Πώς να γράψετε μια επιστολή σύστασης: Επιστολές σύστασης;

Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μπορεί να σας ζητηθεί να γράψετε μια επιστολή σύστασης. Ίσως ένας πρώην υπάλληλος χρειάζεται μια αναφορά στη νέα του γραμμή εργασίας, η οικονόμος σας θέλει να αναλάβει νέους πελάτες, η αγαπημένη σας μπέιμπι σίτερ αναζητά την πρώτη «πραγματική» δουλειά της ή ο μακροχρόνιος ασκούμενος σας υποβάλλει αίτηση στο κολέγιο. Παρόλο που μια επιστολή προτάσεων για κολέγια μπορεί να διαφέρει ελαφρώς από τις επιστολές σύστασης για εργασίες, μπορείτε ακόμα να χρησιμοποιήσετε την ίδια βασική μορφή.

Ανεξάρτητα από τις περιστάσεις, υπάρχουν ορισμένες οδηγίες που μπορείτε να ακολουθήσετε κατά τη σύνταξη.

1. Εάν ειλικρινά δεν μπορείτε να συστήσετε το άτομο για τη δουλειά, μην συμφωνείτε να γράψετε μια επιστολή. Είναι αρκετά δύσκολο να περιγράψουμε και να προωθήσουμε με ακρίβεια τα θετικά χαρακτηριστικά ενός ατόμου. Είναι δύο φορές πιο δύσκολο να περιστρέψεις τα αρνητικά χαρακτηριστικά κάποιου σε κάτι που μοιάζει με κομπλιμέντο. Οπότε μην δοκιμάσετε καν.

   Αντ 'αυτού, μπορείτε να πείτε στο άτομο, "Λυπάμαι, αλλά πραγματικά δεν νομίζω ότι είμαι ο καλύτερος άνθρωπος για να γράψω την πρότασή σας." Εάν αυτός ή αυτή πιέζει για μια εξήγηση, μπορεί να τους πείτε ότι δεν συνεργαστήκατε αρκετά μαζί τους για να γνωρίσετε πλήρως το στυλ εργασίας ή την ηθική τους. Ή να είσαι βάναυσος ειλικρινής, "Δεν νομίζω ότι ταιριάζει καλά σε αυτήν την εταιρεία. Η ομάδα πωλήσεών τους βασίζεται πολύ στην ομαδική εργασία και πάντα φάνηκες να δουλεύεις καλύτερα ανεξάρτητα εδώ." Ή, "Ενώ μπορώ να εκτιμήσω το πώς βλέπεις συχνά τη μεγάλη εικόνα, ξέρω ότι η Μαρία χρειάζεται κάποιον που να είναι πολύ προσεκτικός."

