Η διαφύλαξη των εταιρικών αρχείων απαιτεί προληπτική στάση και αφοσίωση στην ασφάλεια των εργαζομένων, των πελατών και των πωλητών σας.
Η διαφύλαξη των εταιρικών αρχείων απαιτεί προληπτική στάση και αφοσίωση στην ασφάλεια των εργαζομένων, των πελατών και των πωλητών σας. Μόλις ξεκινήσει, ένα σύστημα φύλαξης εταιρικών αρχείων είναι εύκολο να διατηρηθεί και συχνά συνοδεύει μια αυξημένη αίσθηση οργάνωσης και δομής που θα μπορούσε να αυξήσει τη συνολική παραγωγικότητά σας. Η πράξη Sarbanes-Oxley του 2002 καθορίζει με σαφήνεια ποια αρχεία πρέπει να διατηρούνται και για ποια χρονική περίοδο. Ο αναγνώστης ενθαρρύνεται να διαβάσει περισσότερα σχετικά με το ποια αρχεία πρέπει να διατηρούνται. Περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να βρείτε στη Wikipedia.
Προσδιορίστε εάν πρέπει να τηρούνται τα εταιρικά αρχεία. Είναι απαραίτητα για τις καθημερινές επιχειρηματικές σας δραστηριότητες; Απαιτούνται βάσει του Sarbanes-Oxley; Εάν η απάντηση σε οποιαδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι "Όχι", προχωρήστε απευθείας για να εξασφαλίσετε την καταστροφή εγγράφων (Βήμα Πέντε). Εάν "ναι", συνεχίστε.
Οι δραστηριότητες που απαιτούνται για την ασφάλεια των εταιρικών αρχείων εμπίπτουν σε δύο κύριες κατηγορίες: μέσα εκτύπωσης (τρίτο βήμα) και ηλεκτρονική αποθήκευση (βήμα 4). Ο καθένας προσφέρει τις δικές του προκλήσεις για την ασφάλεια. Τα μάτια του καθένα μπορούν να δουν τις πληροφορίες σε ένα κομμάτι χαρτί, αλλά η φορητότητα των ηλεκτρονικών αρχείων μπορεί να δημιουργήσει έναν εφιάλτη ασφαλείας καθώς οτιδήποτε μπορεί να πέσει σε μια μονάδα flash και να απομακρυνθεί από τις εγκαταστάσεις.
Για έντυπα μέσα, μπορείτε να διατηρήσετε ασφαλή τα εταιρικά αρχεία, καθορίζοντας πρώτα πόσο επικίνδυνες θα μπορούσαν να είναι οι πληροφορίες. Περιέχει ονόματα; Τηλέφωνα; Αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης; Τραπεζικοί λογαριασμοί; Είναι κρίσιμη η αποστολή; Θα βλάψει την εταιρεία σας εάν παραδοθεί σε ανταγωνιστές ή τα μέσα ενημέρωσης; Εάν η απάντηση είναι "ναι", τότε πρέπει να χρησιμοποιήσετε την προσέγγιση "διπλού κλειδώματος", η οποία υποχρεώνει ότι αυτές οι πληροφορίες πρέπει να βρίσκονται πίσω από δύο σύνολα κλειδαριών. Η τοποθέτηση μέσα σε ένα ντουλάπι αρχείων κλειδώματος σε ένα γραφείο που παραμένει κλειδωμένο όταν το προσωπικό δεν είναι παρόν αποτελεί διπλή κλειδαριά. Η τοποθέτησή τους σε μη κλειδωμένο ή δημόσιο γραφείο πρόσβασης σε ιδιωτικό γραφείο ΔΕΝ αποτελεί ασφαλές πρόγραμμα αποθήκευσης.
Η διατήρηση εταιρικών αρχείων ασφαλών όταν τα δεδομένα δεν είναι επικίνδυνα ή κρίσιμα είναι απλή. Απλώς ακολουθήστε το τυπικό σας σύστημα αποθήκευσης και αρχειοθέτησης, έχοντας υπόψη σας ότι αν αλλάξουν οι συνθήκες, ίσως χρειαστεί να εξασφαλίσετε πληροφορίες εάν γίνουν πολύτιμες.
