Πώς να γράψετε τις απολύσεις: Επιστολή τερματισμού της απασχόλησης;
Αλέξανδρος Παπαφιλίππου
• 7 λεπτά ανάγνωση
Εάν είναι πιθανό να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τους λόγους για τους οποίους απολύεται ο υπάλληλος, συμπεριλάβετε τους εν συντομία στην επιστολή τερματισμού των υπαλλήλων σας.
Πώς να είσαι επαγγελματίας όταν γράφεις επιστολή τερματισμού
Η διαδικασία πρόσληψης ενός υπαλλήλου είναι περισσότερο μια από τις δεσμεύσεις από οτιδήποτε άλλο. Και ο στόχος είναι να ενσωματωθεί η νέα πρόσληψη σε μια ήδη καθιερωμένη ομάδα. Τις περισσότερες φορές το σύστημα λειτουργεί και ο υπάλληλος ενσωματώνεται στην εταιρεία. Αλλά υπάρχουν στιγμές που είναι απαραίτητο να αφήσετε κάποιον που δεν είναι απόλυτα σωστό για τον οργανισμό σας. Ποτέ δεν είναι εύκολο να απολύσεις έναν υπάλληλο, ειδικά αν είναι υπάλληλος με τον οποίο έχεις καλή σχέση.
Μερικές φορές, ωστόσο, μπορεί να είστε σε θέση όπου η εργασία σας απαιτεί να μάθετε πώς να γράφετε μια απόλυση. Εάν βρεθείτε σε τέτοια θέση, ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη διαχείριση της διαδικασίας επιστολής τερματισμού όσο το δυνατόν πιο επαγγελματικά και ευαίσθητα. Φροντίστε να δείτε το δείγμα επιστολής στο τέλος του άρθρου.
Προσδιορίστε τα γεγονότα πίσω από την απόλυση. Υπάρχουν δύο λόγοι για τους οποίους ένας υπάλληλος θα αποχωρήσει από την εταιρεία. Το πρώτο από αυτά είναι μια εθελοντική παραίτηση. Μπορεί να υπάρχουν διάφοροι λόγοι για τους οποίους ένας εργαζόμενος θα διακόψει την εργασία του εθελοντικά. Άλλες φορές, η απασχόληση του ατόμου τερματίζεται από την εταιρεία. Όταν συμβεί αυτό, είναι απαραίτητο να προσδιοριστεί ο λόγος αυτής της απόφασης. Αυτό θα σας επιτρέψει να συντάξετε σωστά την επιστολή απόλυσης.
Κατά περίπτωση, επικοινωνήστε με τον προϊστάμενό σας όταν μάθετε πώς να γράφετε μια επιστολή τερματισμού. Οι απολύσεις εργαζομένων απαιτούν μερικές φορές από τον συγγραφέα να ακολουθεί συγκεκριμένα νομικά ή επαγγελματικά πρωτόκολλα ή να χρησιμοποιεί ένα συγκεκριμένο πρότυπο. Πριν ξεκινήσετε την επιστολή τερματισμού, ξέρετε τι πρέπει, σύμφωνα με το νόμο και την πολιτική της εταιρείας, να περιλαμβάνει και να παραλείψει, και ποιο πρότυπο πρέπει να ακολουθήσετε.
Ας ελπίσουμε ότι εργάζεστε για μια εταιρεία (ή ακόμα καλύτερα, διευθύνετε μια εταιρεία μόνοι σας) που αντιμετωπίζει ηθικά όλους τους υπαλλήλους και επιτρέπει στους υπαλλήλους να απαντούν σε ερωτήσεις αφού λάβουν επιστολή απόλυσης. Ή μπορεί να βρίσκεστε σε έναν οργανισμό που μιλά προσωπικά στους υπαλλήλους προτού απολυθούν επίσημα. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να απαλλαγείτε από την κατάσταση, ειδικά όταν ο εργαζόμενος παρηγορείται από ένα μέλος της ομάδας με το οποίο δημιούργησαν έναν δεσμό. Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα με τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία σας χειρίζεται τις απολύσεις, θα πρέπει να το αντιμετωπίσετε με τον επόπτη σας.
Επικοινωνήστε με το νομικό τμήμα της εταιρείας σας. Ορισμένες απολύσεις υπαλλήλων οδηγούν σε αγωγή. Συνήθως ευθύνεται ο εργοδότης για μη τήρηση του νόμου. Αυτό μπορεί εύκολα να αντιμετωπιστεί με διαβούλευση με δικηγόρο πριν απόλυση υπαλλήλου. Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν να σας καθοδηγήσουν σχετικά με τους νόμους πίσω από τον τερματισμό ενός υπαλλήλου.
