Πώς να γράψετε μια επιστολή σύστασης για υποψηφίους μεταπτυχιακών σχολείων;

Εάν σας ζητήθηκε να γράψετε μια επιστολή σύστασης για έναν υποψήφιο μεταπτυχιακό σχολείο, η προοπτική έναρξης μπορεί να φαίνεται αρχικά κάπως τρομακτική. Η επίτευξη ισορροπίας μεταξύ "ειλικρινής" και "χρήσιμης", ενώ αναρωτιέστε για πράγματα όπως πόσες λεπτομέρειες πρέπει να βάλετε σχετικά με το πώς γνωρίζετε το άτομο ή πώς να επικεντρωθείτε σε αυτά τα δυνατά σημεία χωρίς να φαίνετε υπερβολικά απαλός, μπορεί να είναι δύσκολο έργο.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη σύνταξη αυτών των συστάσεων:

1. Συζητήστε με τον αιτούντα. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν έχετε εργαστεί μαζί του με περιορισμένη χωρητικότητα, καθώς μπορεί να μην γνωρίζετε όλα όσα έχει επιτύχει. Ζητήστε στοιχεία από την παρακάτω λίστα για να σας δώσει μια καλύτερη ιδέα για το τι να συμπεριλάβετε στην επιστολή.
   • Ο μέσος όρος βαθμού του υποψηφίου, συν τυχόν ακαδημαϊκά βραβεία ή κοινωνίες τιμής στις οποίες ανήκει.
   • Οποιαδήποτε μαθήματα έχει λάβει ο αιτών ή ερευνητικά έγγραφα που έχει γράψει ο αιτών και σχετίζονται με το θέμα.
   • Οποιαδήποτε εργασιακή εμπειρία ή εθελοντικές δραστηριότητες που σχετίζονται με το θέμα.
   • Περιγραφή των επαγγελματικών στόχων του αιτούντος
   • Αντίγραφα οποιωνδήποτε εκθέσεων εισαγωγής ο αιτών έπρεπε να γράψει για τη διαδικασία εισαγωγής.
2. Συγκεντρώστε ανέκδοτα. Μια αποτελεσματική επιστολή αίτησης είναι ιδιαίτερα λεπτομερής και περιέχει παραδείγματα θετικών χαρακτηριστικών του αιτούντος. Είναι σημαντικό να καταδείξετε πώς θα ωφεληθεί το σχολείο ή το πρόγραμμα με την αποδοχή του αιτούντος.
3. Οργανώστε το περιεχόμενο. Ακόμη και μια επιστολή σύστασης θα πρέπει να ακολουθεί την τυπική διαδικασία σύνταξης επιστολών, με μια δομή κλεισίματος - σώματος - με την προσθήκη μιας σύστασης στο τέλος. Αφιερώστε ένα λεπτό για να κατανοήσετε κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία και τι έχετε να πείτε σε κάθε ένα από αυτά.
   • Έναρξη: Εξηγήστε ποιοι είστε και πώς γνωρίζετε τον αιτούντα. Συζητήστε τη γνωριμία σας με τον αιτούντα και δώστε τις σχετικές πληροφορίες σε μία παράγραφο. Πώς γνωρίζετε τον αιτούντα; Η σχέση σας επικεντρώνεται στην εργασία ή στο σχολείο ή στον εθελοντισμό ή σε συνδυασμό αυτών; Πόσο καιρό γνωρίζετε τον αιτούντα;
   • Σώμα: Συζητήστε τα πλεονεκτήματα του αιτούντος εδώ, σε δύο παραγράφους. Στην πρώτη παράγραφο, απαριθμήστε μερικούς από τους τομείς εμπειρογνωμοσύνης του ή συγκεκριμένες δεξιότητες ή ωριμότητα (π.χ. οργανωτικές δεξιότητες του αιτούντος, ικανότητα δημιουργικής επίλυσης προβλημάτων, κατανόηση της σημασίας των προθεσμιών, τη νοημοσύνη του αιτούντος, τη δημιουργικότητα, την ικανότητα να ασχολούνται με πολύπλοκα θέματα και καταλληλότητα για το πεδίο σπουδών). Διατηρήστε αυτήν την παράγραφο συνοπτική και στο σημείο. (Θυμηθείτε: Ο ομοσπονδιακός νόμος της Ευρώπης σας απαγορεύει να συμπεριλάβετε σχόλια για το φύλο, τη φυλή, το χρώμα, την ηλικία, τη θρησκεία, την οικογενειακή κατάσταση, τη σωματική ή διανοητική αναπηρία, την εθνική καταγωγή, τον σεξουαλικό προσανατολισμό, την ιατρική κατάσταση, την ιθαγένεια ή τις πολιτικές σχέσεις, πεποιθήσεις ή δραστηριότητες.)

