Όταν θέλετε να γράψετε ένα επαγγελματικό email, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε πρώτα με μια καλή θεματική γραμμή.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένας βολικός τρόπος επικοινωνίας με άτομα. Αλλά εάν στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την εργασία, θυμηθείτε ότι ο τόνος και η ποιότητα του email σας είναι και τα δύο πολύ σημαντικά. Αυτός ο οδηγός θα σας βοηθήσει να γράψετε ένα επαγγελματικό email.
Βήμα 1
Συμπεριλάβετε ένα ενημερωτικό θέμα. Όταν θέλετε να γράψετε ένα επαγγελματικό email, είναι σημαντικό να ξεκινήσετε πρώτα με μια καλή θεματική γραμμή. Σκεφτείτε μια σύντομη φράση που θα βοηθήσει τους αναγνώστες σας να καταλάβουν γρήγορα τι είναι το email. Αυτό θα τους βοηθήσει να κρίνουν τον επείγοντα χαρακτήρα του email σας, καθώς και να τους πει πώς να ταξινομήσουν το email αργότερα. Κάτι όπως «Παρακαλώ θυμηθείτε να αγοράσετε τα εισιτήρια μπάρμπεκιου προσωπικού σας» είναι ένα πολύ πιο επαγγελματικό θέμα από το « πάρτι ». Προσπαθήστε να διαβάσετε την ουσία του email σας σε ένα σύντομο θέμα.
Βήμα 2
Φτανω στο σημειο. Όταν αρχίζετε να γράφετε το επαγγελματικό σας email, η πρώτη σας γραμμή θα πρέπει να αναφέρει τον κύριο λόγο για το email. Οι συνάδελφοί σας δεν έχουν χρόνο να κοσκινίσουν τη συνομιλία σας. Είναι στη δουλειά και θέλουν απλώς τα σημαντικά πράγματα. Γι 'αυτό, φτάστε στο e-mail σας το συντομότερο δυνατόν, να είστε σύντομοι και να διαβάσετε ξανά το email σας για να βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε συμπεριλάβει περιττές πληροφορίες. Η σύντομη και γλυκιά είναι η κατάλληλη λύση για επαγγελματικά email
Βήμα 3
Υπογράψτε το επαγγελματικό σας email με το όνομα και τον τίτλο σας και, στη συνέχεια, στείλτε το στους αναγνώστες σας.
Να είστε συγκεκριμένοι. Ακόμα κι αν γνωρίζετε ότι όλοι γνωρίζουν τι εννοείτε στο email σας, ένα επαγγελματικό email εξακολουθεί να χρησιμοποιεί συγκεκριμένες λεπτομέρειες. Συμπεριλάβετε μερικές προτάσεις για να υπενθυμίσετε στους αναγνώστες σας τις προηγούμενες συζητήσεις σας. Βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια βάση ως αποτέλεσμα του email σας. Συμπεριλάβετε προτάσεις όπως «σύμφωνα με τη συνάντησή μας την προηγούμενη εβδομάδα, όπου συμφωνήσαμε να προσφέρουμε εισιτήρια για το μπάρμπεκιου προσωπικού με κόστος 3,70€ το καθένα....» και ούτω καθεξής. Αυτό δεν έχει μόνο επαγγελματικό τόνο, αλλά είναι ενημερωτικό και χρήσιμο σε όλους τους αναγνώστες.
Βήμα 4
Βεβαιωθείτε ότι το email σας φαίνεται επαγγελματικό. Πολύ συχνά αυτές τις μέρες, οι άνθρωποι στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι συντρίμμια γραμματικής τρένου. Χρησιμοποιήστε τον ορθογραφικό έλεγχο και τη δική σας κοινή λογική για να γράψετε ένα email χρησιμοποιώντας σωστή αγγλική γραμματική και διατύπωση. Μην χρησιμοποιείτε όλα τα κεφαλαία ή πεζά γράμματα. (Δεν θέλετε να φαίνεται σαν να φωνάζετε, έτσι;) Αντ 'αυτού, κάντε το email σας να φαίνεται επαγγελματικό χρησιμοποιώντας κατάλληλα κεφαλαία, πεζά γράμματα και σημεία στίξης. Βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις σας είναι σωστές και λογικές. Και μην χρησιμοποιείτε σύντομες φόρμες. (OMG.. Το μισώ όταν το κάνει αυτό!) Οι σύντομες φόρμες και οι συντομογραφίες είναι αντιεπαγγελματικές και θα μπορούσαν επίσης να είναι ελληνικές σε όσους δεν παρακολουθούν την τρέχουσα γλώσσα στο Διαδίκτυο και ακρωνύμια. Απλώς πληκτρολογήστε τις λέξεις σωστά και σώστε τον εαυτό σας από την αμηχανία παρανοήσεων ή μελλοντικών εξηγήσεων για τα κακά σας γραπτά.
Μην ξεχνάτε τους τρόπους σας. Η μητέρα σου έπεσε σε κάτι όταν σου είπε να χρησιμοποιήσεις τους τρόπους σου. Είναι ένας σεβαστός τρόπος για να αλληλεπιδράσετε με ανθρώπους, ειδικά σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον. Έτσι, αντί να εκδίδετε τις παραγγελίες σας δικτατορικά στα email σας, ρίξτε μερικές « ευχαριστίες » και «ευχαριστίες» και ούτω καθεξής. Αφήστε τον τόνο του email σας να δείξει ότι εκτιμάτε τους αναγνώστες σας και ότι δεν είστε κακός, αυταρχικός συνάδελφος.
Βήμα 6
Διαβάστε ξανά το email σας πριν το στείλετε. Το email σας πρέπει να είναι χωρίς σφάλματα πριν το στείλετε. Δώστε του μια γρήγορη εκ νέου ανάγνωση και, στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί ορθογραφικού ελέγχου για να το ελέγξετε ξανά. Τα επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαβάζονται εύκολα επειδή δεν είναι γεμάτα λάθη, ακρωνύμια, διαδικτυακή γλώσσα, ακατάλληλη γραμματική ή διατύπωση ή περιττή περιφρόνηση. Εάν το email σας δεν έχει αυτά τα προβλήματα, τότε έχετε γράψει ένα υπέροχο email! Υπογράψτε το επαγγελματικό σας email με το όνομα και τον τίτλο σας και, στη συνέχεια, στείλτε το στους αναγνώστες σας.