Για παράδειγμα, ίσως πρέπει να δηλώσετε συγκεκριμένα ποιες προϋποθέσεις οδήγησαν στην απόλυση ή, αντίστροφα, ίσως χρειαστεί να διατυπώσετε την επιστολή απόλυσης σε γενική γλώσσα που δεν αποκαλύπτει πληροφορίες όπως εσωτερικούς λόγους μείωσης του μεγέθους. Και στις δύο περιπτώσεις πρέπει να έχετε την απόδειξη να συνοδεύσετε τυχόν ισχυρισμούς. Ο επόπτης σας μπορεί να παρέχει οποιαδήποτε γραφειοκρατία, όπως κακές αξιολογήσεις ή σημειώσεις που έχει λάβει ο υπάλληλος.
Εάν είναι δυνατόν, να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τους λόγους απόλυσης. Όταν γράφετε μια επιστολή απόλυσης, θέλετε να παραμείνετε αντικειμενικοί και επαγγελματικοί. Αλλά μην ξεχνάτε την ηθική σημασία να λαμβάνετε υπόψη τα συναισθήματα του παραλήπτη της επιστολής λήξης. Εάν είναι πιθανό να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τους λόγους για τους οποίους απολύεται ο υπάλληλος, συμπεριλάβετε τους εν συντομία στην επιστολή τερματισμού των υπαλλήλων σας. Εάν απολύατε, δεν θα θέλατε να μάθετε τους λόγους για τους οποίους; Δεν χρειάζεται να πάρετε απίστευτα συγκεκριμένες λεπτομέρειες, αλλά, κατά περίπτωση, να επισημάνετε την παραβίαση της πολιτικής γραφείου, την αξιολόγηση της εργασίας ή άλλη προϋπόθεση που είχε ως αποτέλεσμα την απόλυση. Και πάλι, ενδέχεται μερικές φορές να σας ζητηθεί να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στην επιστολή σας.
Θα θελήσετε να ελέγξετε το αρχείο του εργαζομένου για να το κάνετε. Διαβάστε όλα τα στοιχεία που σας δίνονται, τα οποία μπορεί να περιλαμβάνουν αξιολογήσεις υπαλλήλων, εσωτερικά σημειώματα και μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και αναφορές συμβάντων. Αυτά τα υλικά παρέχονται από την εταιρεία για καταστάσεις όπως αυτή. Ως εκ τούτου, είναι πολύ σημαντικό να τα διαβάσετε προσεκτικά για να αποκτήσετε τα γεγονότα πίσω από τη βολή.
Να είστε συνοπτικοί. Μια επιστολή απόλυσης, όπως και η περισσότερη επαγγελματική αλληλογραφία, είναι καλύτερη όταν είναι συνοπτική. Συμπεριλάβετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε μαζί με μια σύντομη προσωπική δήλωση. Ένα παράδειγμα αυτού είναι μια γραμμή όπως "Ενημερώστε μας εάν θέλετε μια επιστολή αναφοράς", εάν ισχύει. Και μετά τελειώστε το γράμμα.
Αποφύγετε τα υποτιμητικά προσωπικά σχόλια. Εάν γράφετε επιστολή απόλυσης σε περίπτωση υπαλλήλου ή συναδέλφου με τον οποίο εσείς ή άλλοι στο γραφείο σας έχετε προσωπική και συνεχιζόμενη σύγκρουση, προσέξτε να αφήσετε αυτά τα ζητήματα από την επιστολή τερματισμού. Διατηρήστε το τυπικό πρότυπο απόλυσης γραφείου και περιλαμβάνουν τις απαιτούμενες πληροφορίες. Μην κάνετε προσωπικά σχόλια ή να συντάξετε το λόγο της απόλυσης. Πιθανότατα έχετε ήδη ενθαρρύνει το άτομο να παραιτηθεί λόγω της αρνητικότητας που έχει δημιουργηθεί εντός της ομάδας. Δεδομένου ότι αυτό δεν ήταν επιτυχές, πρέπει να προχωρήσετε πολύ προσεκτικά. Τα προσωπικά σχόλια είναι απαράδεκτα, αντιεπαγγελματικά και ενδέχεται να σας επιπλήξουν. Εάν το άτομο με το οποίο έχετε πρόβλημα φεύγει, αφήστε το να είναι αρκετό δικαίωση.
