Πώς να γράψετε μια επιστολή καταγγελίας: Καταγγελία καταναλωτή;

Τώρα που η εξυπηρέτηση πελατών είναι κάτι περισσότερο από μια μνήμη, η επιστολή παραπόνων χρησιμεύει ως η άμεση γραμμή μας για την αναφορά προβλημάτων στις εξουσίες που είναι. Οι επιστολές παραπόνων πελατών ενδέχεται να γράφονται για αγενές προσωπικό, ανεπαρκή αγαθά ή υπηρεσίες ή για γενικές πολιτικές που δυσκολεύουν τα πράγματα. Ωστόσο, υπάρχει ένας σωστός και λανθασμένος τρόπος προσέγγισης αυτού του είδους της επιστολής. Το σωστό γράμμα εφιστά την προσοχή στο πρόβλημα. Το λάθος γράμμα ρίχνεται στα σκουπίδια.

Δείτε πώς μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι το γράμμα σας παραμένει στο γραφείο:

1. Ηρέμησε. Όταν ένα άτομο είναι αρκετά θυμωμένο για να γράψει μια επιστολή καταγγελίας, το γράμμα μπορεί να είναι περισσότερο ένας τρόπος για να εξαπολύσει τον θυμό και την απογοήτευση παρά να πει στους ανώτερους για ένα νόμιμο πρόβλημα. Για αυτόν τον λόγο, ίσως είναι καλή ιδέα να περιμένετε μία ή δύο μέρες πριν καθίσετε για να ξεκινήσετε. Τα συναισθήματα θα πρέπει να παραμείνουν εκτός οποιουδήποτε γράμμα σας για να είναι αποτελεσματικά.
2. Δηλώστε το πρόβλημα. Χρονολογήστε το πρόβλημα λεπτομερώς, ούτε με στολισμό ούτε με μια μακρά και ελικοειδή εισαγωγή. Μια σελίδα λεπτομερειών που οδηγεί στο πρόβλημα θα χάσει το ενδιαφέρον του ατόμου που προσπαθείτε να ενημερώσετε. Δηλώστε το πρόβλημα με σαφήνεια και αντικειμενικότητα εάν είναι δυνατόν. Εάν το πρόβλημα ήταν μια αγορά, δηλώστε την ημερομηνία αγοράς του αντικειμένου και οτιδήποτε άλλο έχει σημασία σχετικά με την αγορά, προτού περιγράψετε τι πήγε στραβά.
3. Δηλώστε τις επιπτώσεις του προβλήματος. Μόλις εντοπίσετε το πρόβλημα, μπορείτε να περιγράψετε ποια ήταν τα αποτελέσματα, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. Εάν το πρόβλημα είναι νομισματικό, περιγράψτε το κόστος που έχει προκύψει σε συνδυασμό με το πρόβλημα.
4. Ελάτε με μια λύση. Εάν το πρόβλημα πρέπει να θεωρηθεί λογικό και νόμιμο, χρειάζεται μια σαφή λύση που μπορεί να επιτευχθεί από αυτήν στην οποία στέλνετε την επιστολή. Η λύση μπορεί να απολύσει ένα αγενές μέλος του προσωπικού, να καθαρίσει τους διαδρόμους του καταστήματος, να αλλάξει μια πολιτική επιστροφής ή ό, τι πιστεύετε ότι θα ήταν μια αποδεκτή λύση και για τους δύο να σας δικαιολογήσουν ως καταγγέλλοντες και να αποτρέψετε την εμφάνιση της κατάστασης. Η προσφορά μιας ποικιλίας πιθανών λύσεων στο πρόβλημα είναι ένας τρόπος να δοθεί στον παραλήπτη κάποιος έλεγχος του αποτελέσματος, ενώ εξακολουθεί να ενεργεί για την επίλυση του προβλήματος. Εάν ο παραλήπτης μπορεί να καταλάβει ποιες λύσεις πιστεύετε ότι θα αντιμετωπίσει καλύτερα το πρόβλημα, αυτός ή αυτή μπορεί να προσαρμόσει καλύτερα μια λύση που να ταιριάζει στις προσδοκίες σας.
5. Δώστε στοιχεία επικοινωνίας. Εκτός αν η επιστολή σας είναι σκόπιμα ανώνυμη, δώστε σαφή στοιχεία επικοινωνίας, όπως έναν αριθμό τηλεφώνου, έτσι ώστε ο παραλήπτης της επιστολής να έχει την ευκαιρία να απαντήσει.

Θυμηθείτε, είστε ο πελάτης, οπότε μην αισθάνεστε άσχημα να εκφράσετε τη γνώμη σας - είναι ευθύνη σας αν η υπηρεσία είναι κακή.
Μια επιστολή παραπόνων πελατών πρέπει να είναι γραμμένη σε μορφή επιχειρηματικής επιστολής, με τα στοιχεία επικοινωνίας της εταιρείας πάνω αριστερά. Ακολουθεί χαιρετισμός χρησιμοποιώντας το όνομα του παραλήπτη, εάν υπάρχει. Το σώμα του γράμματος πρέπει να είναι σύντομο και στο σημείο, ακολουθούμενο από ένα κλείσιμο και το όνομά σας. Αφήστε τρία έως τέσσερα κενά μεταξύ του κλεισίματος και του τόπου εκτύπωσης του ονόματός σας. Μεταξύ αυτών των δύο στοιχείων, υπογράψτε το όνομά σας. Ολόκληρο το γράμμα δεν πρέπει να είναι περισσότερο από μια σελίδα για να κρατήσει την προσοχή του παραλήπτη.