Πώς να χειριστείτε τις επιχειρηματικές κλήσεις γρήγορα και αποτελεσματικά;

Το τηλέφωνο είναι ένα πολύ ισχυρό εργαλείο για επιχειρήσεις. Είναι ένα μέσο επικοινωνίας που μπορεί να κάνει ή να σπάσει επιχειρηματικές συμφωνίες ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε και ο πελάτης σας. Οποιοσδήποτε επιτυχημένος επιχειρηματίας θα σας πει ότι ο χειρισμός όλων των ειδών των επιχειρηματικών κλήσεων σωστά και ευγενικά με αποτελεσματικό τρόπο είναι το πρώτο βήμα για να φτάσετε την επιχείρησή σας εκεί που θέλει να είναι. Υπάρχουν ορισμένες περιπτώσεις που οι πελάτες ή οι συνεργάτες σας θα σας καλέσουν στη χειρότερη δυνατή στιγμή. Αυτό θα μπορούσε να είναι σε μια στιγμή που έχει προγραμματιστεί μια σημαντική συνάντηση ή μπορεί να είναι μια στιγμή που πρόκειται να πάτε στο μπάνιο για να ανακουφιστείτε. Ανεξάρτητα από την κατάσταση, το να ξέρεις πώς να τακτοποιήσεις αυτές τις κλήσεις και να τα ολοκληρώνεις γρήγορα είναι μια πολύ κρίσιμη πτυχή του επιχειρηματική επιτυχία. Ακολουθούν ορισμένοι δείκτες για το πώς να χειρίζεστε τις επιχειρήσεις γρήγορα και αποτελεσματικά.

1. Προγραμματίστε το πρόγραμμά σας. Ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε τη λήψη επιχειρηματικών κλήσεων κατά τις χειρότερες στιγμές είναι να προγραμματίσετε το ημερήσιο πρόγραμμά σας εκ των προτέρων και να εξετάσετε το ενδεχόμενο να μεταφέρετε σημαντικές συναντήσεις, εργασίες και προσωπικά συμβάντα στις ώρες της ημέρας όταν το τηλέφωνο δεν κουδουνίζει τόσο πολύ. Κάτι τέτοιο μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κακό χρονικό διάστημα ορισμένων επιχειρηματικών κλήσεων.
2. Λάβετε μια κλήση κατά τη διάρκεια μιας συνάντησης. Σε περιπτώσεις όπου είναι ζωτικής σημασίας για εσάς να απαντήσετε σε ένα σημαντικό τηλεφωνικό τηλεφώνημα κατά τη διάρκεια μιας εξίσου σημαντικής επαγγελματικής συνάντησης, απαλλαγείτε από τη συνάντηση με σεβασμό πριν βγείτε από την αίθουσα για να πραγματοποιήσετε την κλήση. Όταν επιστρέψετε στη σύσκεψη μετά την κλήση, φροντίστε να ζητήσετε συγγνώμη για τη διακοπή.
3. Να είστε ευγενικοί αλλά απλοί. Όταν απαντάτε στην τηλεφωνική κλήση, αναφέρετε εύκολα το όνομά σας. Είναι ο γρηγορότερος τρόπος για να ενημερώσετε το άτομο στην άλλη γραμμή εάν έχει φτάσει στο σωστό άτομο. Εάν δεν γνωρίζετε ποιος είναι ο άλλος στην άλλη γραμμή, φροντίστε να τον ρωτήσετε και με φιλικό τρόπο.
4. Να έχετε πάντα έτοιμο ένα στυλό και ένα μαξιλάρι. Είναι πάντα πρακτικό να έχετε έτοιμο ένα στυλό και ένα μαξιλάρι ή ένα κομμάτι χαρτί κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια κλήση. Αυτό θα σας επιτρέψει να σημειώσετε σημαντικές σημειώσεις από τη συνομιλία. Η άσκηση αυτού του είδους συχνά θα σας απαλλάξει από το να πρέπει να ψάχνετε για κάτι για να γράψετε και να γράψετε κατά τη διάρκεια της κλήσης. Φροντίστε να ενημερώσετε το άτομο που βρίσκεται στην άλλη γραμμή ότι ακούτε παράγοντας κάποιο είδος απάντησης όπως "ναι", "εε εε" και "Βλέπω" ενώ γράφετε σημειώσεις.

   

5. Ελέγξτε τη διάρκεια της συνομιλίας σας. Χρειάζεται συνήθως ένα λεπτό για έναν καλούντα να δηλώσει το όνομά του, την εταιρεία που εκπροσωπεί και τον σκοπό της κλήσης του. Μερικές φορές, μπορεί να αγωνιστεί με πράγματα που δεν σχετίζονται με εσάς ή την επιχείρησή σας. Εάν παίρνει πολύ καιρό, τότε σκεφτείτε να ρωτήσετε άμεσα τι θέλει ή τι μπορείτε να κάνετε γι 'αυτόν. Αυτό πρέπει να γίνει σταθερά αλλά ευγενικά. Εάν η κλήση έχει ληφθεί κατά τη διάρκεια μιας σημαντικής συνάντησης ή εργασίας και πιστεύετε ότι θα χρειαστεί λίγη ώρα για να φτάσει το άτομο στο σημείο, σκεφτείτε να του πείτε ότι θα τον καλέσετε ξανά για να χειριστεί τις ανάγκες του. Ορίστε μια συγκεκριμένη ώρα για μια κλήση και ελέγξτε αν είναι διαθέσιμος. Μην ξεχάσετε να καταργήσετε τα στοιχεία επικοινωνίας του εάν επιλέξετε να το κάνετε αυτό.
6. Να είστε ευγενικοί όταν κάνετε ένα άτομο σε αναμονή. Εάν πρέπει να θέσετε το άτομο σε αναμονή, ζητήστε πρώτα άδεια πριν το κάνετε. Άλλα άτομα μπορεί να μην έχουν χρόνο να κρατήσουν και θα κανονίσουν αντ 'αυτού μια επιστροφή κλήσης.
7. Κάντε ρυθμίσεις εάν είστε εκτός γραφείου ή δεν είστε διαθέσιμοι. Σε περίπτωση που δεν βρίσκεστε εκτός γραφείου ή δεν είστε διαθέσιμοι, φροντίστε να κανονίσετε κάποιον ή κάτι για να χειριστείτε τις κλήσεις σας. Μπορείτε να επιλέξετε να έχετε ένα άλλο άτομο στο κάλυμμα του γραφείου για εσάς ενώ λείπετε λαμβάνοντας τις κλήσεις που προορίζονται για εσάς ή μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε έναν αυτόματο τηλεφωνητή, ώστε κάθε καλούντος να μπορεί απλώς να εγγράψει ένα μήνυμα για εσάς. Αυτό θα δώσει στον καλούντα μια εικόνα ότι είστε επαγγελματίας και φροντίζετε τους πελάτες ή τους συνεργάτες σας.

Οι επιχειρηματικές κλήσεις αντιμετωπίζονται με την ίδια πινελιά επαγγελματισμού που χαρακτηρίζει μια προσωπική επαγγελματική συνάντηση. Θα πρέπει να μπορείτε να απαντάτε γρήγορα και αποτελεσματικά στο τηλέφωνό σας για να επιτύχετε το επίπεδο επιτυχίας που θέλετε. Αυτή είναι η όλη φιλοσοφία της αληθινής εξυπηρέτησης πελατών.