Ο συγχρονισμός είναι το παν. Κατά τη σύνταξη της επιστολής απόλυσης θα πρέπει να λάβετε υπόψη την καλύτερη στιγμή για να την στείλετε στον εργαζόμενο. Εάν πρόκειται για απολύσεις, ενδέχεται να είστε σε θέση να δώσετε στον υπάλληλο χρόνο να αρχίσει να ψάχνει μια νέα θέση προτού πρέπει να φύγει. Ή θα μπορούσατε να εκτονώσετε μια τεταμένη κατάσταση στο εργασιακό περιβάλλον ενημερώνοντας τον υπάλληλο ότι δεν χρειάζεται να επιστρέψει στην εργασία την επόμενη μέρα. Μερικές φορές η πραγματική στιγμή κατά την οποία δίνεται το γράμμα είναι η πιο σημαντική πτυχή για τον τερματισμό ενός υπαλλήλου.
Παρέχετε στοιχεία επικοινωνίας για ερωτήσεις παρακολούθησης. Εάν επιτρέπεται, φροντίστε να συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας στην επιστολή, ώστε ο απολυθείς υπάλληλος να γνωρίζει πώς να κάνει ένσταση, να ζητήσει παροχές ή να αναζητήσει απαντήσεις μετά την απώλεια της εργασίας του. Η παροχή επίσημων καναλιών για ένα άτομο που έχει απολυθεί πρόσφατα μπορεί να βοηθήσει αυτό το άτομο να διευκρινίσει την κατάστασή της ή να λάβει τα απαραίτητα μέτρα για να προχωρήσει. Σας επιτρέπει επίσης να αποφεύγετε να χειρίζεστε ερωτήσεις που μπορεί να μην είστε προσωπικά εξοπλισμένοι για να απαντήσετε.
Για παράδειγμα, πολλοί υπάλληλοι είναι επιλέξιμοι για ιατρική κάλυψη COBRA, ανεξάρτητα από τον λόγο τερματισμού. Το COBRA είναι ένας οργανισμός που προσφέρει ιατρική κάλυψη σε εργαζόμενους που έχουν χάσει τη δουλειά τους. Ενεργούν ως ενδιάμεσοι για τον ασφαλιστή και τον υπάλληλο για να διασφαλίσουν ότι, εάν εκλεγούν, η ιατρική τους κάλυψη θα συνεχιστεί. Υπάρχει μια ποικιλία άλλων παροχών, όπως η ασφάλιση ανεργίας και τα τελικά χρηματικά ποσά για τα οποία ο εργαζόμενος θα πρέπει να έχει πληροφορίες.
Η επιστολή απόλυσης είναι ένας τρόπος για μια εταιρεία να απολύσει έναν υπάλληλο με επαγγελματισμό. Ο επόπτης μπορεί να παράσχει μια λεπτομερή εξήγηση για την απόφαση τερματισμού της εργασίας με ακεραιότητα και τάξη. Και αν πρέπει να γράψετε μια επιστολή απόλυσης για να τερματίσετε την απασχόληση κάποιου άλλου, βεβαιωθείτε ότι καλύπτετε όλες τις επαγγελματικές βάσεις και γράφετε κατά τρόπο ανάλογο με τα δικά σας ηθικά πρότυπα.
Δείγμα επιστολής λήξης υπαλλήλου
Δείγμα επιστολής λήξης υπαλλήλου.
Το όνομά σας Τίτλος εργασίας Όνομα εταιρείας Διεύθυνση εταιρείας Πόλη, πολιτεία και ταχυδρομικός κώδικας
Μπορείτε να επικοινωνήσετε με το [Όνομα υπαλλήλου] στο Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού σχετικά με την πρόσβαση σε ιατρικές παροχές, το πακέτο αποχώρησης και τον τελικό μισθό σας.
Εάν έχετε απορίες, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου [Τα στοιχεία επικοινωνίας σας].
Με εκτιμιση,
[Το υπογεγραμμένο Όνομα και Επώνυμο]
[Το όνομα και το επώνυμό σας]
Γρήγορες συμβουλές:
Συχνά, οι επιστολές απόλυσης πρέπει να ακολουθούν μια συγκεκριμένη εταιρική πολιτική. Μάθετε ποια είναι η πολιτική της εταιρείας σας πριν ξεκινήσετε το πρώτο προσχέδιο.
Να είστε περιεκτικοί και επαγγελματικοί, όπως θα κάνατε σε οποιαδήποτε επαγγελματική αλληλογραφία.
