Πώς να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή καταγγελίας;

Θα υπάρχει πάντα μια στιγμή που θα πρέπει να υπερασπιστείτε τα δικαιώματά σας ως καταναλωτής ή πελάτης. Όταν, όταν φτάσατε στο σπίτι, ανακαλύψατε ότι το τυρί που αγοράσατε έχει καλούπια και είναι προφανώς σάπιο, έχετε το δικαίωμα να παραπονεθείτε, να επιστρέψετε το προϊόν και να σας επιστραφεί ή να αντικαταστήσετε το προϊόν με ένα καλό. Λοιπόν, ελπίζουμε ότι όταν αντιμετωπίζετε κακές αγορές, δεν έχει προκληθεί ζημιά σε ζωή ή περιουσία. Όπως είναι, όταν έχει προκληθεί βλάβη, το παράπονό σας δεν πρέπει να απευθύνεται μόνο στον έμπορο ή στον πάροχο υπηρεσιών, αλλά και στα κατάλληλα δικαστήρια, έτσι ώστε να αποζημιωθείτε για τις ζημίες. Σε κάθε περίπτωση, το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνετε είναι να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή καταγγελίας στο ενδιαφερόμενο πρόσωπο ή οντότητα για να διασφαλίσετε ότι θα έχετε δίκαιη μεταχείριση. Ακολουθούν συμβουλές για το πώς να συνθέσετε μια επιστολή καταγγελίας που μπορεί να συγκλονίσει τους παραλήπτες από τη θέση τους και να σας δώσει τη δέουσα προσοχή:

• Ανατρέξτε στις λεπτομέρειες αγοράς και συναλλαγής, ιδίως στις αποδείξεις. Θυμηθείτε το όνομα, τη θέση και την εμφάνιση του υπαλλήλου με τον οποίο πραγματοποιήσατε συναλλαγές.
• Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει αιτία καταγγελίας. Τώρα προτού συνθέσετε αυτό το γράμμα, φροντίστε να υπάρχει έγκυρος λόγος για το παράπονό σας. Αν και ο πελάτης έχει πάντα δίκιο, μην κάνετε κατάχρηση αυτού του δικαιώματος. Γράψτε μια επιστολή καταγγελίας επειδή έχετε κάτι να παραπονεθείτε και όχι επειδή θέλετε απλώς να διεκδικήσετε τον εαυτό σας και να αποδείξετε την αξία σας ως πελάτη. Μερικές φορές, σε άτομα που συχνά παραπονούνται για οτιδήποτε έχουν τον κρύο ώμο Οι πολυετείς διαμαρτυρίες για ασήμαντα πράγματα θα κάνουν τους εμπόρους "άνοσο" στις εκκλήσεις σας και ενδέχεται να μην σας ακούσουν πια.
• Κάντε το ένα άμεσο και απλό γράμμα. Μην χτυπάτε γύρω από τον θάμνο συμπεριλαμβάνοντας λεπτομέρειες που δεν είναι πραγματικά συνδεδεμένες με το ζήτημα. Για παράδειγμα, εάν διαμαρτύρεστε για ένα ελαττωματικό σίδερο που αγοράσατε από ένα πολυκατάστημα, εστιάστε το παράπονό σας στο ίδιο το προϊόν και αποφύγετε να αναφέρετε άλλα πράγματα, όπως η διάταξη των ραφιών, η περιφρόνηση των πελατών στην ουρά και ούτω καθεξής. Ωστόσο, πρέπει να δώσετε αρκετές λεπτομέρειες σχετικά με το πρόβλημα για να κάνετε την καταγγελία σας άξια προσοχής.
• Συμπεριλάβετε φωτοαντίγραφα αποδείξεων και άλλα έγγραφα συναλλαγών. Η επιστολή σας πρέπει να υποστηρίζεται από έγγραφα ή αποδείξεις αγοράς και πληρωμών, διαφορετικά μπορεί να καταλήξει στο σωρό των ανεπιτήρητων καταγγελιών.
• Δηλώστε τι θέλετε από τον πωλητή. Θέλετε τα χρήματά σας πίσω ή προτιμάτε αντικατάσταση; Κάντε συγκεκριμένα αιτήματα. Εάν θέλετε να μιλήσετε με τη διεύθυνση, δηλώστε την στην επιστολή και ζητήστε ραντεβού. Ωστόσο, πρέπει να καταλάβετε ότι ακόμη και αν είστε πελάτης που πληρώνει, υπάρχουν και άλλοι σαν εσάς που μπορεί να αναζητούν αποκατάσταση για τα αντίστοιχα παράπονά τους. Επομένως, θα πρέπει να είστε υπομονετικοί καθώς περιμένετε απάντηση.

  

• Στείλτε την επιστολή σας στην αρμόδια αρχή. Μην στείλετε την επιστολή σας στον πωλητή που σας προσέφερε, καθώς δεν είναι σε θέση να αποφασίσει για την υπόθεσή σας. Γράψτε τη διεύθυνση, τον επόπτη ή τον ιδιοκτήτη του καταστήματος.
• Αντιμετωπίστε το γράμμα με επαγγελματισμό. Ακόμα κι αν γνωρίζετε προσωπικά το άτομο που γράφετε, κάντε την επίσημη επιστολή καταγγελίας να ακούγεται και επίσημη.
• Κάντε ήχο εγκάρδιο και διακριτικό. Προσπαθήστε να επιτύχετε έναν συμβιβασμό και μην παίζετε "δύσκολο να πάρετε" επιβάλλοντας στους παράλογους όρους σας.

Όταν δηλώσετε όλα τα σημαντικά σημεία στην επιστολή καταγγελίας, ολοκληρώστε το μήνυμα εκφράζοντας την ευγνωμοσύνη σας. Δώστε τη διεύθυνση και τους αριθμούς επικοινωνίας σας, ώστε να μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας ανά πάσα στιγμή σχετικά με το παράπονό σας.