Η επικεφαλίδα θα περιλαμβάνει τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής.
Σε έναν κόσμο που διέπεται από το Διαδίκτυο και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φαίνεται ότι οι άνθρωποι έχουν ξεχάσει πώς να γράψουν μια αξιοπρεπή επιχειρηματική επιστολή. Ανεξάρτητα από το αν υποβάλλετε αίτηση για δουλειά, εγκαταλείπετε τη δουλειά σας ή ζητάτε πληροφορίες, πολλές εταιρείες εκτιμούν τη λήψη μιας επαγγελματικής επιστολής.
Παραδοσιακή επαγγελματική επιστολή
Το κλείσιμο βρίσκεται δύο γραμμές κάτω από το σώμα και πρέπει να ευθυγραμμιστεί με την επικεφαλίδα.
Μια καλή, παραδοσιακή επαγγελματική επιστολή μπορεί να γραφτεί σε έξι εύκολα βήματα.
Ο τίτλος. Η επικεφαλίδα θα περιλαμβάνει τη διεύθυνσή σας και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής. Εάν χρησιμοποιείτε επιστολόχαρτο εταιρείας, μπορείτε να τοποθετήσετε την ημερομηνία με το αριστερό ή το δεξί περιθώριο ή να κεντράρετε ακριβώς κάτω από την κεφαλή. (Εάν γράφετε σε στυλ μπλοκ, τοποθετήστε την ημερομηνία με το αριστερό περιθώριο.)
Η εσωτερική διεύθυνση. Η εσωτερική διεύθυνση πρέπει να βρίσκεται σε απόσταση δύο έως έξι γραμμών κάτω από την επικεφαλίδα και να περιλαμβάνει το όνομα και την πλήρη διεύθυνση στην οποία είναι γραμμένο το γράμμα.
Ο χαιρετισμός. Ο χαιρετισμός είναι ο χαιρετισμός. Θα πρέπει να βρίσκεται δύο κενά κάτω από την εσωτερική διεύθυνση και να ξεπλένει με το αριστερό περιθώριο. Θα πρέπει να ξεκινά με το χαιρετισμό "Αγαπητέ" και το όνομα του ατόμου στο οποίο γράφετε. Εάν γνωρίζετε το πλήρες όνομα, χρησιμοποιήστε το, αλλά, αν δεν το κάνετε, θα ισχύει το επώνυμο. Εάν ο παραλήπτης είναι γυναίκα, χρησιμοποιήστε την κα εκτός εάν γνωρίζετε ότι προτιμά τον τίτλο κυρία ή δεσποινίδα. Εάν γράφετε σε έναν οργανισμό και δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που θα λάβει την επιστολή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το επωνυμία της εταιρείας ή παραλείψτε εντελώς τον χαιρετισμό. Ο χαιρετισμός μιας επαγγελματικής επιστολής τελειώνει πάντα σε άνω και κάτω τελεία.
Το σώμα. Το σώμα είναι όπου δίνετε το λόγο σας για τη σύνταξη της επιστολής. Να είστε σύντομοι και στο σημείο, χρησιμοποιώντας σωστή γραμματική. Το σώμα είναι γραμμένο σε μορφή παραγράφου και οι παράγραφοι πρέπει να είναι απλές και διπλές αποστάσεις μεταξύ των παραγράφων. Εάν επιλέγετε να γράψετε το γράμμα σας σε μορφή μπλοκ, μην εσοχή στην αρχή των παραγράφων σας.
Το κλείσιμο. Το κλείσιμο βρίσκεται δύο γραμμές κάτω από το σώμα και πρέπει να ευθυγραμμιστεί με την επικεφαλίδα. Μπορείτε να κλείσετε την επικεφαλίδα σας επίσημα (Πολύ αληθινά δική σας ή Ειλικρινά δική σας) ή σε λιγότερο επίσημο στυλ (Ειλικρινά ή εγκάρδια). Το όνομα που πληκτρολογήσατε θα έχει τέσσερις γραμμές κάτω από το κλείσιμο. Τα περισσότερα άτομα επιλέγουν να υπογράψουν τα ονόματά τους μεταξύ του κλεισίματος και του δακτυλογραφημένου ονόματός τους. Εάν έχετε έναν τίτλο όπως "κάτοχος" ή "αντιπρόεδρος", τοποθετήστε τον στη γραμμή ακριβώς κάτω από το όνομα που πληκτρολογήσατε.
Οποιεσδήποτε σημειώσεις. Οι σημειώσεις βρίσκονται δύο γραμμές κάτω από τον τίτλο σας και ξεπλένετε με το αριστερό περιθώριο. Αυτά θα περιλαμβάνουν τυχόν συνημμένα, συνημμένα, τα ονόματα των άλλων που λαμβάνουν την επιστολή και τα αρχικά του δακτυλογράφου και του αποστολέα.
Φροντίστε να επικοινωνήσετε με την εταιρεία σας για να δείτε εάν έχουν συγκεκριμένες οδηγίες που διαφέρουν από την παραδοσιακή επαγγελματική επιστολή. Επίσης, δεν βλάπτει ποτέ να ζητήσετε από κάποιον άλλο να κοιτάξει την επιστολή της επιχείρησής σας εάν δεν είστε σίγουροι αν το έχετε κάνει σωστά. Η λήψη ενός ή περισσότερων διαδικτυακών μαθημάτων στην επιχειρηματική εθιμοτυπία μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη.