     Στη δεύτερη παράγραφο, επιλέξτε μια δεξιότητα ή χαρακτηριστικό των υποψηφίων για να εστιάσετε που είναι ιδιαίτερα αξιοσημείωτο - για παράδειγμα: "Από όλες τις ικανότητες και τα δυνατά σημεία του Τζον, ίσως η μεγαλύτερη του είναι η ικανότητά του να αναλύει σύνθετα ζητήματα χωρίς να χάνει την εστίασή του." Στη συνέχεια, συνεχίστε να δίνετε ένα ή δύο συγκεκριμένα παραδείγματα για το πώς ο αιτών έχει δείξει αυτό το χαρακτηριστικό ή ικανότητα στο παρελθόν. Κρατήστε σύντομα τα ανέκδοτα σας. Επικεντρωθείτε στις επιλογές ή τις δεξιότητες του αιτούντος και πώς αυτές οι επιλογές και οι δεξιότητες οδήγησαν σε ένα καλό αποτέλεσμα. Χρησιμοποιήστε τα ανέκδοτα για να δείξετε πώς ο υποψήφιος θα ήταν καλός υποψήφιος για το μεταπτυχιακό σχολείο.

   • Κλείσιμο: Συνοψίστε το γράμμα επαναδιατυπώνοντας και εφιστώντας την προσοχή του αναγνώστη στους στόχους του αιτούντος. Συνδέστε τα χαρακτηριστικά και τις ικανότητες με την επιδιωκόμενη πορεία σπουδών. Για παράδειγμα, για έναν υποψήφιο που υποβάλλει αίτηση για πτυχίο νομικής: "Εν ολίγοις, η Jane έχει επιδείξει τις δεξιότητες γρήγορης σκέψης και κριτικής ανάλυσης που είναι απαραίτητες για να γίνει εξαιρετικός δικηγόρος"
   • Η πρότασή σας: Η τελευταία πρόταση του κλεισίματος πρέπει να παρέχει τη σύστασή σας. Να είστε συγκεκριμένοι σε ποιο βαθμό θα συνιστούσατε στον αιτούντα.

     Ακολουθεί ένα συντομευμένο δείγμα γράμμα που έχει τη σωστή μορφή:

     "Αγαπητοί κύριοι,

     Το όνομά μου είναι John Q. Public και προτείνω ανεπιφύλακτα την Jane Doe ως υποψήφια για μεταπτυχιακό σχολείο. Κατά τη διάρκεια της θητείας μου ως Αναπληρωτής Διευθυντής, Name College, έχω αλληλεπιδρά με τη Jane ως καθηγήτρια κατά τη διάρκεια της φοίτησής της στο Name College τα τελευταία τέσσερα χρόνια. "

     Η Τζέιν μπορεί να δημιουργήσει ισχυρές σχέσεις με ανθρώπους όλων των ηλικιών, ειδικά με τα παιδιά "σε κίνδυνο" με τα οποία συνεργάστηκε στο Speciality School School. Η Τζέιν έχει ένα ειδικό ταλέντο για να συνεργάζεται με μαθητές που χρειάζονται επιπλέον καθοδήγηση και υποστήριξη από αυτές που συνήθως λαμβάνονται σε παραδοσιακές τάξεις. Διακρίνει στη διδασκαλία απλών και πιο προηγμένων εννοιών και έχει εξαιρετικές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας. Η Τζέιν είναι εξαιρετικά οργανωμένη, παρακινημένη και αξιόπιστη. "

