Υπάρχουν βασικά δύο μέθοδοι για τη ρύθμιση ενός συστήματος αριθμού παραγγελίας αγοράς: Χρησιμοποιήστε εκτυπωμένες φόρμες παραγγελίας αγοράς με διαδοχικούς αριθμούς. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το βασικό λογισμικό τήρησης βιβλίων για να εκτυπώσετε παραγγελίες αγοράς με το σύστημα αριθμού παραγγελιών αγοράς της εταιρείας σας. Οι αριθμοί παραγγελίας αγοράς είναι εξαιρετικά σημαντικοί και πρέπει να συνδέονται με τους αρχικούς αριθμούς παραγγελιών πώλησης για τη διατήρηση καλών ιστορικών παραγγελιών. Ένα σύστημα αριθμού παραγγελιών αγοράς εξυπηρετεί έναν άλλο σκοπό ως αναφορά στους πελάτες και τους πωλητές οποιασδήποτε αποστολής παραγγελίας και λειτουργεί ως δευτερεύουσα διαδρομή παραγγελιών σε συστήματα τήρησης βιβλίων που λαμβάνουν τις παραγγελίες αγοράς σας. Δείτε πώς μπορείτε να βρείτε ένα σύστημα αρίθμησης για τις παραγγελίες αγοράς σας.
Αριθμημένες φόρμες παραγγελίας
Για πρακτικούς σκοπούς σε μια επιχείρηση όπου χρησιμοποιούνται συχνά τα αριθμημένα έντυπα παραγγελιών πώλησης, είναι εύκολο να ενσωματώσετε τον αριθμό παραγγελίας πωλήσεων ως μέρος του αριθμού παρακολούθησης παραγγελίας. Απλώς προσθέστε έναν αριθμό ψηφίου που δείχνει ότι είναι τώρα μια παραγγελία αγοράς. Για παράδειγμα: Εάν ο αριθμός παραγγελίας είναι 1044, χρησιμοποιήστε έναν μαθηματικό αριθμό που δείχνει σταθερά ότι είναι μια εντολή αγοράς, όπως ο αριθμός 2. Το "1" θα έδειχνε ότι ξεκίνησε ως εντολή πώλησης, το πρώτο βήμα στη διαδικασία πωλήσεων. Ο αριθμός "2" υποδεικνύει ότι είναι τώρα η εντολή αγοράς αριθ. 21044, το δεύτερο βήμα στη διαδικασία παρακολούθησης. Αυτό θα λειτουργήσει μόνο εάν οι παραγγελίες αγοράς δεν είναι εκτυπωμένες με σύστημα αριθμών και μπορούν να προστεθούν κατά την εκτύπωση από λογισμικό λογιστικής.
Τα καλύτερα και πιο ακριβή συστήματα για όλες τις επιχειρηματικές συναλλαγές είναι αυτά που χρησιμοποιούν συνεπή παρακολούθηση αριθμών. Σε ορισμένες εταιρείες, κάθε πελάτης λαμβάνει έναν αριθμό λογαριασμού ή έναν ειδικό αριθμό αναγνωριστικού πελάτη. Εάν αγοράζετε εσωτερικές προμήθειες από προμηθευτές, κάθε προμηθευτής μπορεί επίσης να έχει έναν αριθμό λογαριασμού που βοηθά στη δημιουργία ενός συστήματος αριθμού παραγγελίας αγοράς. Εάν οι αγορές γίνονται από έναν δευτερεύοντα προμηθευτή για έναν πελάτη, συνδέστε τον αριθμό παραγγελίας αγοράς του πελάτη σε όλες τις μελλοντικές συναλλαγές λογιστικής. Για παράδειγμα, εσείς, ο προμηθευτής, αγοράζετε ένα widget για έναν πελάτη από άλλο προμηθευτή. Η εντολή αγοράς σας στον εξωτερικό προμηθευτή σας έχει τον αριθμό κομματιού παραγγελίας αγοράς της εταιρείας σαςπου θα χρησιμοποιηθεί όταν το widget αποστέλλεται σε εσάς ή στον πελάτη σας, ό, τι κι αν συμβαίνει. Όλα τα έγγραφα αποστολής βασίζονται στον αριθμό παραγγελίας αγοράς της εταιρείας σας για αναγνώριση. Αυτή η μέθοδος παραγγελίας παρακολούθησης είναι ζωτικής σημασίας κατά την αποστολή διεθνώς. Ξεκινήστε το σύστημα αριθμού παραγγελίας αγοράς της εταιρείας σας με έναν σχετικό και εύκολα αναγνωρίσιμο κωδικό αριθμού. Πολλές εταιρείες αναγνωρίζουν τους πελάτες τους με έναν κωδικό αριθμών πελατών. Αυτός ο κωδικός μπορεί να περιλαμβάνει τον αριθμό πωλητή, την ημερομηνία παραγγελίας και τον διαδοχικό αριθμό των αγορών.
