Εάν το γραφείο σας διαθέτει αίθουσα συνεδριάσεων ή αίθουσα συσκέψεων, μπορείτε να το κάνετε κράτηση και να το χρησιμοποιήσετε για την επαγγελματική συνάντηση.
Οι επαγγελματικές συναντήσεις αποτελούν μέρος της ζωής στην εργασία. Τελικά, θα πρέπει να αρχίσετε να πραγματοποιείτε τις δικές σας επαγγελματικές συναντήσεις, ειδικά όταν αποκτάτε διοικητικές θέσεις. Δείτε πώς μπορείτε να φιλοξενήσετε μια επιτυχημένη επαγγελματική συνάντηση.
Τοποθεσία. Πρώτα απ 'όλα, καθορίστε την τοποθεσία. Η τοποθεσία πρέπει να είναι προσβάσιμη για όλα τα άτομα που θα παρευρεθούν στη συνάντηση και θα πρέπει να είναι καθαρά, καλά φωτισμένα, ήσυχα και ευνοϊκά για τη συνάντηση. Μερικοί άνθρωποι επιλέγουν να συναντηθούν σε εστιατόρια, αλλά αυτά μπορεί να είναι αρκετά θορυβώδη. Εάν το γραφείο σας διαθέτει αίθουσα συνεδριάσεων ή αίθουσα συσκέψεων, μπορείτε να το κάνετε κράτηση και να το χρησιμοποιήσετε για την επαγγελματική συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προετοιμαστεί για όλα τα υλικά που θα χρειαστείτε για τη συνάντηση, όπως ένας λευκός πίνακας, μαρκαδόροι, φυλλάδια, ακόμη και ένας προβολέας LCD εάν εσείς ή κάποιος από τους συμμετέχοντες θα το χρησιμοποιήσετε.
Συμμετοχή. Στη συνέχεια, καθορίστε ποιος θα παρευρεθεί στην επαγγελματική συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι θεωρείτε όλους τους ανθρώπους, καθώς ορισμένοι επιχειρηματικοί εταίροι μπορεί να αισθάνονται προσβεβλημένοι εάν δεν έχουν προσκληθεί σε μια σημαντική επαγγελματική συνάντηση. Επίσης, ρωτήστε όλα τα άτομα που παρευρίσκονται εάν έχουν ειδικά αιτήματα, όπως εάν χρειάζονται προβολείς για την παρουσίασή τους. Εάν θα προσφέρετε μεσημεριανό γεύμα ή σνακ κατά τη διάρκεια του διαλείμματος, θα πρέπει επίσης να ρωτήσετε εάν έχουν κάποιες επιφυλάξεις σχετικά με το φαγητό. Μερικά άτομα, για παράδειγμα, έχουν αλλεργίες για τις οποίες πρέπει να γνωρίζετε.
Ώρα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε προγραμματίσει την ώρα της σύσκεψης νωρίτερα. Για πολύ απασχολημένους ανθρώπους, ίσως χρειαστεί να κάνετε το πρόγραμμα το νωρίτερο αρκετούς μήνες νωρίτερα. Κατά γενικό κανόνα, ωστόσο, οι συναντήσεις πρέπει να προγραμματίζονται τουλάχιστον μία ή δύο εβδομάδες νωρίτερα. Αυτό θα σας δώσει αρκετό χρόνο για να προετοιμαστείτε και αρκετό χρόνο για να καθαρίσετε τα ημερολόγιά σας και να αφήσετε χώρο για την επαγγελματική συνάντηση. Θα πρέπει επίσης να υποδείξετε την ακριβή ώρα κατά την οποία θα ξεκινήσει η επαγγελματική συνάντηση. Λάβετε υπόψη ότι δεν πρέπει ποτέ να καθυστερείτε για επαγγελματικές συναντήσεις, ειδικά εάν είστε το άτομο που φιλοξενεί τη συνάντηση.
Μετά την επαγγελματική συνάντηση, είναι καλή ιδέα να προσφέρετε δείπνο για τους συνεργάτες στην επαγγελματική συνάντηση.
Διευκόλυνση. Κατά τη διάρκεια της πραγματικής επαγγελματικής συνάντησης, πρέπει να αναλάβετε την ευθύνη και να διευκολύνετε. Κάνετε αυτό θέτοντας μια ατζέντα και εισάγοντας τους ανθρώπους ο ένας στον άλλο εάν δεν γνωρίζουν ακόμη ο ένας τον άλλον. Ως διαμεσολαβητής, θα εισαγάγετε τον σκοπό της συνάντησης και θα ηγηθείτε των συζητήσεων. Αν πρέπει να πείτε μια ομιλία, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια σύντομη και περιεκτική, αλλά όσο το δυνατόν πιο ενημερωτική. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει κάποιος που παίρνει σημειώσεις και δημιουργεί τα πρακτικά της συνεδρίασης.
Δείπνο. Μετά την επαγγελματική συνάντηση, είναι καλή ιδέα να προσφέρετε δείπνο για τους συνεργάτες στην επαγγελματική συνάντηση. Το δείπνο μπορεί να κοστίσει λίγο, ειδικά επειδή πιθανότατα θα δειπνήσετε σε ένα καλό εστιατόριο, αλλά θα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να γνωρίσετε στενά τους επιχειρηματικούς συνεργάτες και θα ενισχύσετε τους εξαιρετικούς δεσμούς μεταξύ εσάς και των άλλων στην επιχείρηση.
Με αυτά τα βήματα, θα πρέπει να είστε σε θέση να φιλοξενήσετε την επαγγελματική σας συνάντηση με επιτυχία.