     Ενώ ήταν φοιτήτρια στο Name College, η Jane εργάστηκε σε διάφορες θέσεις με τη συμμετοχή παιδιών, συμπεριλαμβανομένης της διδασκαλίας ενός προγράμματος μουσείων σε μαθήματα τέταρτης τάξης στην περιοχή του κοντινού σχολείου, τη διδασκαλία ενηλίκων και παιδιών να παίζουν βόλεϊ και τη διαχείριση εξοπλισμού βόλεϊ και σόφτμπολ για έναν τοπικό περιοχή πάρκων. Τα κατάφερε όλα αυτά με πρωτοβουλία και θετική στάση. "

     Η Τζέιν θα ήταν ένα τεράστιο πλεονέκτημα για το πρόγραμμά σας και σας προτείνω χωρίς κράτηση. Εάν έχετε περαιτέρω απορίες σχετικά με το ιστορικό ή τα προσόντα της, παρακαλώ επικοινωνήστε μαζί μου στον αριθμό που αναγράφεται σε αυτό το επιστολόχαρτο. "

4. Δώστε προσοχή στη μορφοποίηση και τη γραμματική. Χρησιμοποιήστε επίσημο επιστολόχαρτο και πληκτρολογήστε πάντα μια επιστολή σύστασης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αφήσει τα κατάλληλα περιθώρια, γράψτε σωστά όλες τις λέξεις και ότι δεν έχετε κάνει γραμματικά λάθη ή κακές επιλογές σύνταξης. Ελέγξτε ξανά το αίτημα για επιστολή για να βεβαιωθείτε ότι έχετε ανταποκριθεί σωστά στον σκοπό της επιστολής και για να διευκρινίσετε εάν η επιστολή πρέπει να δοθεί στον αιτούντα ή να σταλεί ξεχωριστά. Ακολουθήστε τους κανόνες "στο γράμμα" για να αποφύγετε προβλήματα αργότερα.
5. Πότε να πω όχι. Εάν έχετε επιφυλάξεις σχετικά με τη σύνταξη επιστολής σύστασης - για παράδειγμα, εάν θα συνιστούσατε στον αιτούντα μόνο υπό όρους, ή καθόλου ή αισθάνεστε ουδέτερος για τον αιτούντα - ή εάν δεν έχετε αρκετές πληροφορίες για να λάβετε μια τεκμηριωμένη απόφαση, ρωτήστε τον εαυτό σας αν είστε πραγματικά το καλύτερο άτομο για αυτήν τη δουλειά. Επειδή αυτές οι επιστολές είναι συνήθως θετικές, οι επιστολές σύστασης σε μεταπτυχιακά προγράμματα που είναι ουδέτερες για έναν υποψήφιο θεωρούνται συχνά ως αρνητικές επιστολές. Είναι καλύτερα να είσαι ειλικρινής, καθώς είναι το επαγγελματικό σου όνομα στη γραμμή αν ο αιτών δεν είναι κατάλληλος για το πρόγραμμα. Εάν συμβαίνει αυτό, σκεφτείτε σοβαρά να ζητήσετε από τον αιτούντα να ζητήσει τη βοήθεια κάποιου άλλου, αντί να εκτροχιάσετε το μελλοντικό σχέδιο του αιτούντος, βγαίνοντας πολύ χλιαρός ή απαθείς.

Γράψτε επιστολές σύστασης

Τώρα που μπορείτε να γράψετε συστάσεις για το σχολείο, ίσως θελήσετε επίσης να μάθετε πώς να γράφετε μια σύσταση για αιτούντες εργασία.