Πώς να διατηρήσετε αρχεία προσωπικού χωρίς παραβίαση του εργατικού και εργασιακού νόμου;

Η διατήρηση οργανωμένων αρχείων προσωπικού είναι σημαντική για κάθε εταιρεία. Όχι μόνο οι ομοσπονδιακοί και πολιτειακοί νόμοι απαιτούν από τις επιχειρήσεις να παρακολουθούν ορισμένα αρχεία, η σωστή τήρηση αρχείων θα επιτρέψει επίσης στην εταιρεία να αξιολογήσει καλύτερα την απόδοση ενός υπαλλήλου. Θα μπορούσε επίσης να είναι ένας παράγοντας προστασίας του εργοδότη από την ευθύνη για νομικές διαφορές. Ακολουθεί μια εισαγωγή για το πώς οι εργοδότες μπορούν να διατηρούν αρχεία προσωπικού σύμφωνα με την εργατική και εργατική νομοθεσία.

• Διατηρήστε δύο αρχεία για κάθε υπάλληλο - αρχεία προσωπικού και άλλα αρχεία. Επισημάνετε κάθε φάκελο με το όνομα του υπαλλήλου (επώνυμο, όνομα, μεσαίο αρχικό). Στο φάκελο αρχεία προσωπικού, βάλτε όλα τα έγγραφα που αφορούν στο συγκεκριμένο εργαζομένου περιγραφή της θέσης εργασίας, φύλλα αξιολόγησης των επιδόσεων, της σύμβασης παροχές προς τους εργαζομένους, εκθέσεις πειθαρχικά μέτρα, και τα αρχεία συμμετοχή. Θα είναι χρήσιμο εάν χρησιμοποιείτε καρτέλες για κάθε τύπο εγγραφής. Τοποθετήστε όλους τους φακέλους προσωπικού των υπαλλήλων σας σε ασφαλές μέρος, διατεταγμένο σε αλφαβητικό φάκελο.
• Υποβάλετε ξεχωριστά τα ιατρικά αρχεία και τα έντυπα ασφάλισης Τοποθετήστε τους φακέλους για ιατρικά και ασφαλιστικά αρχεία σε ξεχωριστές εγκαταστάσεις αποθήκευσης μακριά από τα αρχεία προσωπικού. Τα ιατρικά αρχεία πρέπει να περιλαμβάνουν αποτελέσματα φυσικής εξέτασης, περιορισμούς εργασίας με εντολή γιατρού, χρόνο ιατρικής άδειας, αξιώσεις αποζημίωσης, καθώς και αρχεία για δοκιμές ναρκωτικών και αλκοόλ. Η ADA ή οι Ευρωπαίοι με Αναπηρία έχουν αυστηρούς κανόνες για την τήρηση αυτών των αρχείων εμπιστευτικών. Οι εργοδότες που καλύπτονται από την ADA θα πρέπει να παρέχουν ασφαλή χώρο αποθήκευσης με περιορισμένη πρόσβαση.

  

• Διατηρήστε όλα τα έντυπα i-9 σε έναν φάκελο και έτοιμο για έλεγχο. Συμπληρώστε αυτήν τη φόρμα Επαλήθευσης Απασχόλησης για όλους τους υπαλλήλους σας που έχουν εξουσιοδοτηθεί από τις Υπηρεσίες Ιθαγένειας και Μετανάστευσης της Ευρώπης να εργάζονται στην Ευρώπη. Επειδή η κυβέρνηση θα μπορούσε να ζητήσει να επιθεωρήσει αυτά τα αρχεία, να προστατεύσει το απόρρητο των άλλων αρχείων σας τοποθετώντας όλες τις φόρμες I-9 σε ξεχωριστό φάκελο.
• Δημιουργήστε μια γραπτή πολιτική για την αποθήκευση, την πρόσβαση και τη διάδοση πληροφοριών σχετικά με το απόρρητο των εγγράφων. Για να αποφευχθούν τυχόν διαφορές, παρατυπίες στην τήρηση αρχείων και να διευκολυνθεί η εκπαίδευση, πρέπει να καταγραφούν οι διαδικασίες μιας εταιρείας για τη διατήρηση όλων των αρχείων των εργαζομένων. Θα πρέπει να δηλώνεται με σαφήνεια ποιος έχει πρόσβαση σε συγκεκριμένα αρχεία. Πρέπει να ορίσει ένα τμήμα ή ένα άτομο που θα χειρίζεται και θα διατηρεί όλα τα αρχεία απασχόλησης. Βεβαιωθείτε ότι το μέρος που έχει ανατεθεί είναι καλά εκπαιδευμένο στους πολιτειακούς και ομοσπονδιακούς νόμους σχετικά με τη διαχείριση αρχείων υπαλλήλων. Οι εργοδότες που παρέχουν προγράμματα υγείας υποχρεούνται επίσης να συμμορφώνονται με τους περιορισμούς του νόμου περί φορητότητας και ευθύνης για την ασφάλιση υγείας. Εκτός από την ανάθεση προσωπικού Για τη διαχείριση αρχείων και τη δημιουργία πολιτικών για την εμπιστευτικότητα αυτών των πληροφοριών, το HIPAA επίσης υποχρεώνει τους εργοδότες να δημιουργούν τρόπους ενημέρωσης των υπαλλήλων τους για τα δικαιώματα απορρήτου τους.

Μόλις δημιουργήσετε ένα καλό σύστημα αρχειοθέτησης, η διατήρηση αρχείων προσωπικού των υπαλλήλων δεν θα ήταν πλέον κουραστική εργασία. Συνιστάται να ελέγχετε περιοδικά και να ελέγχετε αυτά τα αρχεία για να εξαλείψετε πληροφορίες που είναι εσφαλμένες, άσχετες ή ξεπερασμένες. Επειδή οι νόμοι διαφέρουν από πολιτεία σε πολιτεία, θα ήταν βολικό να διατηρήσετε ένα αντίγραφο των νόμων της πολιτείας που αφορούν τη φύλαξη αρχείων εντός του τόπου όπου αποθηκεύετε όλα τα αρχεία σας.