Υπάρχουν διαφορετικά μεγέθη φακέλων αλληλογραφίας, αλλά όλα απαιτούν παρόμοιες διαδικασίες επισήμανσης. Η επισήμανση μπορεί να γίνει με το χέρι ή με τυπωμένες ετικέτες διευθύνσεων.
- Εάν πρόκειται να γράψετε την ετικέτα με το χέρι, θα εντοπίσετε ένα σημείο που ξεκινά περίπου στα μισά του πλάτους του φακέλου και περίπου 0,33 του δρόμου από την κορυφή του φακέλου. Αυτό είναι το σημείο εκκίνησης για τη σύνταξη της διεύθυνσης.
- Χρησιμοποιώντας ένα στυλό με μπλε ή μαύρο μελάνι, ξεκινήστε με το όνομα του ατόμου ή της επιχείρησης στον οποίο θα παραδοθεί ο φάκελός σας, αυτή είναι η πρώτη σας γραμμή. Μπορεί να θέλετε να συμπεριλάβετε μια επίσημη ονομασία, όπως ο κ., Η κυρία ή ο
- Εάν υπάρχει μια δεύτερη γραμμή για το άτομο ή την επιχείρηση, γράψτε την ακριβώς κάτω από την πρώτη γραμμή. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα όνομα επιχείρησης μετά από ένα προσωπικό όνομα, το όνομα ενός δεύτερου ατόμου στο σπίτι ή μια γραμμή "σε φροντίδα".
- Η ταχυδρομική θυρίδα ή η διεύθυνση οδού είναι γραμμένη απευθείας με το όνομα. Χρησιμοποιήστε τις σωστές συντομογραφίες για τύπους οδών. Μερικές φορές μια διεύθυνση θα έχει μήκος μεγαλύτερη από μία γραμμή, όπως εάν περιλαμβάνει αριθμό διαμερίσματος ή σουίτας.
- Η τελευταία γραμμή θα περιλαμβάνει την πόλη, την πολιτεία και τον ταχυδρομικό κώδικα. Αυτή η γραμμή βρίσκεται ακριβώς κάτω από τη διεύθυνση του δρόμου. Οι ταχυδρομικοί κώδικες έχουν μήκος πέντε ψηφίων, αλλά μπορεί να έχουν επιπλέον τέσσερα ψηφία μετά από παύλα.
Η διεύθυνση θα πρέπει να εμφανίζεται σε αυτήν τη μορφή:
Mary Smith
123 Main St.
Your Town, MO 12345
Ταχυδρομική θυρίδα
Τώρα πρέπει να γράψετε τη διεύθυνση επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία του φακέλου. Είναι η επιλογή σας αν θα συμπεριλάβετε το όνομα ή την επιχείρησή σας. Η ταχυδρομική διεύθυνση ή το ταχυδρομικό κουτί θα είναι στη μία γραμμή και η πόλη, η πολιτεία και ο ταχυδρομικός κώδικας θα βρίσκονται στην κατώτατη γραμμή. Διατηρήστε το σε μικρότερο μέγεθος, ώστε να μην κατακλύζει τη διεύθυνση.
Ίσως θελήσετε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες αλληλογραφίας, ειδικά εάν οι διευθύνσεις σας βρίσκονται στον υπολογιστή ή εάν έχετε πολλές διευθύνσεις για να στείλετε φακέλους.
Για να ρυθμίσετε τις ετικέτες αλληλογραφίας ώστε να εκτυπώνονται από τον εκτυπωτή του υπολογιστή σας, εντοπίστε πρώτα το μέγεθος των ετικετών στο πακέτο. Αυτός ο αριθμός θα αντιστοιχεί σε μια τυπική διάταξη στο λογισμικό επισήμανσής σας. Μόλις εισαγάγετε το μέγεθος της ετικέτας, θα μπορείτε να πληκτρολογήσετε ή να εισαγάγετε τη διεύθυνση. Ακολουθήστε την ίδια μορφή που φαίνεται παραπάνω.
Σημείο περίπου στα μισά του δρόμου
Αφού εκτυπωθούν οι ετικέτες, αφαιρέστε την και τοποθετήστε την ετικέτα σε ένα σημείο περίπου στα μισά του πλάτους του φακέλου και στη μέση κάτω από την κορυφή του φακέλου.
Τοποθετήστε την ετικέτα διεύθυνσης επιστροφής στην επάνω αριστερή γωνία, εκτός εάν έχει ήδη εκτυπωθεί στο φάκελο ή δεν χρησιμοποιείται.
