Πώς να συντάξετε μια πειστική επιχειρηματική επιστολή;
Γαλάτεια Μπόγρη
• 3 λεπτά ανάγνωση
Εάν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή για πρόσκληση ή στέλνετε συγχαρητήρια, μπορείτε να γράψετε με λιγότερο επίσημο και πιο ευτυχισμένο τόνο.
Είτε βρίσκεστε σε πωλήσεις, μάρκετινγκ, μηχανικούς ή σε οποιονδήποτε άλλο επιχειρηματικό τομέα, η σύνταξη επαγγελματικής επιστολής θα είναι αναπόφευκτα μέρος της δουλειάς σας σε ένα σημείο ή άλλο. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν εκτελείτε τη δική σας επιχείρηση ή την εκκίνηση. Θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με πιθανούς πελάτες, προμηθευτές, προμηθευτές και άλλες επιχειρήσεις που συνεργάζονται μαζί σας σε συνεχή βάση.
Χαμηλότερη τιμή
Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα διαπιστώσετε ότι πρέπει να πείσετε τον παραλήπτη μιας επιστολής για κάποια ενέργεια. Για παράδειγμα, μπορεί να πουλάτε ένα προϊόν ή να θέλετε να αγοράσετε κάτι από αυτά, αλλά διαπραγματεύεστε μια χαμηλότερη τιμή.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, θα διαπιστώσετε ότι πρέπει να πείσετε τον παραλήπτη μιας επιστολής για κάποια ενέργεια.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, οι επαγγελματικές επιστολές θα είναι εσωτερικές για την εταιρεία σας. Μπορεί να γράφετε κάποιον από άλλο τμήμα και να ζητάτε πληροφορίες ή ενέργειες. Είτε έτσι είτε αλλιώς, εδώ είναι μερικά πράγματα που πρέπει να θυμάστε όταν συντάσσετε μια πειστική επιχειρηματική επιστολή.
Ο, τι χρειάζεσαι:
Επεξεργαστή κειμένου
Υπηρεσία εκτυπωτή ή email
Πως να το κάνεις:
Πρώτα απ 'όλα, θα πρέπει να γνωρίζετε τη σωστή μορφή για τη σύνταξη επιχειρηματικών επιστολών. Αυτό πρέπει να ξεκινά με την ημερομηνία και μετά το όνομα, τον τίτλο και τη διεύθυνση του παραλήπτη. Στη συνέχεια θα χρειαστείτε τον χαιρετισμό, το σώμα και μετά το κλείσιμο. Στο τέλος πρέπει να είναι το όνομα και η υπογραφή σας. Λάβετε υπόψη ότι εάν συντάσσετε ένα γράμμα για να υπογράψει κάποιος άλλος, το όνομά του πρέπει να είναι στην επιστολή.
Βεβαιωθείτε ότι κάθε πρόταση έχει σκοπό. Μην χρησιμοποιείτε αόριστη γλώσσα, όπως ίσως, ίσως, είδος ή είδος, που θα εμφανίζεται ως ανεπίσημο. Χρησιμοποιήστε την ενεργή φωνή αντί της παθητικής φωνής.
Να είσαι ευγενικός. Εάν γράφετε μια επιστολή απόρριψης, ένα παράπονο ή μια ακύρωση, δεν χρειάζεται να είστε αδιάφοροι με τη γλώσσα σας. Ωστόσο, πρέπει να είστε και οι δύο ευγενικοί, αλλά σταθεροί. Χρησιμοποιήστε λέξεις που είναι ξεκάθαρες και δεν μπορούν να παρερμηνευθούν με διαφορετικό φως.
Εάν γράφετε μια επαγγελματική επιστολή για πρόσκληση ή στέλνετε συγχαρητήρια, μπορείτε να γράψετε με λιγότερο επίσημο και πιο ευτυχισμένο τόνο. Ωστόσο, μην το παρακάνετε, καθώς μπορεί να φαίνεται ανεπίσημο.
Χρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτο της εταιρείας ή του τμήματος, εάν το ζητά η επιστολή. Εάν γράφετε μόνοι σας ως επιχειρηματίας, σύμβουλος, ελεύθερος επαγγελματίας ή ίσως ακόμη και υποψήφιος για εργασία, τότε χρησιμοποιήστε καθαρό, τραγανό χαρτί με τουλάχιστον 85 GSM βάρος.
Επανεξετάστε το γράμμα σας πριν εκτυπώσετε ή στείλετε. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι έχετε τα δικά σας αντίγραφα για αναφορά.
Γρήγορες συμβουλές:
Σε ορισμένες βιομηχανίες, είναι αποδεκτό να γράφετε με λιγότερο επίσημη φωνή εάν η επιστολή απευθύνεται σε έναν προσωπικό γνωστό και φίλο. Για παράδειγμα, εάν συντάσσετε μια επιστολή που θα αποσταλεί από τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της εταιρείας σας σε Διευθύνοντα Σύμβουλο άλλης εταιρείας και οι δύο γνωρίζουν ο ένας τον άλλον, μπορείτε να συμπεριλάβετε κάποιες προσωπικές δηλώσεις που ενσωματώνουν αυτήν την προσωπική σύνδεση. Αυτό δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ των ανθρώπων. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε "Ήταν χαρούμενη που σας γνωρίσαμε κατά τη διάρκεια της εταιρικής μας υποχώρησης το περασμένο Σαββατοκύριακο" ή κάτι τέτοιο.
Εάν η εταιρεία σας διαθέτει πρότυπα για τη σύνταξη επιστολών, χρησιμοποιήστε τα. Απλά φροντίστε να συμπληρώσετε τις σωστές λεπτομέρειες, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων του παραλήπτη.
