Μπορεί να είστε νέοι στον κόσμο των αγορών και των συμβάσεων, και την πρώτη φορά που ο επόπτης σας ζητά να προετοιμάσετε ένα αίτημα αγοράς, μπορεί να έχετε "το ελάφι στους προβολείς" στο πρόσωπό σας. Μην πανικοβάλλεστε. Κάθε μπλοκ στο πρότυπο έχει νόημα και ο στόχος σας είναι να μάθετε τι απαιτείται.
Η αίτηση αγοράς λέει στον αγοραστή πολλά πράγματα, που ζήτησαν το αντικείμενο, τι ήθελε να αγοραστεί, πού αποστέλλεται το είδος, σε τι είδους χρήματα χρησιμοποιούνται για τη χρηματοδότηση του αντικειμένου, ποιος εξουσιοδότησε την αγορά του αντικειμένου (συνήθως επόπτη), ο οποίος στα χρηματοοικονομικά και στη λογιστική εξουσιοδότησε τη διαθεσιμότητα χρημάτων και πότε απαιτείται το αντικείμενο.
Ομοσπονδιακή αίτηση αγοράς
Εάν ασχολείστε με μια ομοσπονδιακή αίτηση αγοράς και είναι από το Υπουργείο Άμυνας πιθανότατα θα χρησιμοποιήσετε ένα DD3953, αυτή είναι μια τυπική φόρμα αιτήματος που συμπληρώνεται για αγορές εντός του Υπουργείου Άμυνας.
Η φόρμα θα περιέχει έναν αριθμό που δημιουργείται και ονομάζεται αριθμός αιτήματος αγοράς. Ο αριθμός αιτήματος αγοράς θα υποδείξει ποια εταιρεία ξεκίνησε την ενέργεια, όπου βρίσκεται η εταιρεία, ποια διαίρεση εντός του πρακτορείου ζήτησε το στοιχείο, το οικονομικό έτος που ζητήθηκε το αντικείμενο και τον διαδοχικό αριθμό που χρησιμοποιήθηκε από το συγκεκριμένο τμήμα αιτήματος. Θα υπάρξει ημερομηνία κατά την οποία το αντικείμενο προετοιμάστηκε. Το παρακάτω μπλοκ θα περιλαμβάνει έναν κωδικό κόστους που θα χρησιμοποιηθεί για την εντολή αγοράς. Το ακόλουθο μπλοκ θα είναι μια περιγραφή του τι παραγγέλλεται, για παράδειγμα μπορεί να σας ζητηθεί να παραγγείλετε πληκτρολόγια για έναν υπολογιστή, θα έχετε τη μάρκα και το μοντέλο του πληκτρολογίου που ζητάτε, πόσα ζητάτε και μια εκτίμηση για το τι θα κοστίσει ο καθένας.
Στη συνέχεια, θα πρέπει να προσδιορίσετε πού θα σταλούν τα αντικείμενα και θα πρέπει να συμπεριλάβετε την επιθυμητή ημερομηνία παράδοσης. Η εντολή αγοράς σας θα δρομολογηθεί μέσω μιας σειράς εντολών πριν εγκριθεί τελικά και θα προωθηθεί στο τμήμα αγορών σας. Θα υπογράψετε ως αιτούντα, ο άμεσος επόπτης σας θα υπογράψει ως εξουσιοδοτώντας ότι το αντικείμενο είναι απαραίτητο, τα οικονομικά και η λογιστική θα επαληθεύσουν ότι τα χρήματα είναι διαθέσιμα και μπορούν να χρησιμοποιηθούν και θα υπογράψουν και θα προωθήσουν στο τμήμα αγορών για την ολοκλήρωση της παραγγελίας σας. Η εντολή αγοράς αποτελεί έναυσμα για το τμήμα αγορών να ξεκινήσει την εργασία και να αποκτήσει τα αντικείμενα που χρειάζεστε.
