Πώς να επισυνάψετε μια αναφορά πρόσβασης Microsoft σε ένα email;

Το Microsoft Office Access είναι ένα πρόγραμμα που σας βοηθά να δημιουργείτε, να παρακολουθείτε και να μοιράζεστε αναλυτικές αναφορές μέσω email που θα σας βοηθήσουν στη λήψη μεγάλων επιχειρηματικών αποφάσεων. Διευκολύνει τόσο τους προγραμματιστές όσο και τους μη προγραμματιστές να παράγουν μια βάση δεδομένων που δεν περιλαμβάνει ή απαιτούν εξοικείωση με τη διαχείριση και την παραγωγή μιας βάσης δεδομένων. Με την Access, μπορείτε να συγκεντρώσετε δεδομένα από διαφορετικές τοποθεσίες εισάγοντας δεδομένα από το email σας ή άλλα προγράμματα όπως το Microsoft Excel.

1. Εκκινήστε τη Microsoft Access και ανοίξτε την αναφορά που θέλετε να επισυνάψετε σε ένα email.
Για να ξεκινήσετε την πρόσβαση, στο μενού "Έναρξη", επισημάνετε "Προγράμματα" (εάν χρησιμοποιείτε το μενού "Έναρξη κλασικής") ή "Όλα τα προγράμματα" (εάν χρησιμοποιείτε το μενού Τυπικής εκκίνησης) και κάντε διπλό κλικ στο "Πρόσβαση Microsoft". Υπάρχουν τρεις τρόποι για να ανοίξετε ένα αρχείο με πρόσβαση στη Microsoft.

(α) Χρήση της γραμμής μενού
Στη γραμμή μενού, πατήστε "Αρχείο" και μετά ανοίξτε.
(β) Χρήση της τυπικής γραμμής εργαλείων.
Στη βασική γραμμή εργαλείων, κάντε κλικ στο εικονίδιο που αντιπροσωπεύεται από ένα φάκελο.
(γ) Χρησιμοποιώντας το πλήκτρο συντόμευσης για να ανοίξετε ένα αρχείο.
Στο πληκτρολόγιό σας, πατήστε "CTRL" και "O"

Πρόγραμμα πρόσβασης Microsoft

Οποιοδήποτε από αυτά τα τρία βήματα θα σας επιτρέψει να αναζητήσετε το έργο Microsoft Access που θέλετε να ανοίξετε.

Μπορείτε επίσης να ξεκινήσετε και να ανοίξετε το έργο Access στο οποίο θέλετε να εργαστείτε μεταβαίνοντας απευθείας στο φάκελο στον οποίο είναι αποθηκευμένο και κάντε διπλό κλικ στο όνομα του αρχείου. Αυτό θα ανοίξει αμέσως το έργο στη Microsoft Access.

2. Σε περίπτωση που δεν έχετε έτοιμο έργο, δημιουργήστε ένα νέο.

Εκκινήστε τη Microsoft Access και, στη συνέχεια, όταν το πρόγραμμα είναι ήδη ανοιχτό, στο πληκτρολόγιό σας, πατήστε το πλήκτρο λειτουργίας "F11". Αυτό θα εμφανίσει το παράθυρο "Βάση δεδομένων" όπου πρέπει να πατήσετε την καρτέλα "Αναφορά" και να επιλέξετε "Νέο". Από εκεί, επιλέξτε αν θέλετε να δημιουργήσετε τη δική σας αναφορά ή χρησιμοποιήστε τον "Οδηγό αναφοράς" για να σας βοηθήσει στη δημιουργία του αρχείου σας. Σε περίπτωση που επιλέξατε να χρησιμοποιήσετε τον Οδηγό αναφοράς, βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τις οδηγίες στην οθόνη και παρέχετε τις λεπτομέρειες που ζητά.

Πρόσβαση στο γραφείο της Microsoft

3. Στείλτε με email την αναφορά.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της αναφοράς θα είναι λίγο διαφορετικό εάν χρησιμοποιείτε την Access 2003 και το 2007. Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Access 2003, στη γραμμή μενού, πατήστε "Αρχείο" και, στη συνέχεια, επισημάνετε το "Αποστολή σε" για να συμπληρώσετε το υπομενού όπου εσείς κάντε κλικ στο "Παραλήπτης αλληλογραφίας (ως συνημμένο...)". Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Office Access 2007, πατήστε το κουμπί "Office" που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία του παραθύρου του Office Access 2007. Πατήστε στο "E-mail". Και στις δύο εκδόσεις της Access, αυτό θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου για "Αποστολή". Κάτω από το "Select Format", επιλέξτε "Snapshot Format" από το πλαίσιο και πατήστε το κουμπί "OK". Αυτό θα ξεκινήσει τη σύνταξη ενός νέου μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook και θα επισυνάψει αυτόματα το στιγμιότυπο της αναφοράς σας.Εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων στα οποία θέλετε να μεταδώσετε την αναφορά και να στείλετε το μήνυμά σας.

Φυσικά, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετική μορφή κατά την αποστολή και επισύναψη της αναφοράς πρόσβασής σας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως η αποστολή ως έγγραφο "HTML". Είναι απόλυτα δική σας απόφαση ποια μορφή θα θέλατε να χρησιμοποιήσετε, αλλά η χρήση της μορφής Snapshot θα επιτρέψει σε χρήστες που δεν έχουν εγκατεστημένο το Microsoft Office Access στους υπολογιστές τους να βλέπουν την αναφορά χωρίς να χρειάζεται να εγκαταστήσουν τίποτα.