Η διατήρηση εταιρικών αρχείων ασφαλών όταν τα δεδομένα δεν είναι επικίνδυνα ή κρίσιμα είναι απλή.
Η διατήρηση των ηλεκτρονικών εταιρικών αρχείων είναι πολύ πιο δύσκολη, αλλά είναι ευκολότερο να τη διατηρήσετε όταν το σύστημά σας είναι σε λειτουργία. Η χρήση κρυπτογραφημένων αρχείων κοντέινερ, όπως εκείνων που δημιουργούνται χρησιμοποιώντας προγράμματα όπως το Truecrypt δημιουργεί ένα πολύ ασφαλές, αδύνατο να ανοίξετε μέρος για να διατηρήσετε τυχόν ευαίσθητες πληροφορίες. ΜΗΝ κοινοποιείτε τους κωδικούς πρόσβασης, αντί να δώσετε σε κάθε υπάλληλο το δικό του ασφαλές δοχείο και να τους αναθέσετε να το χρησιμοποιήσετε. Επιπλέον, οι εργοδότες μπορούν να διατηρήσουν τα εταιρικά αρχεία ασφαλή χρησιμοποιώντας ασφαλή, απομακρυσμένη συν-τοποθεσία αρχείων, όπως οι υπηρεσίες που προσφέρονται από το dropbox, το οποίο θα αντικατοπτρίζει οποιοδήποτε και όλα τα αρχεία που βρίσκονται σε έναν συγκεκριμένο κατάλογο Τα κρυπτογραφημένα αρχεία ενδέχεται να πάνε και εκεί. Η απομακρυσμένη συν-τοποθεσία διασφαλίζει ότι μπορείτε να διατηρείτε ασφαλή τα εταιρικά αρχεία ακόμη και σε περίπτωση καταστροφής ή βλάβης του εξοπλισμού.
Επιπλέον, ο αναγνώστης θα πρέπει να εξετάσει το ενδεχόμενο θέσπισης πολιτικής σχετικά με τη χρήση προσωπικών μονάδων flash, συσκευών αναπαραγωγής mp3, φορητών υπολογιστών και φωτογραφιών. Υπάρχουν λύσεις τόσο σε λογισμικό όσο και σε υλικό για να διατηρούνται ασφαλή τα εταιρικά αρχεία στα δίκτυα υπολογιστών της εταιρείας. Επικοινωνήστε με έναν τοπικό επαγγελματία πληροφορικής για περισσότερες πληροφορίες.
Τέλος, εξετάστε το ενδεχόμενο σάρωσης και κρυπτογράφησης αρχείων χαρτιού, καθώς ένας σκληρός δίσκος μπορεί να χωρέσει με ασφάλεια εκατοντάδες χιλιάδες έγγραφα, διατηρώντας παράλληλα τη συμμόρφωση του Sarbanes-Oxley.
Η ασφαλής καταστροφή εγγράφων είναι από μόνη της μια βιομηχανία πολλών εκατομμυρίων δολαρίων στην Ευρώπη. Εάν ο οργανισμός σας χρειάζεται να καταστρέψει χαρτιά αξίας περισσότερων από 1 τραπεζίτη το μήνα, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επικοινωνήσετε με εταιρείες ασφαλούς καταστροφής εγγράφων και να τις αναθέσετε για τις υπηρεσίες τους. Οι τιμές κυμαίνονται από 3,70€-20€ ανά κουτί. Εάν η ασφάλεια των εταιρικών αρχείων σας απαιτεί να καταστρέψετε λιγότερα χαρτιά, θα πρέπει να εξετάσετε έναν εγκάρσιο τεμαχιστή και μια πολιτική για την επιβολή της χρήσης του.
Η διατήρηση της ασφάλειας των εταιρικών αρχείων είναι εξίσου πρακτική και όπως η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεδομένων, είναι κάτι στο οποίο πρέπει να εστιάσετε προτού το χρειαστείτε. Η αποτροπή ενός διαφράγματος ασφαλείας είναι σημαντικά λιγότερο δαπανηρή από την εκκαθάριση.