2. Μόλις συμφωνήσετε να γράψετε την επιστολή σύστασης, μάθετε αν υπάρχει προθεσμία και λάβετε το σωστό όνομα και διεύθυνση του παραλήπτη. Το άτομο που σας ζητάει την επιστολή μπορεί να σας δώσει έναν σφραγισμένο φάκελο με διεύθυνση, γεγονός που διευκολύνει τη δουλειά σας. Εάν πρόκειται για ένα γενικό γράμμα που μπορεί να χρησιμοποιήσει ο αιτών εργασία σε διαφορετικές περιστάσεις για τα επόμενα χρόνια, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το "To Whom It May Concern" ή απλά να ξεκινήσετε την επιστολή σας χωρίς χαιρετισμό.
3. Ρωτήστε τον αιτούντα εργασία εάν υπάρχει κάτι συγκεκριμένο που θέλει να γνωρίζει ο παραλήπτης. Αυτό θα σας βοηθήσει στο σπίτι σε σημεία που θα τον βοηθήσουν να πάρει τη δουλειά. Η σύνταξη μιας επιστολής σύστασης μπορεί να είναι δύσκολη αν δεν γνωρίζετε ποιες δεξιότητες τονίζει ο παραλήπτης.
4. Ξεκινήστε την επιστολή, εισάγοντας τον εαυτό σας και εξηγώντας τη σχέση σας με τον αιτούντα εργασία: "Ως Αντιπρόεδρος του Marketing στο XYZ Company, έχω χρησιμοποιήσει τη Jennifer Jones ως εκτελεστικό βοηθό μου τα τελευταία τρία χρόνια."
5. Στη συνέχεια, αναφέρετε τι έχει κάνει η αναζητούσα εργασία στην τρέχουσα θέση της. Σημειώστε πώς τα καθήκοντα που έχει κάνει στην τρέχουσα δουλειά της θα μπορούσαν να σχετίζονται με τη θέση για την οποία υποβάλλει αίτηση και να εξηγήσετε πώς ξεχωρίζει στη δουλειά σας: "Καθώς η βοηθός μου, η Τζένιφερ έχει προγραμματίσει όλες τις συναντήσεις μου, απάντησε στο τηλέφωνό μου, άνοιξε την αλληλογραφία μου, υπέβαλε γραφειοκρατία και τακτοποίησε το επιχειρηματικό μου ταξίδι. Ενώ ήταν πάντα μια υπέροχη διοικητική βοηθός, έχει δείξει πραγματικά τα αληθινά ταλέντα της στο μάρκετινγκ από τότε που άρχισε να παρακολουθεί τις εβδομαδιαίες συναντήσεις καταιγισμού ιδεών μας φέτος. Οι εκτελεστικοί διευθυντές της εταιρείας εκτίμησαν τα διορατικά της σχόλια και έχει χρησιμοποιήσει πολλές από τις προτάσεις της στη νέα μας καμπάνια επωνυμίας. "
6. Προσφέρετε ορισμένες λεπτομέρειες για να δείξετε γιατί θα συνιστούσατε αυτό το άτομο για τη δουλειά. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε όχι μόνο την ηθική εργασίας του αιτούντος εργασία, αλλά και τα προσωπικά χαρακτηριστικά της. Υπάρχουν ορισμένα χαρακτηριστικά, όπως το να είσαι "ομαδικός παίκτης", "σκληρός εργαζόμενος", "φιλικός συνάδελφος" ή "αισιόδοξος άνθρωπος", που είναι ελκυστικοί για οποιονδήποτε εργοδότη: "Πρόσφατα ανέλαβε το τεράστιο (και ευγνώμων) καθήκον να προετοιμάσουμε μια παρουσίαση πολυμέσων για τα ξένα καταστήματά μας, συνεχίζοντας παράλληλα να κάνουμε την τακτική διοικητική της εργασία. Η Τζένιφερ ολοκλήρωσε αυτό το σημαντικό έργο εγκαίρως με ένα χαμόγελο στο πρόσωπό της - παρόλο που ξέρω ότι εργάστηκε πολλές αργά το βράδυ για να το ολοκληρώσει.Αυτό είναι ένα μόνο παράδειγμα για το πώς η Τζένιφερ προχωρούσε συνεχώς πάνω και πέρα για εμάς εδώ στο XYZ. "
   
7. Χρησιμοποιήστε τουλάχιστον τρία επίθετα για να περιγράψετε τον αιτούντα εργασία και να αποσυνδεθείτε: "Αν έπρεπε να περιγράψω τη Jennifer Jones με λίγες λέξεις, θα έλεγα ότι είναι σκληρά εργαζόμενη, προσανατολισμένη στη λεπτομέρεια, έξυπνη και ομαδική ομάδα - ακριβώς τον τύπο του ατόμου που θα θέλατε στην εταιρεία σας. Στην πραγματικότητα, εύχομαι να είχαμε μια θέση για τη Jennifer εδώ στο XYZ, αλλά αυτή τη στιγμή, οι θέσεις μάρκετινγκ σε επίπεδο εκκίνησης είναι γεμάτες. Θα ήταν τέλεια ταιριάζει ως συνεργάτης μάρκετινγκ στο ABC. Σας προτείνω να το αρπάξετε πριν το κάνει κάποιος άλλος. Εάν έχετε απορίες, μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου. "
   
8. Μην ξεχάσετε να ελέγξετε τη δουλειά σας. Μπορεί να θέλετε να διαβάσει κάποιος φίλος ή συνάδελφός σας το γράμμα σας πριν το στείλετε. Είναι πάντα καλό να έχετε ένα δεύτερο μάτι να αναθεωρεί οτιδήποτε έχετε γράψει - ειδικά κάτι τόσο σημαντικό όσο μια επιστολή σύστασης.