Η συντήρηση των ειδών γραφείου δεν χρειάζεται να είναι κουραστική, χρονοβόρα ή δύσκολη. Υπάρχουν πολλά βήματα που μπορεί κανείς να λάβει για τη συντήρηση των προμηθειών και του εξοπλισμού γραφείου.
Αρχικά, δημιουργήστε μια λίστα με τα είδη γραφείου που χρησιμοποιείτε εσείς ή ο οργανισμός σας και, στη συνέχεια, δημιουργήστε μια λίστα με πόσες από αυτές τις προμήθειες χρησιμοποιούνται κάθε μήνα. Αυτή η λίστα πρέπει να χρησιμοποιηθεί ως λίστα αποθέματος. Μόλις δείτε, σε χαρτί, τις απαιτήσεις αποθέματος, μπορείτε στη συνέχεια να αρχίσετε να υπολογίζετε έναν ρεαλιστικό μηνιαίο προϋπολογισμό για τις ανάγκες προμήθειας γραφείου.
Προμήθεια γραφείου
Αυτή η λίστα μπορεί να μετατραπεί ή να είναι ανεξάρτητη ως λίστα ελέγχου, όπου μπορείτε να παρακολουθείτε όλες τις ανάγκες προμήθειας γραφείου σας. Καθώς χρησιμοποιείται κάθε αντικείμενο, τα αντικείμενα μπορούν να ελεγχθούν, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς πόσα απομένουν. Η επισήμανση σε αυτήν τη λίστα όταν πρέπει να παραγγείλετε αναλώσιμα μπορεί να εξοικονομήσει ταλαιπωρία και την ταλαιπωρία του χωρίς.
Δεύτερον, δημιουργήστε μια τυπική λίστα προμηθειών γραφείου. μια λίστα όπου οι υπάλληλοι μπορούν να παραγγείλουν όταν είναι απαραίτητο ακολουθώντας τα περιεχόμενα της λίστας προμηθειών. Με αυτόν τον τρόπο θα βοηθήσετε να μειώσετε το κόστος προμήθειας και θα μειώσετε πολλές ερωτήσεις σχετικά με τους τύπους προϊόντων που θα παραγγείλετε, επειδή η λίστα θα είναι τυπική. εξαλείφοντας την αναζήτηση για ένα απαιτούμενο αντικείμενο.
Τρίτον, δημιουργήστε και διατηρήστε μια πολιτική προμήθειας γραφείου για όλους τους υπαλλήλους - και στη συνέχεια κρατήστε τους υπόλογους. Αυτό θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας και να διατηρήσετε όλα τα προϊόντα με ομαλό και οργανωμένο τρόπο. Αναθέτοντας μόνο ένα άτομο να είναι υπεύθυνο για την αποσύνδεση των προμηθειών στους υπαλλήλους, ο προϋπολογισμός μπορεί να διατηρηθεί. Η πραγματοποίηση λιγότερων παραγγελιών θα μειώσει το κόστος και θα είναι πιο αποτελεσματικό και εύχρηστο.
Τοπικά καταστήματα ειδών γραφείου
Τέταρτον, περίπου κάθε δύο έως τρεις μήνες ελέγχετε τα είδη γραφείου σας και μετά ελέγχετε τα έξοδά σας. Κοιτάξτε συγκεκριμένα αντικείμενα και δείτε αν υπάρχουν άλλα προϊόντα που μπορούν να σας εξοικονομήσουν περισσότερα χρήματα και εξακολουθούν να προσφέρουν ένα καλό προϊόν. Ζητήστε από έναν υπάλληλο να κάνει αγορές σύγκρισης. Χρησιμοποιήστε πηγές διαδικτύου και τοπικά καταστήματα ειδών γραφείου για τις καλύτερες τιμές. Όταν είναι δυνατόν, αγοράστε χύμα και δείτε τυχόν εκπτώσεις που μπορεί να προσφερθούν.
Πέμπτον, εάν η εταιρεία ή ο οργανισμός σας είναι μεγάλη ή επεκτείνεται, θα ήταν χρήσιμο να ζητήσετε μια λεπτομερή λίστα από κάθε τμήμα για συγκεκριμένες προμήθειες, όπως αρχεία προσωπικού υπαλλήλων και μητρώα ελέγχου.
Έκτον, φροντίστε να διατηρήσετε όλες τις αποδείξεις ώστε να μπορείτε να αφαιρέσετε τα είδη γραφείου σας. Οι εκπτώσεις θα πρέπει να αναφέρονται ως εφάπαξ ποσό στο έντυπο IRS 8829. Βεβαιωθείτε ότι γίνονται ακριβή αρχεία όλων των εξόδων, γιατί αυτό θα σας βοηθήσει να έρθει η φορολογική ώρα.
