Όταν γράφετε μια επιστολή απόρριψης, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε την επίσημη επιστολόχαρτο της εταιρείας ή του ιδρύματός σας.
Εάν έχετε υποβάλει ποτέ αίτηση σε κολέγιο ή πανεπιστήμιο ή για δουλειά, θα ξέρετε πώς αισθάνεστε να έχετε αναταραχές. Και σε περίπτωση που δεν περάσετε ή δεν γίνετε αποδεκτοί, υπάρχει αυτή η αίσθηση φόβου όταν λάβετε την επιστολή απόρριψης. Ακόμα κι αν έχει διατυπωθεί αντικειμενικά και όσο πιο ευγενικά γίνεται, ξέρετε ότι δεν είναι καλά νέα.
Είναι επίσης σημαντικό να υπογράφεται επιστολή απόρριψης από αρμόδια αρχή εντός της εταιρείας ή του ιδρύματος.
Η σύνταξη επιστολής απόρριψης δεν είναι πάντα η πιο ευχάριστη δουλειά, ειδικά γνωρίζοντας ότι ο παραλήπτης μπορεί να μην το πάει καλά, επομένως είναι σημαντικό να είναι όσο το δυνατόν πραγματικότερο και να παρουσιάζουμε τους λόγους πίσω από την απόρριψη. Εάν είστε σε θέση να στείλετε αυτόν τον τύπο επιστολής, ακολουθούν ορισμένες προτάσεις για να μειώσετε το πλήγμα στον παραλήπτη.
Χρησιμοποιήστε επίσημα επιστολόχαρτα και τεκμηρίωση. Όταν γράφετε μια επιστολή απόρριψης, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε το επίσημο επιστολόχαρτο της εταιρείας ή του ιδρύματός σας. Αυτό δίνει την εντύπωση ότι ακόμη κι αν απορρίπτετε κάποιον από τη δουλειά ή την αίτηση, εξακολουθείτε να δίνετε αρκετό σεβασμό για να του δώσετε αυτή τη διατύπωση. Μην δίνετε χειρόγραφες ειδοποιήσεις απόρριψης.
Είναι επίσης σημαντικό να υπογράφεται επιστολή απόρριψης από αρμόδια αρχή εντός της εταιρείας ή του ιδρύματος. Εάν μια επιστολή έχει υπογραφεί από τον διευθυντή πρόσληψης ή ακόμα και τον ιδιοκτήτη, τότε ο αιτών θα έχει καλύτερη εκτίμηση για την εταιρεία.
Ευχαριστώ τον αιτούντα για τον χρόνο και την προσπάθειά του. Οι υποψήφιοι για θέσεις εργασίας συνήθως καταβάλλουν πολλές προσπάθειες για την προετοιμασία τους. Υπάρχουν οι γραπτές εξετάσεις, η υποβολή βιογραφικών και ακόμη και οι προσωπικές συνεντεύξεις. Μπορεί να αισθάνονται ότι έχουν χάσει το χρόνο τους εάν δεν εκφράσετε την εκτίμησή σας για τις προσπάθειές τους.
Γράψτε για τις ιδιότητες του υποψηφίου. Επίσης, συμπεριλάβετε στην επιστολή σας μια αξιολόγηση των προσόντων, των ποιοτήτων και της εμπειρίας του αιτούντος. Μοιραστείτε τα αποτελέσματα των γραπτών εξετάσεων, των συνεντεύξεων και άλλων σχετικών πληροφοριών, οι οποίες θα μπορούσαν να βοηθήσουν στην προώθηση του κυνηγιού του.
Δώστε τον λόγο πίσω από την απόρριψη. Δώστε μια ειλικρινή δήλωση για το γιατί απορρίψατε τον υποψήφιο. Να είστε ξεκάθαροι ότι η απόρριψή σας δεν είναι απαραίτητα επειδή τα προσόντα του δεν πληρούν τα πρότυπά σας, αλλά ότι έχετε βρει άλλους υποψηφίους που ταιριάζουν καλύτερα στη δουλειά και που μπορεί να έχουν περισσότερη εμπειρία στον τομέα.
Εάν ο αιτών πραγματικά χρειάζεται να συγκεντρώσει περισσότερη εμπειρία, ή εάν απαιτεί κάποιο εκπαιδευτικό πτυχίο ή πιστοποίηση, να είστε επίσης ξεκάθαροι για αυτό. Για παράδειγμα, ορισμένες θέσεις εργασίας όπως αυτές στην ιατρική, τις θέσεις διδασκαλίας και την πληροφορική συνήθως απαιτούν άδειες και πιστοποίηση προτού κάποιος μπορεί να είναι επιλέξιμος. Μπορείτε να δώσετε τις συστάσεις σας για το σκοπό αυτό, για παράδειγμα υποδηλώνοντας ότι ο αιτών θα πραγματοποιήσει τις εξετάσεις αδειοδότησης πριν επιστρέψει για να υποβάλει ξανά αίτηση.
Φυλάξτε τα στοιχεία του υποψηφίου. Εάν είναι διαδικασία της εταιρείας να το πράξει, εξηγήστε στον υποψήφιο ότι θα διατηρήσετε το αρχείο του στο αρχείο και θα επικοινωνήσετε μαζί του σε περίπτωση που βρείτε δουλειά κατάλληλη για τα προσόντα του.
Διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού
Το κλειδί πίσω από τη σύνταξη μιας καλής επιστολής απόρριψης είναι το ειλικρινές και απλό χωρίς να παρουσιάζουμε απαραιτήτως την απόρριψη. Ως διαχειριστής ανθρώπινου δυναμικού μιας εταιρείας, είναι δική σας ευθύνη να βεβαιωθείτε ότι προσλαμβάνετε τα σωστά άτομα με τα κατάλληλα προσόντα. Από την πλευρά του αιτούντος, ωστόσο, θα ήταν καλύτερα εάν μια επιστολή απόρριψης είναι εποικοδομητική και όχι κριτική.
