Πώς να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό ταξιδιωτικό προφίλ;

Ως ταξιδιωτικός πράκτορας, ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε ότι οι πελάτες σας είναι ευχαριστημένοι με την υπηρεσία σας είναι να γνωρίζουν κάθε μία από τις προτιμήσεις τους όταν πρόκειται για ταξίδια. Αυτό είναι ιδιαίτερα κρίσιμο εάν απευθύνεστε σε επιχειρήσεις. Δεδομένου ότι οι ταξιδιώτες επαγγελματίες πιθανότατα θα απαιτούν από τις υπηρεσίες σας να χειρίζονται συχνά τις ταξιδιωτικές τους ρυθμίσεις, είναι πολύ χρήσιμο να διατηρείτε μια βάση δεδομένων με τις προτιμήσεις τους. Αυτό είναι όπου τα προφίλ επαγγελματικών ταξιδιών είναι εξαιρετικά σημαντικά. Η δημιουργία ενός είναι πολύ απλή και θα περιλαμβάνει τη λήψη όλων των προτιμήσεων κάθε ταξιδιώτη για επαγγελματικούς λόγους που χρησιμοποιεί την υπηρεσία σας και τοποθετώντας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σε μία φόρμα ή φύλλο. Με αυτόν τον τρόπο, όταν ένας συγκεκριμένος πελάτης έρχεται χτύπημα, η διευθέτηση θα είναι ευκολότερη. Ακολουθούν ορισμένα βήματα για τη δημιουργία ενός προφίλ επαγγελματικού ταξιδιού για τους πελάτες της επιχείρησής σας.

• Ξεκινήστε με ένα πρότυπο. Το πρώτο βήμα στην τακτοποίηση της βάσης δεδομένων πελατών σας είναι με τη δημιουργία ενός προτύπου της φόρμας που θα χρησιμοποιήσετε. Εάν θέλετε προκατασκευασμένα έντυπα που μπορείτε απλά να συμπληρώσετε τα πεδία, τότε η αναζήτηση στο Διαδίκτυο θα σας παρέχει δωρεάν πρότυπα που μπορείτε να κατεβάσετε. Αυτά τα πρότυπα πιθανότατα θα είναι σε μορφή Excel, Word ή PDF. Κατεβάστε το πρότυπο και αρχίστε να το χρησιμοποιείτε. Μπορείτε είτε να το εκτυπώσετε και να το γεμίσετε με το χέρι είτε να το διατηρήσετε ως ψηφιακό αρχείο στον υπολογιστή σας. Συνιστάται να κάνετε και τα δύο. Τώρα, εάν προτιμάτε να δημιουργήσετε τη δική σας φόρμα από το μηδέν, τότε απλώς χρησιμοποιήστε το Microsoft Excel για να δημιουργήσετε το πρότυπό σας. Μην ανησυχείτε. αν προτιμάτε να είναι σε μορφή Word ή PDF, μπορείτε εύκολα να το μετατρέψετε αργότερα μέσω δωρεάν ιστότοπων μετατροπής εγγράφων που βασίζονται στον Ιστό. Η δημιουργία του προτύπου χρησιμοποιώντας το Excel είναι ευκολότερη για τους περισσότερους ανθρώπους. Από την άλλη πλευρά, εάν είστε εξοικειωμένοι με τη Microsoft Access, τότε μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τη φόρμα χρησιμοποιώντας αυτήν, ωστόσο, δεν θα μπορείτε να ζητήσετε από τους πελάτες σας να τη συμπληρώσουν για εσάς. Έτσι, εάν σκοπεύετε να στείλετε τη φόρμα στον πελάτη σας για να συμπληρώσει, τότε κολλήστε με πρότυπα Excel, Word ή PDF.
• Προετοιμάστε τη φόρμα και συλλέξτε τις πληροφορίες. Κατά την προετοιμασία της φόρμας, είτε μέσω ενός προτύπου έτοιμης δημιουργίας που κατεβάσατε από τον Ιστό είτε μέσω ενός προτύπου που δημιουργήσατε από την αρχή, βεβαιωθείτε ότι έχετε καρφώσει όλα τα πεδία. Βασικά, η φόρμα πρέπει να ξεκινά με τα προσωπικά στοιχεία του πελάτη όπως πλήρες όνομα, διεύθυνση, αριθμούς επικοινωνίας, ημερομηνία γέννησης και διεύθυνση email. Ακολουθήστε αυτές τις άλλες σημαντικές λεπτομέρειες, όπως στοιχεία διαβατηρίου, Visa και πιστωτικής κάρτας. Μόλις γίνει αυτό, προχωρήστε στα πεδία που αφορούν τις ταξιδιωτικές προτιμήσεις του πελάτη, όπως αεροπορική εταιρεία, ξενοδοχεία, ενοικιάσεις αυτοκινήτων, κλπ... Βεβαιωθείτε ότι η φόρμα που δημιουργείτε έχει αυτά τα πεδία και είναι εύκολο να συμπληρώσει κάθε πελάτης. Μόλις οριστεί η φόρμα, μπορείτε να συλλέξετε τις πληροφορίες από έναν συγκεκριμένο πελάτη είτε στέλνοντάς τον σε αυτόν και ζητώντας του να τις συμπληρώσει και να τις στείλει πίσω είτε απλά εισάγοντας τις πληροφορίες καθώς ο πελάτης τις υπαγορεύει μέσω τηλεφώνου ή αυτοπροσώπως.

  

• Διατηρήστε το αρχείο εύχρηστο. Μόλις συμπληρωθεί το επαγγελματικό ταξιδιωτικό προφίλ για έναν συγκεκριμένο πελάτη, στείλτε του ένα αντίγραφο και κρατήστε το κύριο αντίγραφο στο αρχείο σας. Συνιστάται ιδιαίτερα να έχετε ένα ψηφιακό και έντυπο αρχείο για εφεδρικούς σκοπούς. Εάν αρχειοθετείτε ένα έντυπο αντίγραφο της φόρμας, τοποθετήστε το μέσα σε ένα φάκελο ή φάκελο και διατηρήστε το αρχείο ασφαλές μέσα σε ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης.

Είναι τόσο απλό να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό ταξιδιωτικό προφίλ. Αυτό πρέπει να γίνει για κάθε νέο πελάτη που συναντάτε, είτε αναμένετε να είναι ένας πελάτης ή πελάτης επιστροφής. Η διατήρηση μιας βάσης δεδομένων των πελατών σας είναι έξυπνη και πρέπει να γίνεται από κάθε ταξιδιωτικό πράκτορα εκεί έξω.