Μάθετε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιστολή, σε ποιον πρέπει να απευθύνεται και πού να το στείλετε.
Η επιστολή ακύρωσης είναι ένα από τα γράμματα που είναι δύσκολο να γραφτούν. Περιλαμβάνει την έκφραση λύπης και, σε όλες τις περιπτώσεις, προσπαθεί να επικοινωνήσει τον τερματισμό της συμφωνίας χωρίς να σπάσει την εμπιστοσύνη και τις σχέσεις, τις επιχειρήσεις ή με άλλο τρόπο. Αλλά είτε σας αρέσει είτε όχι, πρέπει να κάνετε επιστολές ακύρωσης κάποια στιγμή στη ζωή σας. Η δημιουργία επιστολής ακύρωσης είναι μια τέχνη για το λιγότερο, επειδή πρέπει να γραφτεί με χαριτωμένη τακτική. Εάν χρειάζεστε βοήθεια για να γράψετε ένα, ακολουθεί μια οδηγία.
Γνωρίστε τις πολιτικές ακύρωσης της εταιρείας με την οποία συμφωνείτε. Είτε πρόκειται για τραπεζικό λογαριασμό, συνδρομή περιοδικού ή δάνειο που ακυρώνετε, πρέπει να μάθετε και να τηρείτε τις πολιτικές ακύρωσης. Μάθετε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στην επιστολή, σε ποιον πρέπει να απευθύνεται και πού να το στείλετε.
Φροντίστε να ξεκινήσετε το γράμμα σας σωστά. Πρώτα, πρέπει να γράψετε την ημερομηνία της επιστολής σας. Στη συνέχεια, συμπεριλάβετε το όνομα της εταιρείας και τον παραλήπτη της επιστολής. Και φροντίστε να γράψετε τον σωστό χαιρετισμό (Αγαπητέ Κύριε / Μ.____:)
Δηλώστε τον λόγο σας. Πρέπει να συζητήσετε εν συντομία γιατί πρέπει να ακυρώσετε τη συμφωνία, είτε επειδή δεν είστε ικανοποιημένοι με την υπηρεσία ή το προϊόν είτε δεν βλέπετε κανένα λόγο για να συνεχίσετε την υπηρεσία. Θυμηθείτε να γράψετε τον λόγο σωστά και ευγενικά. Ακόμα κι αν έχετε παράπονα, δεν χρειάζεται να προσβάλλετε την εταιρεία. Απλώς δηλώστε ότι η υπηρεσία δεν ήταν κάτι που περιμένατε ή ότι το προϊόν δεν ήταν κάτι όπως ισχυρίστηκε η εταιρεία. Θυμηθείτε, μια επιστολή ακύρωσης είναι επαγγελματική επιστολή, οπότε πρέπει να ακούγεται επαγγελματική.
Συμπεριλάβετε τις απαραίτητες λεπτομέρειες. Εάν πρόκειται για έναν λογαριασμό που ακυρώνετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει το όνομα και τον αριθμό του λογαριασμού σας στην επιστολή. Εάν πρόκειται για συνδρομή, γράψτε το όνομα με το οποίο γίνεται η συνδρομή. Εάν πρόκειται για ιδιότητα μέλους, συμπεριλάβετε το όνομα και τον αριθμό μέλους. Πρέπει επίσης να δηλώσετε ότι όλες οι υποχρεώσεις σας έχουν εκπληρωθεί με επιτυχία. Εάν χρειάζεται, συμπεριλάβετε άλλα έγγραφα που ενδέχεται να απαιτούνται κατά την ακύρωση.
Η δημιουργία επιστολής ακύρωσης είναι μια τέχνη για το λιγότερο, γιατί πρέπει να γραφτεί με χαριτωμένη τακτική.
Γράψτε την ημερομηνία έναρξης ισχύος. Ως μέρος των πολιτικών ακύρωσης, η ακύρωση ισχύει συνήθως μετά από 30 ημέρες. Αν και η εταιρεία το γνωρίζει αυτό, πρέπει ακόμη να συμπεριλάβετε την ημερομηνία ισχύος στην επιστολή σας για να υποδείξετε ότι γνωρίζετε καλά πότε πρέπει να ακυρωθεί επίσημα. Γράψτε τις ενέργειες που σκοπεύετε να κάνετε εάν η ακύρωση δεν ολοκληρωθεί μετά την ημερομηνία έναρξης ισχύος.
Ελέγξτε τη γραμματική σας. Επειδή πρόκειται για επαγγελματική επιστολή, η επιστολή ακύρωσης πρέπει να είναι γραμματικά ορθή. Οι προτάσεις γράφονται με συνεκτικό τρόπο. Τα σημεία στίξης βρίσκονται στα σωστά σημεία. Οι λέξεις είναι γραμμένες σωστά. Και το ίδιο το σώμα έχει νόημα. Εκτελέστε το γράμμα σας αρκετές φορές και βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει.
Εκτυπώστε το γράμμα σας. Χρησιμοποιήστε ένα καθαρό, επαγγελματικό χαρτί για την εκτύπωση της επιστολής σας. Χρησιμοποιήστε μαύρο μελάνι. Και μην ξεχάσετε να τοποθετήσετε την υπογραφή σας πάνω από το τυπωμένο σας όνομα.
Στείλτε την επιστολή σας μέσω πιστοποιημένης αλληλογραφίας και ζητήστε επιστροφή ταχυδρομείου για να επιβεβαιώσετε την παραλαβή της επιστολής ακύρωσης από την εταιρεία Η επιστολή θα χρησιμεύσει ως γραπτή απόδειξη ότι πραγματοποιήθηκε επικοινωνία.
