Πώς να λάβετε τα πρακτικά των συνεδριάσεων με το λογισμικό;
κα. Παναγιώτα Γαλάνη
• 3 λεπτά ανάγνωση
Οι επεξεργαστές κειμένου όπως το Microsoft Word μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ σε λίγα λεπτά συνάντησης.
Κάθε συνάντηση είναι σημαντική. Αλλά αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι το αποτέλεσμα της συνάντησης - τα ψηφίσματα που συμφωνήθηκαν και τα ζητήματα που επιλύθηκαν. Ωστόσο, κανένα από αυτά δεν θα είναι επίσημο χωρίς πρακτικά συνεδριάσεων. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ορισμένα αφεντικά απογοητεύονται τόσο πολύ όταν βλέπουν ελλιπή λεπτά. Όσο το δυνατόν περισσότερο, τα πρακτικά πρέπει να αντικατοπτρίζουν τον τρόπο με τον οποίο πραγματοποιήθηκε η συνάντηση, τι έλεγαν και πρότειναν οι άνθρωποι και πώς τελείωσε η συνάντηση.
Δημιουργία ατελών λεπτών συνάντησης
Δεδομένου ότι οι άνθρωποι είναι επιρρεπείς σε λάθη, μπορείτε να πείτε ότι έχετε την πιο καλή δικαιολογία για να κάνετε ατελή λεπτά συναντήσεων. Αυτό δεν θα πρέπει να ισχύει εάν μόνο ζητήσατε βοήθεια - όχι από άλλο άτομο, αλλά από λογισμικό.
Εάν έχετε προσπαθήσει μόνο να είστε δημιουργικοί, θα σκεφτείτε πολλά προγράμματα λογισμικού εκεί έξω που μπορούν να σας βοηθήσουν να λάβετε με ακρίβεια τα λεπτά των συνεδριάσεων. Ακολουθούν ορισμένα λογισμικά που μπορείτε να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε στην επόμενη συνάντησή σας. Με αυτά, η λήψη λεπτών συνάντησης πρέπει να είναι ομαλή και εύκολη.
Επεξεργαστή κειμένου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε προγράμματα καθαρού κειμένου όπως το Σημειωματάριο ως αντικατάσταση σε αυτό. Οι επεξεργαστές κειμένου όπως το Microsoft Word μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ σε λίγα λεπτά συνάντησης. Ωστόσο, θα πρέπει να πληκτρολογείτε γρήγορα με αυτό το πληκτρολόγιο. Με αυτό το λογισμικό, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε τόσο πολύ για την ορθογραφία λόγω του ορθογραφικού ελέγχου. Ακόμη και η μορφοποίηση θα είναι εύκολη, έτσι ώστε η αποστολή αντιγράφων λεπτών συσκέψεων στους συμμετέχοντες να είναι εύκολη.
Συσκευή εγγραφής ήχου. Χρειάζεστε μια συσκευή που μπορεί να εγγράψει ήχους για να το χρησιμοποιήσετε. Το εσωτερικό μικρόφωνο που είναι εγκατεστημένο στον φορητό υπολογιστή σας θα είναι καλά. Όμως, χρησιμοποιώντας ένα μικρόφωνο ειδικά κατασκευασμένο για την εγγραφή φωνών θα συλλάβει ήχους καλύτερης ποιότητας. Σχετικά με το λογισμικό, ελέγξτε τον υπολογιστή σας εάν έχει προεγκατεστημένο πρόγραμμα καταγραφής ήχου. Οι περισσότερες πλατφόρμες σήμερα το έχουν. Εάν όχι, μπορείτε να λάβετε δωρεάν συσκευές εγγραφής ήχου στο διαδίκτυο.
Με αυτά, η λήψη λεπτών συνάντησης πρέπει να είναι ομαλή και εύκολη.
Με ηχογραφημένα ακουστικά, μπορείτε εύκολα να ακούσετε ξανά τη συνάντηση για να ελέγξετε κάποια σημεία που έχετε χάσει ή να ελέγξετε ξανά τα λεπτά που έχετε γράψει.
Βίντεο. Μια απλή κάμερα web, ψηφιακή κάμερα, βιντεοκάμερα ή βιντεοκάμερα μπορεί να σας βοηθήσει να τραβήξετε βίντεο κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το καταγεγραμμένο βίντεο ως πρόσθετη εγγραφή της σύσκεψης.
Λογισμικό πρακτικών συσκέψεων. Υπάρχουν εμπορικά διαθέσιμα προγράμματα λογισμικού που μπορούν να βοηθήσουν στην ευκολότερη λήψη λεπτών συσκέψεων. Διάφορα προϊόντα εκεί έξω έχουν διαφορετικά χαρακτηριστικά. Είναι καλύτερο να δοκιμάσετε πρώτα το λογισμικό πριν αγοράσετε ένα. Αυτές οι εφαρμογές είναι αρκετά ακριβές με τιμή ετικέτας περίπου 150€. Είναι σοφό να δοκιμάσετε πρώτα το πρόγραμμα πριν επενδύσετε σε αυτό.
Ειδικά κομμάτια λογισμικού
Αυτό που κάνει αυτά τα ειδικά κομμάτια λογισμικού χρήσιμα είναι ότι μπορείτε να κάνετε ό, τι πρέπει να κάνετε σε λίγα λεπτά με αυτό. Μπορεί να βοηθήσει στη λήψη λεπτών, την εγγραφή ήχων και βίντεο, την ενημέρωση λεπτών, την αρχειοθέτηση των λεπτών και τη διανομή των σημειώσεων.
Σε αυτήν την ταχεία τεχνολογική πρόοδο, είναι σημαντικό να γνωρίζετε πώς να πάτε με τις γρήγορες αλλαγές. Μπορεί να συνηθίσετε τον παραδοσιακό τρόπο λήψης λεπτών. Αλλά ποιος ξέρει, μπορεί να ανακαλύψετε ότι η χρήση λογισμικού είναι ταχύτερη, ευκολότερη και πιο αποτελεσματική από τη διαδικασία που κάνατε.
