Μια επαγγελματική πρόσκληση μπορεί να διατίθεται σε διάφορες μορφές: Μπορεί να είναι μια επιστολή, μια κάρτα ή μια σημείωση. Μπορεί να κυμαίνεται από επίσημο έως άτυπο. Ωστόσο, μια άτυπη επαγγελματική πρόσκληση σε έναν επισκέπτη μπορεί να δει από ένα κοινό που δεν είχε ποτέ σκοπό. Επομένως είναι καλύτερο να ακολουθήσετε μια πιο επίσημη προσέγγιση. Η σύνταξη μιας επαγγελματικής πρόσκλησης παρά η αποστολή e-mail είναι ο καλύτερος τρόπος προβολής μιας επαγγελματικής εικόνας. Ορίζει επίσης τον τόνο για την εκδήλωση.
- Πρώτα, σκεφτείτε τον σκοπό της πρόσκλησης για επιχειρήσεις. Τι είδους εκδήλωση διοργανώνετε; Μια πρόσκληση που στέλνετε για μια συζήτηση για θέματα βιομηχανίας είναι πολύ διαφορετική από μια γιορτή ορόσημων μεταξύ γραφείων. Επιλέξτε λοιπόν τη μορφή σας.
- Εάν στέλνετε ένα γράμμα και όχι μια κάρτα, μπορείτε να κολλήσετε στα κανονικά χαρτικά της επιχείρησής σας. Εάν επιλέξετε να βρείτε κάτι ξεχωριστό, προσπαθήστε να είστε όσο το δυνατόν πιο συνεπείς με την επιλογή του σχεδιασμού σας, για παράδειγμα, όταν επιλέγετε χαρτικά, μείνετε με τα χρώματα της εταιρείας σας. Τα χαρτικά πρέπει να φέρουν το λογότυπό σας τυπωμένο στην επιστολή και το φάκελο. Το χαρτί πρέπει να είναι βαρύ. Το έγχρωμο χαρτί είναι πιο εύκολο για τα μάτια και προβάλλει μια πιο επίσημη προσέγγιση, αλλά μια εταιρεία σε μια δημιουργική ή άτυπη βιομηχανία μπορεί να επιλέξει χρώματα και γραμματοσειρές που αντικατοπτρίζουν την εικόνα τους. Λάβετε υπόψη ότι το έγγραφο πρέπει να είναι ευανάγνωστο και εύκολο να αφαιρεθεί και να διπλωθεί σε ένα φάκελο.
- Εάν η εκδήλωσή σας είναι μια γιορτή, μπορείτε να βρείτε όλα τα είδη προσκλήσεων σε ένα στατικό κατάστημα, αλλά είναι πάντα καλύτερο να έχετε κάτι προσαρμοσμένο. Κατά την προετοιμασία προσαρμοσμένων επιχειρηματικών προσκλήσεων, προγραμματίστε την εκδήλωσή σας εκ των προτέρων, ώστε να μπορείτε να διορθώσετε νωρίς τυχόν λάθη εκτύπωσης στις επιχειρηματικές σας προσκλήσεις. Ένας γενικός κανόνας είναι να επιλέξετε ελαφριά χρώματα για εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας και πιο έντονα χρώματα για τις βραδινές ώρες.
- Στείλτε την επαγγελματική επιστολή ή την κάρτα σας σε ένα άτομο αντί να χρησιμοποιήσετε γενικούς τίτλους όπως: Κύριε ή κυρία. Όταν απευθύνεστε σε κάποιον που δεν έχετε γνωρίσει ποτέ, μην ξεχάσετε να γνωρίσετε πρώτα τον εαυτό σας και την εταιρεία σας.
- Δώστε στους καλεσμένους σας όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται: πού πραγματοποιείται η εκδήλωση, πότε λαμβάνει χώρα και γιατί θα ήταν προς το συμφέρον τους να παρευρεθούν · και πάλι, να είστε συνοπτικοί.
- Προσθέστε έναν χάρτη, εάν είναι απαραίτητο.
- Βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει την απόδειξη ή την κάρτα σας. Η καλή γραμματική είναι σημαντική σε όλες τις επιχειρηματικές επικοινωνίες.
- Τέλος, μην ξεχάσετε να δώσετε λεπτομέρειες RSVP στην επαγγελματική σας πρόσκληση.
