Μαθαίνοντας να δημιουργήσετε μια συνοπτική και επαγγελματική επιστολή ακύρωσης θα σας βοηθήσει να πετύχετε στον στόχο σας.
Μάθετε τη σωστή μορφή επιχειρηματικής επιστολής για ακύρωση μιας υπηρεσίας
Θα έρθει μια στιγμή που θα πρέπει να ακυρώσετε κάποια υπηρεσία και μια τηλεφωνική κλήση δεν αρκεί. Το κινητό σας τηλέφωνο, η συνδρομή περιοδικών ή κάποια επαγγελματική υπηρεσία θα μπορούσαν να σας ζητήσουν να τεκμηριώσετε το αίτημα διακοπής σας χωρίς να προκαλέσετε περαιτέρω προβλήματα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα και θα μπορείτε να μάθετε πώς να γράφετε μια αποτελεσματική επιστολή ακύρωσης.
Η σύνταξη επιστολής ακύρωσης είναι κάτι που πρέπει να κάνετε κάποια στιγμή.
Μαθαίνοντας να δημιουργήσετε μια συνοπτική και επαγγελματική επιστολή ακύρωσης θα σας βοηθήσει να πετύχετε στον στόχο σας.
Ελέγξτε τις απαιτούμενες πληροφορίες της εταιρείας. Εάν ακυρώνετε μια υπηρεσία με αυτοματοποιημένη πληρωμή ή που είχε αρχικά συμβόλαιο, ξεκινήστε με την εξέταση αυτής της σύμβασης και των διαδικασιών ακύρωσης. Ορισμένες εταιρείες απαιτούν ειδοποίηση εξήντα ημερών, άλλες τριάντα. Τα κινητά τηλέφωνα, για παράδειγμα, ενδέχεται να χρεώνουν μια χρέωση ακύρωσης εάν ακυρώνετε πριν από το τέλος της θητείας σας. Μάθετε τι απαιτεί η εταιρεία, ώστε να μπορείτε να την συμπεριλάβετε με ένα γράμμα.
Επαληθεύστε τη διεύθυνση και τον υπεύθυνο επικοινωνίας. Προτού μπορέσετε να στείλετε το γράμμα, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας. Μια χαμένη ή κακή κατεύθυνση επιστολή δεν θα είναι δικαιολογία για την επιστολή σας που δεν θα ληφθεί ποτέ ή η ακύρωση δεν θα είναι αποτελεσματική. Η σύνταξη επιστολής για τον τερματισμό μιας υπηρεσίας δεν περιλαμβάνει μόνο το πολύτιμο περιεχόμενο, αλλά και τη βεβαιότητα ότι η επιστολή φτάνει στον προορισμό της.
Παρέχετε πληροφορίες λογαριασμού και απαραίτητες πληροφορίες εκ των προτέρων. Εάν υπάρχει αριθμός λογαριασμού, αριθμός αναφοράς ή συγκεκριμένο συμβόλαιο για αναφορά, βεβαιωθείτε ότι το κάνετε όταν γράφετε μια επιστολή. Οι πληροφορίες σας θα χαθούν ή καθυστερήσουν χωρίς τις πληροφορίες αναφοράς. Συμπεριλάβετε το στο κύριο μέρος του κειμένου και καταχωρίστε το και στο τέλος της επιστολής, ώστε να είναι εύκολο για τον παραλήπτη να αναφέρει, όπως απαιτείται.
Να είμαι ειλικρινής αλλά σύντομος. Είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να γράψετε μια επαγγελματική επιστολή. Δώστε τους λόγους για τους οποίους ζητάτε την ακύρωση της υπηρεσίας. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να δημιουργήσετε μια ιστορία ή να προσπαθήσετε για κάποια περίπλοκη εξήγηση. Αντ 'αυτού, απλώς δηλώστε ότι δεν χρειάζεστε πλέον την υπηρεσία ή δεν ενδιαφέρεστε πλέον να συνεχίσετε την κατάσταση ή τη σύμβαση. Η πρόοδος για την επίλυση του προβλήματος θα έρθει με το να γνωρίζουμε πώς να γράψουμε μια συνοπτική επιστολή και να τη διατηρήσουμε ειλικρινείς χωρίς να το μετατρέψουμε σε μακρά σημείωση.
Δώστε ειδοποίηση και ημερομηνία έναρξης ισχύος. Ακόμα και αν η σύμβαση ή η συμφωνία που είχατε δεν καθορίζει ένα απαιτούμενο ποσό ειδοποίησης, είναι σκόπιμο να παρέχετε ειδοποίηση ακύρωσης. Συμπεριλάβετε μια παράγραφο στην επιστολή που αναφέρει πότε θα τεθεί σε ισχύ η ακύρωση. Εάν σταματήσετε μια συμφωνία που περιλαμβάνει πληρωμή, πρέπει να αφήσετε αρκετό χρόνο για την επεξεργασία αυτής της ακύρωσης πληρωμής ή θα πρέπει να πληρώσετε μία ακόμη πληρωμή μετά την αποστολή της επιστολής.
Θυμηθείτε να είστε ευγενικοί και επαγγελματικοί. Ανεξάρτητα από το γιατί ακυρώνετε την υπηρεσία, θα πρέπει να γράψετε μια ευγενική, επαγγελματική επιστολή. Μπορεί να είστε δυσαρεστημένοι με το προϊόν ή την εξυπηρέτηση πελατών, αλλά αντί να χρησιμοποιήσετε αυτήν την επιστολή ως μέρος καταγγελίας, μπορείτε ευγενικά να αναφέρετε ότι η υπηρεσία δεν ανταποκρίθηκε στις προσδοκίες σας, ήσαστε δυσαρεστημένοι ή βρήκατε μια πιο κατάλληλη επιλογή για τις ανάγκες σας. Τέτοιες δηλώσεις θα τους ενημερώσουν ότι ήταν δυσαρεστημένοι χωρίς την υπερβολική κριτική που θα οδηγήσει τον παραλήπτη να αγνοήσει την επιστολή σας. Εάν χρησιμοποιείτε τη σωστή μορφή επιχειρηματικής επιστολής κατά τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, ο παραλήπτης θα γνωρίζει αμέσως ότι προσπαθείτε να επιλύσετε ένα ζήτημα με επαγγελματικό τρόπο. Η απάντηση που λαμβάνετε πρέπει να αντικατοπτρίζει αυτό.
Η σύνταξη επιστολής ακύρωσης είναι κάτι που πρέπει να κάνετε κάποια στιγμή. Κάντε την ειδοποίησή σας ευγενική, επαγγελματική και σεβαστή και θα κάνετε καλύτερη εντύπωση.
