή μορφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επιχειρήσεις. Μπορεί να είναι παρόμοιο με εκείνο που χρησιμοποιείται στις επαγγελματικές επιστολές. Αποφύγετε αργά ή απρόσκοπτα κατασκευασμένες προτάσεις.
2. Να είστε συνοπτικοί. Θυμηθείτε ότι ο αναγνώστης σας έχει πιθανώς δεκάδες άλλα μηνύματα για ανάγνωση και άλλες εργασίες που ανταγωνίζονται για την προσοχή του. Μην συνεχίσεις. Τα περισσότερα σημεία μπορούν να καλυφθούν σε τρεις έως πέντε παραγράφους. Εάν ο αναγνώστης σας φωνάζει στο μήκος του μηνύματός σας όταν το ανοίγει, είναι πιο πιθανό να το διαγράψει μη αναγνωσμένο.
3. Χρησιμοποιείτε πάντα τη γραμμή θέματος. Ο πολλαπλασιασμός των ιών spam και των υπολογιστών που αποστέλλονται μέσω email έχει κάνει τις επιχειρήσεις να είναι προσεκτικές για το άνοιγμα email από άτομα που δεν γνωρίζουν. Πείτε στον αναγνώστη σας γιατί γράφετε στη γραμμή θέματος του email. Με αυτόν τον τρόπο είναι λιγότερο πιθανό να κάνει λάθος το μήνυμά σας ως ανεπιθύμητο. Αυτό είναι μέρος της επαγγελματικής εθιμοτυπίας email. Μια κατάλληλη γραμμή θέματος πρέπει να είναι μόνο λίγες λέξεις. πάρα πολλές λέξεις θα περικοπούν όταν η γραμμή εμφανίζεται στο πλαίσιο email του παραλήπτη σας. Παραδείγματα καλών θεματικών γραμμών περιλαμβάνουν:
   • Θέμα: Αίτημα συνέντευξης
   • Θέμα: Ερώτημα: "Όνομα προοπτικού άρθρου"
   • Θέμα: Απάντηση σε διαφήμιση στο "Writers World"
4. Μην στέλνετε συνημμένα, εκτός εάν ζητηθούν. Τα συνημμένα ενδέχεται να είναι φορείς ιών που απενεργοποιούν τον υπολογιστή. Ορισμένες εταιρείες εμποδίζουν ακόμη και τους υπαλλήλους να ανοίγουν συνημμένα σε υπολογιστές της εταιρείας. Επιπλέον, η φόρτωση συνημμένων - ειδικά αρχείων εικόνας - από έναν παλαιότερο υπολογιστή ή η χρήση σύνδεσης μέσω τηλεφώνου μπορεί να διαρκέσει πολύ. Εάν θέλετε να στείλετε ένα έγγραφο κειμένου (όπως ένα που δημιουργήθηκε χρησιμοποιώντας το Microsoft Word), επικολλήστε το στο κάτω μέρος του email σας αντί να το επισυνάψετε.
5. Επανεξετάστε το μήνυμά σας. Αυτό πρέπει να είναι αυτονόητο, αλλά είναι πολύ εύκολο να πατήσετε το κουμπί "αποστολή" προτού είστε πραγματικά έτοιμοι να στείλετε το μήνυμά σας. Και πάλι, αντιμετωπίστε την αλληλογραφία σας όπως θα κάνατε με γράμμα. Βεβαιωθείτε ότι είναι απαλλαγμένο από ορθογραφικά λάθη, δακτυλογράφηση και γραμματικά λάθη πριν ξεκινήσετε στον κυβερνοχώρο. Θυμηθείτε: Σε πολλές περιπτώσεις, το email σας είναι η πρώτη εντύπωση που έχει ένας συνεργάτης σας. Κάντε το θετικό.

Τώρα ξέρετε πώς να γράψετε ένα επαγγελματικό email. Η αποστολή email αντί γραπτής επιστολής έχει το πλεονέκτημα της ταχύτητας, της ευκολίας και της ευελιξίας. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε αυτήν την τεχνολογία προς όφελός σας με την επαγγελματική, περιεκτική και στοχαστική. αν πρέπει να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς η σωστή χρήση των email μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας, σκεφτείτε το ενδεχόμενο να εγγραφείτε σε μερικές διαδικτυακές τάξεις.