Πώς να παρατηρήσετε την εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;

Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει γίνει γρήγορα ένας από τους πιο δημοφιλείς τρόπους επικοινωνίας των ατόμων. Επειδή μερικοί άνθρωποι εξακολουθούν να μαθαίνουν τα σχοινιά όταν πρόκειται για email, δεν ακολουθείται πάντα η σωστή εθιμοτυπία email. Ακολουθούν μερικές συμβουλές σχετικά με τον τρόπο τήρησης της σωστής εθιμοτυπίας email:

1. Μην πληκτρολογείτε με κεφαλαία γράμματα. Η πληκτρολόγηση σε όλα τα ανώτατα όρια είναι ένα σημαντικό πλεονέκτημα email. Εκτός από το ότι αποσπά την προσοχή και είναι δύσκολο να το διαβάσετε, φαίνεται σαν να φωνάζετε στον παραλήπτη.
2. Μην χρησιμοποιείτε funky, αποσπασμένες γραμματοσειρές και χρώματα. Ένα email που θα είναι γραμμένο σε μικρό, απαλό ροζ κείμενο θα είναι δύσκολο για τον παραλήπτη να το διαβάσει. Είστε ασφαλέστεροι να κολλήσετε στο τυπικό μαύρο, κείμενο 12 σημείων σε κλασικές γραμματοσειρές όπως το Times New Roman ή το Arial.
3. Ακολουθήστε τους κατάλληλους κανόνες γραμματικής. Ελέγξτε την ορθογραφία σας και προσπαθήστε να μην συντομεύσετε. Τίποτα δεν έρχεται χειρότερο από ένα email που είναι γεμάτο ορθογραφικά λάθη και τυπογραφικά λάθη. Η αργή αλληλογραφία και οι συντομογραφίες είναι διαδεδομένες, αλλά δεν γνωρίζουν όλοι ότι το JK σημαίνει "απλά αστειεύομαι" ή ότι το HTH σημαίνει "ελπίζω ότι αυτό θα βοηθήσει".
4. Μην στέλνετε μεγάλα αρχεία συνημμένων, όπως φωτογραφίες, χωρίς να ενημερώσετε πρώτα τον παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης έχει μια dial-up σύνδεση στο internet και μπορείτε να τον στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει 20 φωτογραφίες, θα χρειαστεί πολύ χρόνο για τις φωτογραφίες με το φορτίο στον υπολογιστή του - και ο υπολογιστής του θα είναι δεμένα για μια αιωνιότητα, ενώ ο ίδιος περιμένει για σας email για εμφάνιση!

   

5. Μην προωθείτε αλυσίδες email. Ακριβώς όπως δεν θα στείλατε μια επιστολή αλυσίδας σε συγκεκριμένα άτομα, μην φράξετε τα εισερχόμενά τους μέσω email, προωθώντας και τα ανεπιθύμητα email. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν εκτιμούν αλυσίδες αλληλογραφίας οποιουδήποτε είδους.
6. Μην στέλνετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναφέρουν τις διευθύνσεις email των παραληπτών. Πολλοί άνθρωποι επιθυμούν να διατηρήσουν την ηλεκτρονική τους διεύθυνση ιδιωτική για να αποφύγουν τη λήψη ανεπιθύμητων λιστών email. Όταν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια λίστα ομάδων που εμφανίζει όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη, δεν γνωρίζετε ποτέ πού θα προωθηθούν αυτές οι πληροφορίες μετά την αποστολή τους. Σεβαστείτε το απόρρητο των φίλων σας αποκλείοντας τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους όταν τους συμπεριλάβετε σε μια λίστα ομάδων. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη δική σας λίστα διανομής χρησιμοποιώντας ονόματα στο βιβλίο διευθύνσεων email σας - και όταν στέλνετε μηνύματα στη λίστα των ομάδων σας, οι διευθύνσεις email τους δεν θα εμφανίζονται.
7. Ελέγξτε τον τόνο των email σας. Το email είναι ένα πολύ δύσκολο μέσο. Επειδή ο παραλήπτης δεν μπορεί να δει το πρόσωπό σας ή να ακούσει τη φωνή σας, το μήνυμά σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενδέχεται να μην ερμηνεύεται πάντα όπως σκοπεύατε. Για παράδειγμα, μπορεί να προσπαθείτε να μεταδώσετε κάτι με αστείο, αλλά μπορεί να φαίνεται περισσότερο προσβλητικό όταν διαβάζεται σε ένα email. Ελέγχετε πάντα τον τόνο των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν μπορεί να παρεξηγηθεί τίποτα από τον παραλήπτη. Διαφορετικά, θα έχετε πολλές εξηγήσεις για να κάνετε είτε αυτοπροσώπως είτε στο τηλέφωνο - και αυτό το είδος νικώνει ολόκληρο τον σκοπό της χρήσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τώρα, έτσι δεν είναι;